Arhiva Electronică legală


Aveți nevoie de o arhivă electronică? Specialiștii noștri vă pun la dispoziție servicii complete de arhivare electronică în vederea procesării și accesării rapide a documentelor.

Prin fluxul de arhivare electronică, documentele care circulă exclusiv în format digital (emise și semnate electronic) sunt organizate și stocate, iar informația este indexată cu ajutorul unor metadate - indicatorii unici reglementați prin Legea Arhivării Electronice (nr. 135/2007), la care se adaugă metadatele selectate de client pentru eficientizarea găsirii documentelor. Adăugarea unui document creat digital în arhiva electronică acreditată este condiționată de prezența unei semnături digitale valabile.

Optând pentru o arhivă electronică realizată de specialiștii Arhivatorul, aveți garanția unui proces de arhivare electronică singur, în conformitate cu prevederile Legii 135/2007 privind procesul de arhivare electronică și cele ale Ordinului MCSI 493/2009.

Aveți nevoie de ajutorul nostru?

Solicitați ofertă!

Beneficiați de cele mai inovative soluții de arhivare și gestionare documente! Contactați echipa Arhivatorul pentru a primi toate informațiile de care aveți nevoie!

Arhivare electronică - Avantaje

 

Prin procedeul de arhivare electronică, accesul la documente se realizează ușor și rapid, de pe orice dispozitiv, în mod securizat (doar de către persoanele autorizate de companie). Documentele din arhiva electronică se pot păstra în formă standard, criptate cu cheile de decriptare. 

Arhiva electronică asigură valoarea legală a documentelor arhivate, pe întreg ciclul de viață, garantându-le autenticitatea, integritatea și confidențialitatea. Documentele din arhiva electronică au valoare juridică, putând fi folosite ca mijloace probatorii în instanță, dar și valoare legală, pentru procesele de control sau audit.

ARHIVĂ ELECTRONICĂ LEGALĂ ÎN 3 PAȘI

Pasul #1 – Analiza și digitizarea arhivei

  • Analizăm și identificăm tipurile de documente din arhiva fizică și arhiva electronică existentă, dar și dimensiunea acestora;
  • Stabilim metadatele și ne ocupăm de indexarea documentelor în arhiva electronica;

Pasul #2 – Implementare, testare și Go Live

  • Preluăm și criptăm documentele folosind o pereche de chei public-privată;
  • Securizăm canalele de comunicare;
  • Configurăm roluri și drepturi de acces granular;
  • Oferim training de specialitate;

Pasul #3 – Stabilirea rapoartelor personalizate

  • Setăm raportări avansate, astfel încât să puteți urmări întregul procesul de stocare direct din dashboard.

Aveți nevoie de ajutorul nostru?

Solicitați ofertă!

Beneficiați de cele mai inovative soluții de arhivare și gestionare documente! Contactați echipa Arhivatorul pentru a primi toate informațiile de care aveți nevoie!

SERVICII DE ARHIVARE DOCUMENTE

Oferim soluții legale personalizate pentru arhivarea și depozitarea documentelor ce constituie arhiva firmei dumneavoastră. Deținem toate avizele şi autorizațiile de funcționare prevăzute de legislația în vigoare pentru următoarele servicii din domeniul arhivistic:

Proiect de Nomenclator Arhivistic

Asigurăm gratuit consultanță și diligență privind întocmirea și aprobarea Nomenclatorului Arhivistic.

Arhivare documente

Sortăm, toaletăm, ordonăm, inventariem și selecționăm documentele din arhiva firmei dumneavoastră.

Îndosariere și legătorie

Grupăm documentele în unități arhivistice, pe care le îndosariem și le certificăm conform legii.

Distrugere securizată

Garantăm distrugerea integrală și confidențială a documentelor selecționate și aprobate în acest sens.

Depozitare și management

Conservăm documentele în condiții de maximă siguranță și oferim posibilitatea consultării lor în timp util.

Scanare documente - Retro-digitizarea arhivei istorice

Scanăm și păstrăm documentele în format digital pentru acces rapid și conservare de durată.

Digitalizarea companiilor

Oferim soluții inovative de business management în vederea automatizării și optimizării fluxurilor de lucru.

Arhivă electronică legală

Indexăm documentele companiei în format digital, creând o arhivă electronică securizată, cu valoare legală și juridică.

Semnătură electronică

Generăm semnături digitale simple, avansate sau calificate pentru atestarea documentelor cu valoare administrativă și juridică.

Logistică și transport

Transportăm documentele cu mijloace auto proprii, autorizate, asigurate și monitorizate prin GPS.

Emitere adeverințe

Întocmim și eliberăm adeverințe și certificate necesare pensionării foștilor salariați.

BENEFICIILE ȘI AVANTAJELE ZERO HÂRTII
  • Optimizarea costurilor și eliberarea spațiuluili
  • Regăsirea rapidă, chiar și în caz de audit/control, a documentelor păstrate și gestionate conform Legii Arhivelor
  • Eliminarea riscului de a pierde și rătăci documente sau de a încălca prevederile GDPR
  • Accesarea securizată și de la distanță a documentelor
  • Digitalizarea tuturor proceselor de managment al documentelor
  • Distrugerea documentelor în conformitate cu legea
  • Prezentarea corespunzătoare în fața organelor de control
  • Permite monitorizarea și analiza în timp real a proiectelor și a întregului business
  • Automatizarea acțiunilor și proceselor repetitive
 
 
60%

REDUCEREA UTILIZĂRII HÂRTIEI ȘI A COSTURILOR DE TIPĂRIRE ȘI DEPOZITARE

 
 
47%

CREȘTEREA NUMĂRULUI DE DOCUMENTE EMISE LA TIMP ȘI ÎN FORMAT CORECT

 
 
75%

CREȘTEREA NUMĂRULUI DE DOCUMENTE EMISE LA TIMP ȘI ÎN FORMAT CORECT

Nu ai găsit răspunsul la întrebarea ta?

Completează formularul pentru o consultanță GRATUITĂ!

Atașați documente

(copie carte identitate, copie carte de muncă, cererea completată și semnată)