Arhiva Electronica - Servicii Arhivare Electronica Documente

Arhivă Electronică legală

Ai nevoie de o arhivă electronică? Specialiștii Arhivatorul îți pun la dispoziție servicii complete de arhivare electronică în vederea procesării și accesării rapide a documentelor.

Prin fluxul de arhivare electronică, documentele care circulă exclusiv în format digital (emise și semnate electronic) sunt organizate și stocate, iar informația este indexată cu ajutorul unor metadate – indicatori unici reglementați prin Legea Arhivării Electronice (nr. 135/2007), la care se adaugă metadatele selectate de client pentru eficientizarea găsirii documentelor. Adăugarea unui document creat digital în arhiva electronică acreditată este condiționată de prezența unei semnături digitale valabile.

RESPECTAREA LEGISLAȚIEI

din domeniul arhivării electronice

EFICIENȚĂ

în desfășurarea operațiunilor

ARHIVA ELECTRONICĂ ARHIVATORUL

Optând pentru o arhivă electronică realizată de specialiștii Arhivatorul, ai garanția unui proces sigur de arhivare electronică, în conformitate cu prevederile Legii 135/2007 privind procesul de arhivare electronică și cele ale Ordinului MCSI 493/2009.

Prin procedeul de arhivare electronică, accesul la documente se realizează ușor și rapid, de pe orice dispozitiv, în mod securizat (doar de către persoanele autorizate de companie). Documentele din arhiva electronică se pot păstra în formă standard, criptate cu chei de decriptare.

Arhiva electronică asigură valoarea legală a documentelor arhivate, pe întreg ciclul de viață, garantându-le autenticitatea, integritatea și confidențialitatea. Documentele din arhiva electronică au valoare juridică, putând fi folosite ca mijloace probatorii în instanță, dar și valoare legală, pentru procesele de control sau audit.

Lasă în mâinile noastre ce nu mai poți gestiona tu

Contacteză-ne pentru a discuta mai multe detalii și vom găsi împreună cele mai potrivite soluții pentru arhiva companiei tale.

AVANTAJELE COLABORĂRII

Ce avantaje vei obține dacă alegi serviciul de arhivare electronică de la Arhivatorul?

Economie de spațiu

Economie de spațiu în birouri și spații destinate păstrării arhivei

Economie de timp și bani

Eliminarea căutărilor fizice și ale gestionării

Accesibilitate sporită

Documentele vor fi la un click distanță, accesibile de oriunde

Securitatea informațiilor

Protejarea documentelor scanate cu ajutorul parolelor

Descoperă Arhivatorul - Depozit de Siguranță

Află mai multe despre noi și echipa noastră urmărind acest video de prezentare.

ARHIVARE ELECTRONICĂ LEGALĂ ÎN 3 PAȘI

Descoperă etapele procesului de arhivare electronică legală a documentelor

Pasul #1 – Fondarea

Analizăm și identificăm tipurile de documente din arhiva fizică și arhiva electronică existentă, dar și dimensiunea acestora. Scanăm și procesăm documentele cu ajutorul unui soft de ultimă generație. Stabilim metadatele și ne ocupăm de indexarea documentelor în arhiva electronica.

Pasul #2 – Implementare, testare și Go Live

Preluăm și criptăm documentele folosind o pereche de chei public-privată. Securizăm canalele de comunicare. Configurăm roluri și drepturi de acces granular. Oferim training de specialitate.

Pasul #3 – Stabilirea rapoartelor personalizate

Setăm raportări avansate, astfel încât întregul proces de stocare să poată fi urmărit direct din dashboard.

Ce trebuie să știu despre arhivarea electronică - Întrebări frecvente:

Ce este arhivarea electronică?

Arhivarea electronică este procesul de organizare și stocare a documentelor electronice ce fac parte din activitatea unei firme. Prin arhivare electronică se face referire strict la documentele digitale din fluxul unei companii, care sunt emise și semnate electronic.

Ce este arhiva electronică?

Arhiva electronică reprezintă un sistem de stocare și gestionare a datelor organizate în format electronic, conform Legii nr. 135/ 2007 privind arhivarea electronică.

Cum simplifică Arhivatorul procesul de arhivarea electronică?

Prin stocarea datelor într-o arhivă electronică, Arhivatorul îți oferă un sistem eficient de gestionare a documentelor, dar și acces facil la acestea, plus reducerea costurilor aferente procesului de depozitare. Arhivatorul oferă o soluție completă de arhivare digitală, ce include scanarea, indexarea și stocarea documentelor în arhive electronice.

