Ce este arhivarea electronică a documentelor – legislație și beneficii

Pe scurt, în articol:

Despre arhivarea electronică
Legislația privind arhivarea electronică în România
Beneficiile arhivării electronice

Despre arhivarea electronică

Evoluția rapidă a tehnologiei a schimbat lumea în care trăim, inclusiv pe cea a afacerilor, aducând beneficii pe care tot mai mulți antreprenori au început să le observe și să și le dorească. În zilele noastre, mai bine de trei sferturi din documentele pe care le generează o companie, vin în format electronic. Cu atât mai mult, contextul pandemiei care a debutat anul trecut, a adus cu sine obligativitatea ca mare parte din activități să se desfășoare în mediul online, astfel că a sporit acest trend cu o viteză fără precedent. Adăugând la acestea și statisticile care ne spun că angajații pot ajunge să piardă aproape jumătate din timp căutând documentele de care au nevoie , arhivarea electronică a ajuns să fie o necesitate pentru orice firmă, indiferent de domeniul sau mărimea sa. Termenul de ,,arhivare electronică’’ se referă de fapt la un întreg proces de management a documentelor pentru stocarea și gestionarea lor, astfel încât spațiul și timpul companiei să se îmbunătășească considerabil.

Legislația privind arhivarea electronică în România

Țara noastră a reglementat acest domeniu printr-o lege a arhivării electronice care acreditează anumite entități să presteze servicii de stocare a documentelor în condiții speciale. Importanța domeniului rezultă din asigurarea securității informațiilor, păstrarea lor pe o perioadă mai îndelungată de timp, posibilitatea de a identifica rapid un document atunci când este nevoie de el (spre exemplu în instanță), fără să mai fie nevoie să așteptăm pentru a se consulta o arhivă fizică. Legea 135/2007 reglementează și locul în care pot fi stocate aceste date, ele neavând voie să iasă de pe teritoriul României.

Conform legii, orice document se poate arhiva electronic, nefiind însă obligatoriu decât în anumite cazuri pe care legea le menționează ca necesitând să fie păstrate în arhivă pentru o perioadă de 5 ani.

În schimb, se pot identifica anumite categorii de documente care se pretează operațiunii de arhivare electronică, în departamente precum Contabilitate, Resurse Umane, Achiziții și altele și pentru toate tipurile de documente cu regim special reglementate de lege. Obligația de a păstra aceste documente, fie la sediile companiei, fie depozitate la societățile acreditate reprezintă o prevedere a art. 109 din Codul de Procedură Fiscală. Sancțiunile pentru nerespectarea acestor prevederi legale se traduc prin amenzi cu valori cuprinse între 12.000 și 14.000 de lei pentru societățile mari și mijlocii, respectiv 2.000-3.500 de lei pentru societățile mici și persoanele fizice.

Beneficiile arhivării electronice

Legislația menționează că orice entitate juridică poate să își scaneze documentele și să le digitizeze, dar implică niste condiții atunci când documentele în format electronic trebuie puse la dispozitia unui control de audit. În primul rând, firma trebuie să se înscrie la ANAF, pe teritoriul în care își desfășoară activitatea, pentru ca documentele lor să fie valabile în format electronic. Beneficiul major este că firma nu mai este nevoită să printeze documentele în cazul unui control sau să le pună fizic la dispoziție. Entitatea juridică care și-a digitizat documentele, poate face acest lucru online, prin crearea unui cont și dând acces restricționat de vizualizare acelui audit doar către zona lui de interes.

Alte beneficii cuprind:

Accesul rapid la informații – totul este la un click distanță, documentele se pot căuta după cuvinte cheie, economisindu-se timp prețios pe care l-am irosi căutând fizic un anumit document. Astfel, timpul respectiv poate fi dedicat unor activități cu adevărat productive.
Accesul securizat și controlat – se poate decide care sunt acele persoane care pot avea acces la anumite date și se oferă maximă confidențialitate și securitate a datelor, fapt ce micșorează considerabil numărul de potențiale fraude.
Reducerea timpului privind organizarea arhivei – prin optarea pentru a externaliza aceste sarcini către o echipă specializată care dispune de cunoștințe și echipamente specializate pentru a face acest lucru la cele mai înalte standarde.
Optimizarea spațiului – arhivele fizice pot ocupa extrem de mult spațiu, fapt ce va duce la restângerea activităților productive ale companiei. Optând pentru o soluție de arhivare electronică, putem utiliza locul pentru creșterea spațiului de producție, cel de vânzare, spațiul destinat birourilor sau orice altă activitate considerată de interes.
Scăderea costurilor – nu doar spațiul și timpul vor fi optimizate, ci și costurile pe care în mod normal le-am suporta pentru a întreține o arhivă fizică sau pentru a o interoga.
Posibilitatea de a utiliza un document simultan cu alții – este o altă formă de a economisi timpul prin eliminarea perioadelor de așteptare pentru a putea ajunge la un document.
Eliminarea riscului de a rătăci sau chiar de a pierde un document – arhivarea electronică este o formă de a garanta păstrarea intactă a arhivei și a reduce greșelile umane privind managementul documentelor.

Așadar scanarea şi digitizarea documentelor reprezintă soluţia accesului rapid şi facil la datele din arhiva companiei dumneavoastră. Prin acest serviciu este garantată eliminarea riscului de degradare a documentelor, care poate apărea în urma unei consultări repetate, dar și asigurarea securității și confidențialității datelor. Serviciile prestate de Arhivatorul sunt garantate de certificatele ISO și autorizațiile pe care le deținem, emise de ISU Cluj și Arhivele Naționale. De asemenea, portofoliul de 1500 de companii care și-au redus costurile, spațiul și timpul destinat managementului documentelor prin externalizarea acestui serviciu către noi, sunt dovada clară a avantajelor pe care tehnologia le aduce în creșterea eficienței. Pentru a solicita o ofertă personalizată nevoilor companiei dvs., vă invităm să completați formularul de contact de pe site.