ADEVERINȚE: 0756 085 551 / 0371 387 446
Arhivarea documentelor contabile – ce trebuie să știți
  • Blog

Crearea unui volum mare de acte la compartimentele financiar-contabile a fost și este o realitate care vine să amplifice importanța ordonării și arhivării lor corecte.

Despre arhivarea documentelor contabile

Un act financiar-contabil poate fi solicitat în diferite situații: audit, instanțe, controale ale diferitelor structuri specializate.

Companiile multinationale și de profil acumulează permanent cantități considerabile de documente și acte contabile, iar spaţiile pentru depozitarea acestora au fost și rămân „punctul sensibil” al creatorilor şi deţinătorilor de documente.

Conform Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale:

Arhivarea documentelor justificative și contabile se face în conformitate cu prevederile legale și cu următoarele reguli generale:

– documentele se grupează în dosare numerotate, șnuruite și parafate;

– gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea.

În cazul fuziunii sau al lichidării societații, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;

– dosarele conținînd documente justificative și contabile se păstrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

– evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.

Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz.

În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.

Normele de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile sunt simplicate și actualizate începând cu prima zi a anului 2016, potrivit Ordinului MFP nr. 2634/2015, publicat în Monitorul Oficial, Partea I din 9 decembrie 2015.

Începând cu anul 2016, documentele vor putea fi arhivate atât pe hârtie, cât și pe suport electronic. Conform reglementărilor incluse în Ordinul MFP nr. 2634/2015, care se aplică de la 1 ianuarie 2016, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice. Singura condiție este ca ele să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control.

Ordinul MFP nr. 2634/2015 stabilește o serie de reguli pe care trebuie să le respecte programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă. Ordinul menționează că sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei entități trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.