ADEVERINȚE: 0756 085 551 / 0371 387 446
Vă oferim soluția legală pentru arhivarea documentelor
  • Blog

Vă confruntați cu una sau mai multe dintre problemele enumerate mai jos?

  • spațiile din birouri și dulapurile sunt ocupate cu teancuri de documente
  • subsolurile, mansardele și orice alt spațiu avut la îndemână este utilizat pentru depozitarea documentelor
  • angajații consumă timpul de muncă pentru a căuta documente importante
  • confidențialitatea și securitatea informațiilor și a datelor din interiorul documentelor este accesibilă oricui

Arhivatorul este soluția legală și adaptată nevoilor și obligațiilor dumneavoastră privind arhivarea documentelor.

Creatorii și deținătorii de documente (persoane fizice sau juridice) răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevăzute de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată și de Ordinul ministrului Afacerilor Interne nr. 137/27, Septembrie 2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.

În Ordinul ministrului Afacerilor Interne nr. 137/27 septembrie 2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, în Capitolul I, Art. 2 sunt definiţi următorii termenii și noțiuni cu privire la arhivarea documentelor:

a) ani extremi – data celui mai vechi şi a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic / dosar;

b) arhiva – totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul și metoda de inscripționare, create și deținute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau privat, în exercițiul activității sale, precum și de orice persoană fizică, în decursul existenței acesteia; o arhivă poate fi formată din unul sau mai multe fonduri arhivistice;

c) arhivar – angajat care administrează, prelucrează și gestionează documentele unui creator / deținător de arhivă, ce deține o diplomă de bacalaureat și un atestat / certificat specific activităților pe care le desfășoară;

d) arhivist – specialist care își desfășoară activitatea la un creator / deținător de arhivă având ca sarcină prelucrarea, administrarea, păstrarea, utilizarea și protejarea arhivelor, care deține o diplomă de studii universitare prevăzute în standardul ocupațional;

e) autorizație de funcționare – act emis de Arhivele Naționale care dă dreptul unui operator economic să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor;

f) creator de arhivă – persoană fizică ori persoană juridică de drept public sau privat care, în decursul existenței sale sau, după caz, a activității sale, a creat sau creează arhivă;

g) depozit de arhivă – spațiu special amenajat pentru păstrarea, conservarea și protejarea arhivelor;

h) deținător de arhivă – persoana juridică de drept public sau privat, precum și persoana fizică care are în păstrare documente rezultate din activitatea proprie ori preluate prin desființarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive;

i) document – informație înregistrată pe orice fel de suport, creată sau primită și păstrată de către un creator / deținător de arhive;

j) fond arhivistic – ansamblul documentelor de orice natură create și primite de către un creator de arhive pe parcursul existenței sale;

k) fondare – operațiune de stabilire a apartenenței documentelor la un fond arhivistic;

l) formare profesională continuă – proces de pregătire care presupune fie dobândirea de noi cunostințe și abilități în calificarea pe care o persoană o posedă deja, fie o policalificare sau recalificare;

m) instrument de evidență a documentelor – document de sinteză care oferă informații pentru controlul fizic și de conținut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea și utilizarea informațiilor cuprinse în fondurile arhivistice;

n) inventariere – operațiune de luare în evidență a documentelor și unităților arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;

o) metru liniar – unitate-etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliță raft cu lungimea de un metru care servește la aprecierea cantității de arhivă existentă într-un depozit, la dimensionarea spațiilor de depozitare, la calcularea necesităților de rafturi și mijloacelor de transport;

p) nomenclator arhivistic – instrument de lucru utilizat la constituirea unităţilor arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme și termene de păstrare;

q) ordonare – operațiune de grupare a unităților arhivistice din cadrul unui fond arhivistic după un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme;

q) prelucrare arhivistică – ansamblul operațiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părți a acesteia, în ceea ce privește fondarea, ordonarea, inventarierea și selecționarea, cu scopul de a asigura evidența și utilizarea documentelor;

r) operator economic autorizat – persoană fizică sau persoană juridică care deține o autorizație de funcționare valabilă;

s) selecționare – operațiunea de eliminare a unităților arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic, atunci când termenele de păstrare au expirat;

t) unitate arhivistică (u.a.) – element component al unui fond arhivistic care se individualizează prin conținutul și forma sa și care ocupă o poziție distinctă într-un instrument de evidență.‟