Legea Arhivării documentelor, legea arhivelor 16/1996 precum și Normativul nr. 131/14.07.2020 privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă include o serie de reguli referitoare la modul în care se constituie o arhivă și cum se păstrează documentele în arhivă. Atât creatorii publici și privați de arhivă, cât și firmele de arhivarea și depozitarea arhivelor, au obligativitatea să respecte o serie de prevederi legale. De asemenea companiile trebuie să fie corect informate pentru a evita colaborările neplăcute cu furnizorii de astfel de servicii. De aceea, ne-am gândit să venim în ajutorul dvs. prin a vă prezenta o listă ce cuprinde 7 aspecte pe care trebuie să le cunoașteți atunci când vine vorba despre arhivarea documentelor contabile precum și a celorlalte documente.
Amplasament
1.Depozitul în care se păstrează arhiva de documente nu se va amplasa niciodată în vecinătatea magaziilor de substanțe explozibile sau inflamabile sau de coloranți sau a încăperilor în care se utilizează foc deschis sau reziduuri menajere. Prin această normă se reduce riscul de apariție a unor accidente care pot duce la distrugerea arhivei de documente. De asemenea, încăperea destinată păstrării arhivei la creatorii de arhivă nu se amplasează pe poduri, în mansarde, subsoluri tehnice, în încăperi inundabile sau în construcții provizorii. Construcția să fie încadrată în gradul 1 de rezistență la foc.
Dotari
2. Din același motiv al siguranței, în interiorul depozitelor nu vor trece conducte de gaze, coșuri și canale de fum. Rafturile și dulapurile care servesc depozitării de documente trebuie să fie fabricate din materiale incombustibile, iar amplasarea lor să permită o evacuare rapidă a materialelor depozitate, în cazul unei urgențe.
3. În ceea ce privește iluminatul, corpurile se amplasează pe axul culoarelor dintre rafturi,respectând o distanță de minim 50 cm față de documente, iar cele cu incandescență vor necesita protecție extra. Instalațiile electrice din depozitele de arhivă trebuie executate, astfel încât, să ofere posibilitatea de fi deconectate din exteriorul încăperii.
Condiții de mediu
4. Pentru păstrarea documentelor, este nevoie și de standarde în ceea ce privește temperatura și umiditatea din încăpere. Hârtia este un material ușor degradabil care are nevoie de condiții speciale. Astfel, temperatura trebuie să se încadreze în intervalul +15°C – +24°C, iar umiditatea relativă a aerului între 50-60% pentru o arhivă pe suport hârtie. Depozitele care au o suprafață mai mare de 50 mp, trebuie prevăzute și cu o cameră de lucru, mărimea ei fiind stabilită în funcție de numărul de persoane care lucrează în acest spațiu.
5. Păstrarea acestor condiții în depozitele de arhivă este obligatorie și trebuie monitorizată și controlată de personal calificat, cu aparate specifice: termometre, higrometre, termohigrometre etc., iar depozitele de arhivă trebuie dotate cu mijloace de stingere (stingătoare cu gaze inerte, CO2 și praf inert, zăpadă carbonică etc.) și cu instalații de alarmare, instalații antiincendiu și instalații automate de stingere.
6. Ventilarea spațiilor se poate face atât natural, cât și artificial. Ventilarea naturală se efectuează în zilele în care temperatura și cantitatea de vapori din aerul exterior se încadrează în parametrii de microclimat interior. Ventilarea artificială prin instalaţii de ventilare sau cu ajutorul camerelor de climă va urmări menţinerea permanentă în limita parametrilor a temperaturii şi umidităţii relative.
Avize
7. Orice construcție care are ca destinație spațiu de depozitare pentru arhive trebuie să obțină Avizul de la Arhivele Naționale, dar numai după ce a obținut în prealabil avizele unităților teritoriale ale IGSU și Protecției Mediului, aferente județului în care se va desfășura activitatea.
Depozitarea arhivei de documente la Arhivatorul
Depozitele Arhivatorul respectă normele de funcționare conform Legii Arhivării documentelor, fiind localizate strategic pentru a asigura proximitatea față de companiile din întreaga țară. Acoperirea națională oferă avantajul de a putea elibera documente facil și rapid, economisind astfel timp și costuri pentru clienții săi care își vor putea desfășura activitatea fără întreruperi.
Clădirile dispun de sisteme de securitate și siguranță specifice domeniului de arhivare:
- Infrastructură proiectată să reziste la mișcări seismice cu magnitudine mari;
- Sisteme de alarmă, pază permanentă, monitorizare CCTV non-stop;
- Autorizație PSI pentru depozitare arhivă;
- Certificări ISO.
Clădirile sunt moderne, special concepute pentru depozitarea de arhive, construite și dotate conform ultimelor norme ale Uniunii Europene în domeniu, astfel încât să asigure condițiile necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor și protecția acestora contra agenților de deteriorare.
Echipa Arhivatorul colaborează cu o firmă specializată, care monitorizează în mod permanent ca siguranța arhivei să fie asigurată, iar accesul în cladire și în arhivă se face doar pe baza cartelelor. Așa cum prevede legislația, monitorizarea se face cu ajutorul sistemelor specializate:
- Temperatură și umiditate monitorizate și controlate non-stop;
- Infrastructură proiectată pentru a rezista la mișcări seismice cu magnitudine mare;
- Sisteme de alarmă, pază permanentă, monitorizare CCTV non-stop;
- Autorizație PSI pentru depozitare arhivă și toate certificările ISO;
- Planificarea logistică efectuată de specialiști.
Prin serviciul de depozitare oferit de Arhivatorul se asigură păstrarea în condiții de maximă siguranță a documentelor prelucrate, iar managementul arhivei este realizat de un soft foarte bine dezvoltat. Solicitați și dvs. o ofertă personalizată pentru managementul și depozitarea arhivei de documente, iar estimarea costurilor se face gratuit, în funcție de nevoile companiei și de obiectivele ei.
