Arhivarea documentelor este o obligație legală pentru diverse tipuri de entități: atât pentru companii, cât și asociații, însă documentele odată arhivate ciclul lor de viață nu se termină. Există situații în care se retrag documente din arhivă pentru prezentarea lor la un control sau pentru diverse informații. În momentul în care termenul de păstrare legal expiră, aceste documente pot fi distruse. Însă nu fără un ultim pas foarte important, care dacă nu a fost parcurs, distrugerea documentelor, chiar dacă termenul de păstrare a expirat, constituie caz penal sau civil, după caz.
Procesul de selecţionare a documentelor este un procedeu complex, care necesită multă experienţă, cunoaştere în domeniu şi foarte multă atenţie. Procedeul are rolul de a propune spre eliminare documentele care nu mai prezintă importanţă şi care şi-au încheiat perioada obligatorie de păstrare, dar totodată și identificarea acelor documente care au valoare arhivistică-documentară.
Pentru selecţionarea documentelor este nevoie de o comisie la nivel de companie a cărei componență a fost stabilită într-o notă internă. În această comisie trebuie să fie prezente persoane cu experienţă în arhivare, din mai multe departamente administrative, care să poată stabili cu exactitate ce documente trebuie scoase din arhivă şi ce documente trebuie să rămână. Apoi, necesită un secretar şi un preşedinte, pentru bunul mers al întregii operaţiuni, iar numărul de componenţi ai comisiei trebuie să fie impar. Există şi cazuri în care, din lipsă de personal, nu se poate crea o comisie de selecţionare. Pentru acestea, legislaţia permite ca acest procedeu să fie efectuat de către responsabilul cu arhiva, iar mai apoi procesul verbal să fie aprobat de conducerea unităţii.
Un al treilea caz este cel al administratorului unic, moment în care acesta este delegat şi cu selecţionarea documentelor.
Comisia se întruneşte anual, sau la nevoie și activează în temeiul articolului 11 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.
În aprecierea valorii documentelor se au în vedere câteva criterii, printre care se numără tipul documentului, conţinutul său informaţional-documentar, gradul de interes al fiecărui document – local, naţional sau internaţional, cât şi vechimea documentului.
La încheierea procesului de selecționare comisia trebuie să întocmească un proces verbal, conform anexei nr. 5 a legii nr. 16/1996 referitoare la Arhivele Naţionale, cu modificările ulterioare. Acest proces verbal se înaintează conducerii companiei spre aprobare.
În cazul dosarelor propuse pentru eliminare, acestea trebuie depuse cu adresă înregistrată la Arhivele Naţionale, fiind însoţite de procesul verbal aprobat de conducerea companiei şi de inventarul documentelor permanente raportat perioadei pentru care s-a efectuat selecţionarea. Doar după avizul pozitiv al Arhivelor Naţionale documentele pot fi distruse.
Selecţionarea documentelor de orice fel fără avizul Arhivei Naţionale constituie caz de răspundere civilă sau penală şi se sancţionează conform legii, aşa cum este stipulat în art. 34 din legea nr. 16/1996.
Arhivatorul, Depozitul de Siguranță oferă clienţilor săi servicii complete de arhivare, de la preluarea documentelor şi până la selecționarea și distrugerea confidenţială la termen, în perfectă concordanţă cu specificul normativ în vigoare.
