Servicii Arhivare Documente - Arhivare Fizica

Servicii arhivare documente (arhivare fizica)

Serviciile de arhivare documente reprezintă ansamblul operațiunilor efectuate asupra unei arhive cu scopul de a asigura evidența și utilizarea documentelor. Concret: sortăm, ordonăm, inventariem documentele din arhiva companiei tale, urmând să le depozităm în cutii de arhivare documente. De asemenea, pentru documentele cu termen de păstrare depășit, putem realiza, la cerere, serviciul de selecționare și distrugere controlată.

ECONOMIE

Reducerea costurilor

SECURITATE

Securitate deplină

ACCES RAPID SI FACIL LA DOCUMENTE

După încheierea procedurii de arhivare documente, accesul la documentele companiei se realizează într-un mod facil și rapid. În urma solicitării transmise către echipa Arhivatorul, documentele de care aveți nevoie se pot livra în format fizic, la sediul firmei, în termen de maxim 24h, sau în variantă scanată, în termen de 2 h. Datorită expertizei și experienței vaste în domeniu, echipa noastră de specialiști, arhivari și arhiviști, oferă servicii de arhivare la standarde înalte, reușind să organizeze eficient și rapid orice bază de documente.

24H în format fizic, la sediul companiei tale
2H în format electronic, scanat, pe email

Lasă în mâinile noastre ce nu mai poți gestiona tu

Contacteză-ne pentru a discuta mai multe detalii și vom găsi împreună cele mai potrivite soluții pentru arhiva companiei tale.

AVANTAJELE COLABORĂRII

Ce avantaje vei obține dacă alegi serviciul de arhivare documente de la Arhivatorul?

RESPECTAREA REGLEMENTĂRILOR LEGALE

Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996

MAI MULT SPAȚIU

Eliberarea spațiului de depozitare al arhivei, pentru scopuri mai productive

REDUCERE COSTURI

Reducerea costurilor de depozitare și management al arhivei

SECURITATE RIDICATĂ

Securitatea documentelor și confidențialitate deplină a informațiilor cuprinse în acestea

ACCES RAPID LA DOCUMENTE

Accesarea rapidă a documentelor, la cerere: în 24H în format fizic și în 2H în format electronic (scanat)

Descoperă Arhivatorul - Depozit de Siguranță

Află mai multe despre noi și echipa noastră urmărind acest video de prezentare.

ARHIVARE DOCUMENTE ÎN 7 PAȘI

Descoperă etapele procesului de arhivare a documentelor

Pasul #1 – Fondarea

Stabilim apartenența documentelor la fondul arhivistic corespunzător.

Pasul #2 – Ordonarea şi gruparea

Ordonăm şi grupăm documentele tematic, cronologic, alfabetic sau pe termene de păstrare, conform Nomenclatorului Arhivistic.

Pasul #3 – Constituirea

Constituim unitățile arhivistice în dosare care cuprind 250-300 file.

Pasul #4 – Legare, numerotare și certificare

Legăm documentele în coperți cartonate, numerotăm dosarele și le certificăm. Vedeţi aici detalii despre acest proces.

Pasul #5 – Inventarierea

Inventariem documentele în baza termenelor de păstrare prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic.

Pasul #6 – Organizarea arhivei

În urma procedurii de arhivare documente, așezăm arhiva rezultată pe rafturi în vederea conservării și depozitării. De asemenea, întocmim ghidul topo al depozitului de arhivă.

Pasul #7 – Selecţionarea și distrugerea

Întocmim lucrarea de selecţionare, iar după avizarea acesteia de către Arhivele Naționale, distrugem securizat documentele ale căror termene de păstrare au expirat, și eliberăm certificatul de distrugere.

Ce trebuie să știu despre arhivare documente - Întrebări frecvente

Arhivarea documentelor este un aspect important pentru fiecare afacere, indiferent de mărimea sa, iar Arhivatorul.ro îți oferă răspunsuri la cele mai frecvente întrebări cu privire la serviciile de arhivare documente.

