Depozitare arhivă

Depozitare arhivă și management documente


Prin serviciul de depozitare arhivă, echipa noastră vă asigură păstrarea documentelor prelucrate în condiții optime de siguranță. Arhivatorul vă pune la dispoziție spații de depozitare arhivă construite la cele mai înalte standarde, în conformitate cu cerințele legislative. 

Alături de Arhivatorul, aveți certitudinea că documentele dumneavoastră sunt păstrate într-un spațiu acreditat, numit depozit arhivă, care este dotat cu echipamente de ultimă generație, dar și cu sisteme integrate de gestiune, monitorizare și securitate. Societatea noastră dispune de trei depozite, în Cluj-Napoca, Timișoara și București, asigurând astfel o acoperire națională pentru serviciile de management și depozitare arhivă. Fiecare punct de lucru are și o construcție dedicată pentru depozit arhivă. Aceasta este construită strategic și sigur, pentru a fi ferită de calamități naturale - inundații, incendii, cutremure și nu numai.

Sistemul de gestiune electronică ne asigură acces rapid la orice tip de document inventariat. În urma solicitării clientului, actele necesare pot fi trimise în format fizic, oriunde în țară, în termen de 24h, sau în format electronic, prin scanare, în max. 2 ore.

Aveți nevoie de ajutorul nostru?

Solicitați ofertă!

Beneficiați de cele mai inovative soluții de arhivare și gestionare documente! Contactați echipa Arhivatorul pentru a primi toate informațiile de care aveți nevoie!

MANAGEMENT ȘI DEPOZITARE ARHIVĂ ÎN 4 PAȘI

Pasul #1 – Pregătirea arhivei pentru depozitare

  • Utilizăm inventarele rezultate în urma prelucrării pentru a aplica codurile de bare unice pe fiecare cutie;

Pasul #2 – Realizarea bazei de date a fondului arhivistic

  • Încărcăm electronic inventarele fiecărui beneficiar în softul de management al depozitului care ne elaborează topometria locaţiei;

Pasul #3 – Transportarea şi așezarea documentelor în depozit arhivă

  • Transportăm cutiile cu ajutorul utilajelor din dotare, asigurând în permanenţă integritatea arhivei;
  • Aşezăm fiecare cutie de depozitare arhivă în locaţia indicată de soft, urmărind respectarea parametrilor de locare;
  • Asigurăm în permanență un microclimat controlat, prin temperaturi de 15°C - 25°C și o umiditate relativă de 40% - 65%;

Pasul #4 – Utilizarea documentelor

  • Asigurăm, la cerere, documentele scanate în maximum 2 ore, iar documentele originale în maximum 24 de ore de la înregistrarea solicitării. 
  • La cererea clientului, asigurăm relocarea documentelor într-un alt depozit arhivă din țară, în spațiile Arhivatorul din Cluj-Napoca, Timișoara sau București.

Aveți nevoie de ajutorul nostru?

Solicitați ofertă!

Beneficiați de cele mai inovative soluții de arhivare și gestionare documente! Contactați echipa Arhivatorul pentru a primi toate informațiile de care aveți nevoie!

SERVICII DE ARHIVARE DOCUMENTE

Oferim soluții legale personalizate pentru arhivarea și depozitarea documentelor ce constituie arhiva firmei dumneavoastră. Deținem toate avizele şi autorizațiile de funcționare prevăzute de legislația în vigoare pentru următoarele servicii din domeniul arhivistic:

Proiect de Nomenclator Arhivistic

Asigurăm gratuit consultanță și diligență privind întocmirea și aprobarea Nomenclatorului Arhivistic.

Arhivare documente

Sortăm, toaletăm, ordonăm, inventariem și selecționăm documentele din arhiva firmei dumneavoastră.

Îndosariere și legătorie

Grupăm documentele în unități arhivistice, pe care le îndosariem și le certificăm conform legii.

Distrugere securizată

Garantăm distrugerea integrală și confidențială a documentelor selecționate și aprobate în acest sens.

Depozitare și management

Conservăm documentele în condiții de maximă siguranță și oferim posibilitatea consultării lor în timp util.

Scanare documente - Retro-digitizarea arhivei istorice

Scanăm și păstrăm documentele în format digital pentru acces rapid și conservare de durată.

Digitalizarea companiilor

Oferim soluții inovative de business management în vederea automatizării și optimizării fluxurilor de lucru.

Arhivă electronică legală

Indexăm documentele companiei în format digital, creând o arhivă electronică securizată, cu valoare legală și juridică.

Semnătură electronică

Generăm semnături digitale simple, avansate sau calificate pentru atestarea documentelor cu valoare administrativă și juridică.

Logistică și transport

Transportăm documentele cu mijloace auto proprii, autorizate, asigurate și monitorizate prin GPS.

Emitere adeverințe

Întocmim și eliberăm adeverințe și certificate necesare pensionării foștilor salariați.

BENEFICIILE ȘI AVANTAJELE ZERO HÂRTII
  • Optimizarea costurilor și eliberarea spațiuluili
  • Regăsirea rapidă, chiar și în caz de audit/control, a documentelor păstrate și gestionate conform Legii Arhivelor
  • Eliminarea riscului de a pierde și rătăci documente sau de a încălca prevederile GDPR
  • Accesarea securizată și de la distanță a documentelor
  • Digitalizarea tuturor proceselor de managment al documentelor
  • Distrugerea documentelor în conformitate cu legea
  • Prezentarea corespunzătoare în fața organelor de control
  • Permite monitorizarea și analiza în timp real a proiectelor și a întregului business
  • Automatizarea acțiunilor și proceselor repetitive
 
 
60%

REDUCEREA UTILIZĂRII HÂRTIEI ȘI A COSTURILOR DE TIPĂRIRE ȘI DEPOZITARE

 
 
47%

CREȘTEREA NUMĂRULUI DE DOCUMENTE EMISE LA TIMP ȘI ÎN FORMAT CORECT

 
 
75%

CREȘTEREA NUMĂRULUI DE DOCUMENTE EMISE LA TIMP ȘI ÎN FORMAT CORECT

Nu ai găsit răspunsul la întrebarea ta?

Completează formularul pentru o consultanță GRATUITĂ!

Atașați documente

(copie carte identitate, copie carte de muncă, cererea completată și semnată)