Care este procesul de arhivarea electronică a documentelor?

Procesul de arhivare electronică a documentelor are în vedere câteva etape importante, care asigură, în final, un acces facil și o evidență clară a documentelor.

Pregătirea documentelor pentru arhivarea electronică

Primul pas în procedura de arhivare electronică este acela de a pregăti documentele, în vederea scanării acestora.

Scanarea documentelor

Documentele sunt apoi scanate cu ajutorul tehnologiei moderne, iar, în această etapă, actele primesc și un element de identificare, în funcție de care să fie mai apoi găsite.

Aplicarea semnăturii electronice

Un alt pas este aplicarea semnăturii electronice calificate pe fiecare document, de către toate părțile implicate – obligație legală care definește arhivare electronică (spre deosebire de simpla scanare a acestora).

Consultarea documentelor din arhiva electronică

După ce documentele au fost indexate, scanate și semnate electronic, accesul la acestea se poate face securizat. Au acces la aceste documente doar persoanele desemnate din companie, având în vedere faptul că vorbim despre informații clasificate sau confidențiale, despre informații juridice sau care țin efectiv de activitatea unei firme.

Ce tipuri de documente pot fi arhivate electronic?

Orice document al firmei care ține de activitatea acesteia poate fi arhivat electronic: documentele contabile, contractele comerciale, fișe de personal, rapoarte financiare, documente juridice, corespondență internă, dosare medicale și alte documente administrative.

Ce servicii sunt incluse în procesul de arhivare electronică?

Cu Arhivatorul te bucuri de servicii complete de arhivare electronică ce includ: colectarea documentelor de la firmă, pregătirea documentelor în vederea scanării și arhivării, scanarea documentelor și prin aceasta digitizarea lor, indexarea cu metadate și identificatori, stocarea în arhiva electronică și consultarea arhivei.

Care sunt obligațiile deținătorilor de documente în procesul de arhivare electronică?

Dacă ai decis că este momentul să faci trecerea la organizarea electronică a documentelor, atunci ar trebui să știi că ai câteva obligații principale, cum ar fi pregătirea documentelor în vederea colectării și verificarea termenelor acestora, pentru a te asigura că vei stoca în arhiva electronică doar documentele al căror termen de păstrare nu este depășit. De asemenea, o obligație legală este obținerea unui semnături electronice calificate care va fi utilizată pe fiecare document din arhiva electronică legală.

Ce trebuie să știu despre prevederile legale referitoare la arhivarea electronică?

Legea care reglementează felul în care se face arhivarea electronică este Legea nr. 135/ 2007 privind arhivarea electronică. Conform cerințelor acesteia, este nevoie ca arhivarea electronică a documentelor să respecte cerințele de siguranță, securitate și confidențialitate a datelor.

Pentru noi, arhivele nu sunt o problemă

Intră în contact cu unul dintre consultanții noștri arhivistici și împreună vom găsi cele mai bune soluții pentru arhivarea și gestionarea documentelor companiei tale!

Solicită EVALUARE GRATUITĂ a arhivei!

ATENȚIE!!! Dacă veți completa acest formular pentru solicitarea unei adeverințe, cererea nu va putea fi procesată.

Pentru adeverințe, formularul de contact este AICI.

Completează aici și vei fi contactat de un consultant:

Name

Telefon

Completează CUI-ul companiei tale:

CUI

Care sunt serviciile de care ai nevoie pentru compania ta?

GDPR

Sunt de acord cu politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

EI AU ÎNCREDERE ÎN NOI

Clienți care au beneficiat de serviciile Arhivatorul

MIHAELA TUDOR

Wopfinger Transportbeton SRL

O companie de încredere cu angajați gata oricând să te ajute, să îți explice fiecare pas pe care trebuie să îl parcurgi. Recomand cu încredere!

MAGDALENA TOADER

SCG Smart Corporation Group

Întreaga echipă Arhivatorul ne-a oferit servicii de înalta calitate, promptitudine și profesionalism. Recomand celor care au nevoie de aceste servicii.

CORINA AGAFIU

INDUSTRIAL SOFTWARE

Foarte mulțumite de discuția inițială, preluarea documentelor și colaborarea post arhivare. Profesionalismul la el acasa. Mulțumim, ARHIVATORUL!