ADEVERINȚE: 0756 085 551 / 0371 387 446
Cum păstrăm actele, în format fizic sau electronic?
  • Blog

Arhivarea documentelor este un aspect deosebit de important într-o companie. Arhivarea corespunzătoare ajută:

  • nu doar la economisirea timpului în activitățile administrative ce țin de îndeplinirea obligațiilor legale, fiscale sau de personal;
  • cât și la gestionarea eficientă și fără riscul unor amenzi în cazul controalelor efectuate de către autoritățile de stat. 

Arhivarea și păstrarea documentelor se efectuează în conformitate cu Ordinul Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.

În momentul de față, legislația pune la dispoziția departamentelor fiscale două variante de arhivare, ambele cu avantajele și obligațiile lor.

Ordinul MFP nr. 2634/2015 a introdus şi posibilitatea păstrării documentelor în format electronic. Astfel, companiile au libertatea de a alege una dintre cele două metode, dar fiecare dintre acestea implică respectarea unor prevederi stricte.

În primul rând, este vorba despre arhivarea pe suport fizic, de hârtie. Pentru aceasta, trebuie respectate două reguli foarte importante.

Prima este ca documentele să fie grupate în dosare, numerotate și șnuruite.

A doua regulă este ca gruparea documentelor să fie realizată cronologic, pe registre dedicate fiecărui exercițiu financiar pe care îl reprezintă. Dosarele trebuie păstrate în spații special amenajate, care să le protejeze împotriva degradării, sustragerii sau distrugerii. Arhivarea documentelor se realizează prin consemnarea acestora într-un registru de evidență, conform legislației în vigoare. Dezavantajul principal pentru companii în ceea ce privește arhivarea fizică este necesitatea unui spațiu dedicat, care de multe ori poate da bătăi de cap contribuabililor.

A doua modalitate la dispoziția companiilor este arhivarea documentelor în format electronic, cu ajutorul unor softuri dedicate. Condiția esențială a arhivării digitale este ca actele să poată fi puse la dispoziția solicitantului în orice moment, prin listarea lor. Avantajul arhivării electronice este faptul că nu este necesar un spațiu fizic dedicat. Mai mult, aduce si un aport semnificativ protejării mediului, întrucât cantitatea de hârtie este redusă considerabil. Păstrarea unei arhive electronice necesită criptarea datelor, implementarea unor măsuri de securitate cibernetică, precum și realizarea unor back-up-uri cu recurență în mai multe locații pentru a elimina și cel mai mic risc de pierdere a datelor.

Pentru a ține pasul cu tendințele fiscale și informatice actuale, dar și cu progresul acestora, contribuabilii au acum la dispoziție posibilitatea de a realiza arhivarea documentelor cu ajutorul unei companii specializate. Arhivatorul – Depozit de Siguranță garantează siguranța actelor arhivate și trimiterea lor la companii, la solicitarea acestora, în maxim 2 ore în format scanat și în maxim 24 de ore în format original.