Care sunt prevederile legale referitoare la arhivarea documentelor în România?

Arhivarea documentelor este un proces reglementat de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, care prevede obligativitatea ca toate companiile și instituțiile din România să arhiveze documentele, cu precădere pe cele din zona juridică, financiar-contabilă și administrativă. Termenul de păstrare este, de asemenea, menționat de lege, în funcție de tipul documentelor (contabile, fiscale, administrative, istorice).

Cum simplifică Arhivatorul procesul de arhivare a documentelor?

Arhivatorul simplifică procesul de arhivare prin opțiunile personalizate de servicii de arhivare pe care le pune la dispoziția clienților, adaptate specificului fiecărei firme. Arhivatorul oferă servicii de arhivare fizică sau electronică, iar acestea includ sortarea, ordonarea, inventarierea și selecționarea documentelor, astfel încât procesul de arhivare să se desfășoare cât mai fluid.

Care este procesul de arhivare a documentelor?

Arhivarea documentelor presupune un proces etapizat, care permite o organizare cât mai eficientă a documentelor. Etapele de lucru presupun sortarea, ordonarea și inventarierea documentelor în baza Nomenclatorului Arhivistic al societății.

Sortarea/Organizarea pe categorii a documentelor

Procedura de arhivare documente presupune o clasificare a actelor, astfel încât acestea să poată fi introduse în circuitul de arhivare fizică și electronică, după caz. Actele sunt verificate și organizate în funcție de specificul acestora (documente contabile, financiare, acte istorice, corespondență etc.), fiind astfel pregătite pentru a fi ordonate și ulterior arhivate în unități arhivistice.

Ordonarea documentelor în funcție de termenele de emitere și păstrare

Dinamica arhivării presupune de asemenea și ordonarea documentelor în funcție de termenele acestora. Dincolo de faptul că în funcție de aceasta se face inventarierea corectă în registrul de intrări-ieșiri, data la care este emis un document furnizează informații importante cu privire la termenul de păstrare al acestuia. În procesul de arhivare este nevoie de ordonarea documentelor în funcție de aceste date, pentru o mai bună organizare a procesului de lucru și pentru o evidență clară a informațiilor, ce ajută pe viitor la găsirea facilă a documentelor atunci când acestea sunt necesare.

Inventarierea documentelor

Inventarierea documentelor presupune notarea informațiilor cu privire la unitățile arhivistice ce urmează a fi înregistrate într-un document numit inventar arhivistic. O unitate arhivistică reprezintă un dosar care conține informații și documente din aceeași zonă de lucru sau domeniu, fapt care determină arhivarea în grup a documentelor din aceeași sferă.

Informațiile despre unitățile arhivistice includ sursa sau departamentul de proveniență, conținutul documentelor, extremele în ani ale documentelor (actele cele mai noi, respectiv actele cele mai vechi) și termenul de păstrare al acestora, plus alte observații, acolo unde se impune acest lucru.

Depozitarea documentelor

Arhivatorul este o firmă de arhivare documente care oferă servicii profesionale de arhivare documente pentru instituții publice sau firme, dar și soluții de depozitare pentru arhiva fizică sau electronică. Te bucuri, așadar, de siguranța datelor, dar și de confidențialitate și eficiență în ceea ce privește gestionarea documentelor.

Depozitarea documentelor reprezintă un pas adițional în fluxul de organizare a documentelor unei firme în vederea arhivării. Practic, depozitarea se face ulterior procesului de arhivare, deoarece arhivele create, fie ele fizice sau digitale, pot fi mai apoi dispuse în spațiile aferente (servere, fișiere cloud- pentru fișiere digitale, respectiv depozite, arhive securizate- pentru arhive fizice) după organizarea arhivistică specifică procedurilor.

Care sunt obligațiile deținătorilor de documente în procesul de arhivare ?

Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, deținătorii de documente sunt obligați să asigure organizarea, păstrarea și menținerea unei evidențe care să cuprindă documentele ce necesită a fi arhivate, să realizeze inventarierea documentelor și să le păstreze în bune condiții, în arhive fizice sau digitale. După depășirea termenului de păstrare a documentelor, obligația deținătorilor de documente este să întocmească o lucrare de selecționare prin care se solicită acordul Arhivelor Naționale pentru distrugerea documentelor. Ulterior obținerii aprobării, documentele trebuie distruse prin metode securizate cu ajutorul operatorilor economici autorizați în distrugerea documentelor, care vor emite ulterior certificatul de distrugere legală a acestora.

Ce provocări pot întâmpina atunci când optez pentru arhivarea documentelor?

Procesul de arhivare a documentelor este unul provocator, mai ales luând în calcul tipologia documentelor: arhivare documente financiar-contabile, arhivare documente juridice, arhivare documente administrative. Procedura de arhivare poate întâmpina diferite tipuri de provocări, cum ar fi existența unor documente negrupate, a unor documente cu caracter sensibil sau confidențial sau documente cu termene speciale de păstrare, care trebuie cunoscute și respectate în concordanță cu nomenclatorul arhivistic al societății.

Sunt în siguranță documentele stocate în depozitele Arhivatorul?

Arhivatorul oferă servicii de arhivare documente care respectă toate cerințele de care are nevoie firma ta, astfel încât toată documentația să fie în siguranță. Arhivele sunt păstrate în depline condiții de siguranță, indiferent dacă discutăm despre arhivele fizice sau cele electronice. Beneficiind de un control strict și de monitorizare continuă, serviciul de arhivare Arhivatorul este alegerea perfectă pentru documentele firmei sau instituției tale.

Cum și cât de repede îmi pot accesa documentele arhivate în depozitele Arhivatorul?

Arhivatorul îți oferă posibilitatea să consulți, în cel mai scurt timp, documentele de care ai nevoie, în funcție de tipul de arhivare. În cazul arhivelor digitale, te bucuri de acces rapid la acestea, la fel ca și în cazul arhivei fizice, care, însă, necesită o solicitare prealabilă. După cererea de consultare a documentelor, trimisă către noi, vei avea acces la documentele afacerii tale în termen de 2 H în format electronic, pe email, sau 24 H în format fizic, la sediul companiei sau instituției tale.

Pentru noi, arhivele nu sunt o problemă

Intră în contact cu unul dintre consultanții noștri arhivistici și împreună vom găsi cele mai bune soluții pentru arhivarea și gestionarea documentelor companiei tale!

Solicită EVALUARE GRATUITĂ a arhivei!

ATENȚIE!!! Dacă veți completa acest formular pentru solicitarea unei adeverințe, cererea nu va putea fi procesată.

Pentru adeverințe, formularul de contact este AICI.

Completează aici și vei fi contactat de un consultant:

Name

Telefon

Completează CUI-ul companiei tale:

CUI

Care sunt serviciile de care ai nevoie pentru compania ta?

GDPR

Sunt de acord cu politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

EI AU ÎNCREDERE ÎN NOI

Clienți care au beneficiat de serviciile Arhivatorul

MIHAELA TUDOR

Wopfinger Transportbeton SRL

O companie de încredere cu angajați gata oricând să te ajute, să îți explice fiecare pas pe care trebuie să îl parcurgi. Recomand cu încredere!

MAGDALENA TOADER

SCG Smart Corporation Group

Întreaga echipă Arhivatorul ne-a oferit servicii de înalta calitate, promptitudine și profesionalism. Recomand celor care au nevoie de aceste servicii.

CORINA AGAFIU

INDUSTRIAL SOFTWARE

Foarte mulțumite de discuția inițială, preluarea documentelor și colaborarea post arhivare. Profesionalismul la el acasa. Mulțumim, ARHIVATORUL!