Prelucrare arhivistică

În procesul de prelucrare a arhivei se realizează operațiunile de întocmire a Nomenclatorului Arhivistic, fondare ordonare, constituire și inventariere documente, selectionare documente și introducerea fondului arhivistic în baza de date.

Întocmirea Nomenclatorului Arhivistic
Nomenclatorul Arhivistic este un instrument de lucru esențial în arhiva în baza caruia se realizeaza gruparea documentelor și constituirea dosarelor definind documentele, stabilindu-le valoarea și termenele de păstrare.

Fondarea
Fondarea sau determinarea apartenenței documentelor la fond reprezintă operațiunea prin care se stabileşte cărui fond arhivistic aparțin documentele create şi deținute de-a lungul timpului de către un creator de arhivă.

Ordonarea documentelor
Ordonarea a arhivei se realizează pe baza Nomenclatorului Arhivistic, prin gruparea documentelor create pe compartimente si termene de pastare.

Constituirea unităților arhivistice
Odată grupate pe criterii cronologice, pe probleme, termene de păstrare, conform Nomenclatorului Arhivistic, documentele se pot constitui în unități arhivistice (dosare). În procesul de prelucrare arhivistică sunt eliminate obiectele metalice (agrafe, ace), adnotarile personale, filele nescrise, ciornele, iar apoi vor fi legate în coperți de carton, urmând ca fiecare dosar să nu depăşească numărul de file prevăzut de Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, iar la finalul acestei operațiuni, fiecare dosar va avea trecute pe copertă elementele de identificare (cota, anul, indicativul din nomenclator, numărul filelor, etc.).

Inventarierea documentelor
Procesul de inventariere se face prin înregistrarea tuturor unităților arhivistice constituite la nivelul unui creator .Inventarele se realizeaza atât pe suport de hârtie, cât şi în format electronic.

Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0Pin on Pinterest0Share on StumbleUpon0Digg this