Arhivarea documentelor - Pastrearea Securitatii Datelor

Arhivarea documentelor este, adesea, un proces amânat și neglijat, motivul constituindu-l lipsa de informații specifice domeniului arhivistic. Neglijarea arhivării poate duce la identificarea și consultarea dificilă a documentelor, care se traduce într-o creștere a costurilor și a timpului necesar găsirii și consultării diverselor date, timp care ar putea fi folosit în scopuri mai productive. În cele mai multe cazuri, indiferent de dimensiunea firmei, în procesul de organizare a arhivei este bine să se țină cont de câteva recomandări.

Auditul documentelor
Arhivarea documentelor unei companii este mai mult decat o simpla cerinta legislativa. Pentru aceasta, de-a lungul timpului, au fost emise o serie de reglementari care trebuie respectate intocmai, pentru a nu risca eventuale amenzi in cazul unui control efectuat de organele abilitate.

Primul pas in realizarea si ordonarea arhivei companiei dumneavoastră o constituie elaborarea nomenclatorului arhivistic. Acesta este instrumentul principal de lucru, fiind in fapt un tabel cu toate categoriile de documente create in decursul unui an.

Documentele trebuie grupate pe compartimente, sectiuni si termene de pastrare. Ordonarea lor are o mare importanta nu doar in activitatea companiei, ci si pentru activitatile ulterioare, dintre care amintim inventarierea, retragerea, distrugerea la termen.

Pentru elaborarea nomenclatorului exista informatii concrete, specificate intr-un cadru legal, conform art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si art. 10-15 din Instructiunile Privind Activitatea de Arhiva la Creatorii si Detinatorii de documente.

La stabilirea termenelor de pastrare a documentelor, sunt cateva norme care trebuie avute in vedere. Acestea sunt Codul Civil, Codul Penal, Legea contenciosului administrativ, Legea contabilitatii nr. 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare etc.

Nomenclatorul astfel generat trebuie verificat si aprobat de managementul companiei, ca mai apoi sa fie trimis catre Arhivele Nationale pentru aprobare.
Doar dupa acest pas se poate incepe arhivarea propriu-zisa a documentelor, prin implementarea si utilizarea nomenclatorului.

Așadar, documentele de lucru, de birou, primite sau trimise pentru/spre soluționare, la fiecare sfârșit de an calendaristic, se ordonează conform instrumentului de bază al arhivisticii – Nomenclatorul Arhivistic – și după operațiunile obligatorii de constituire, acestea sunt luate în evidenta ca unitati arhivistice.

Pentru regăsirea rapidă și exactă a unui act, dosar, document, filă sau orice înscris, necesar la un moment dat, este necesara sa se faca si o inventariere a documentelor. Este necesar sa se ia in calcul perioada minima de pastrare a documentelor, iar pentru cele cu termen de pastrare expirat sa se intocmeasca un inventar de selectionare separat.

Arhivatorul ofera consultanta arhivistica de specialitate precum si distrugerea controlata a documentelor expirate.

Digitalizarea documentelor
Pentru a accesa documentele la un clic distanta, cel mai bine este să le digitalizați. Dacă nu aveți un scaner de înaltă calitate, cel mai bine ar fi să luați în considerare un furnizor care sa va ofere suport in acest sens. La Arhivatorul, scanăm și păstrăm documentele în format digital pentru acces rapid și conservare de durată. Păstrăm documentele în condiții de maximă siguranță și oferim posibilitatea consultării lor în timp util, prin acces online de oriunde și oricând.

Locația documentelor
Documentele în format fizic, ar trebui păstrate într-o locație autorizată pentru păstrarea și conservarea documentelor în condiții de maximă siguranță. Arhivatorul deține 3 depozite principale: în Cluj, București și Timișoara. Localizarea lor a fost gândită strategic pentru a asigura proximitate.

Arhivatorul deține 3 depozite principale: în Cluj, București și Timișoara. În plus, până la finalul lunii septembrie, 2021, la contractele încheiate pentru depozitarea documentelor, clienții Arhivatorul beneficiază de 3 luni gratuite.

Accesibilitatea
Oriunde ați alege să vă stocați arhivele, acestea trebuie să fie ușor accesibile. Sistemul de etichetare a cutiei ar trebui să le facă ușor de găsit, iar dacă externalizați arhivarea documentelor, asigurați-vă că există o platformă online unde le puteți accesa rapid. Softul oferit de Arhivatorul, dă posibilitatea de a acorda diverse drepturi de vizualizare asupra documentelor scanate. Acest lucru duce atât la scăderea riscului de uzură fizică a documentelor, în urma consultării lor repetate, cât și la economisirea de timp pentru că angajații nu mai trebuie să aștepte unii după alții. Documentele sunt astfel accesibile în cel mai scurt timp, putând fi consultate simultan de mai multe persoane.

Indiferent dacă vreți să eliberați un spațiu ocupat de 10 cutii de documente sau vreți să mutați la noi o arhivă de sute de cutii, la Arhivatorul găsiți servicii complete și certificate, la prețuri competitive. Vă oferim arhivarea și depozitarea documentelor, digitalizare și distrugere securizată a acestora conform normelor din România, fapt dovedit de experiența acumulată și de cei peste 1500 de clienți care ne-au trecut pragul. În plus, nevoia de arhivare a companiei, precum și estimarea costurilor în funcție de volumul de documente deținut, se face gratuit. Solicitați o ofertă!

Comments are disabled.