Question 1

Cum mă poate ajuta Arhivatorul în procesul de depozitare arhivă?

Accepted Answer

Arhivatorul este mai mult decât o firmă care te ajută să organizezi și să depozitezi documentele, este un ansamblu de soluții personalizate de arhivare, adecvate oricărui tip de afacere. Documentele sunt preluate direct de la sediul firmei tale, transportate în condiții de siguranță și apoi arhivate și depozitate în condiții de siguranță, astfel ca tu să ai acces la acestea atunci când îți este necesar.

Question 2

Care este procesul de depozitare a documentelor?

Accepted Answer

Procesul de depozitare a documentelor realizat de către Arhivatorul respectă cerințele legale, astfel încât documentele să fie în deplină siguranță. Pașii pentru depozitarea documentelor prin intermediul Arhivatorul sunt:

Preluare arhivă

Un membru al echipei Arhivatorul preia documentele firmei de la sediu companiei tale, asigurând transportul lor la unul din Depozitele de Siguranță Arhivatorul, spre a fi organizate într-o arhivă fizică. Transportul documentelor se face cu precauție, în condiții de siguranță, la fel și manipularea documentelor.

Depozitare documente

Conform legii, spațiile în care se depozitează documentele trebuie să fie curate și protejate de incendii și de umiditate. Arhivatorul îți oferă condiții potrivite de depozitare într-unul din cele trei depozite amplasate strategic pe teritoriul României, în județele Cluj, Timiș și Ilfov.

Consultare documente arhivă

Consultarea documentelor se poate face cu ușurință în cazul documentelor digitalizate, scanate și încărcate în cloud. În cazul în care arhiva este stocată în unul dintre cele trei puncte de depozitare, este necesar să iei legătura cu noi în vederea consultării documentelor. Termenele de eliberare ale documentelor sunt 2 H în format electronic, pe email, sau 24 H în format fizic, expediate la sediul companiei sau instituției tale.

Question 3

Care sunt obligațiile deținătorilor de documente în procesul de depozitare arhivă?

Accepted Answer

Deținătorii de documente au obligația de a păstra documentele firmei în conformitate cu termenul legal menționat în Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și specificat în nomenclatorul arhivistic al societății, cu respectarea condițiilor de calitate specificate în aceeași lege (spații special amenajate, bine ventilate, curate, dotate cu sisteme de protecție anti-incendiu și inundație).

Question 4

Ce trebuie să știu în legătură cu legislația referitoare la depozitarea documentelor?

Accepted Answer

Este important să știi că fiecare tip de document are o anumită perioadă de timp în care trebuie păstrat, în funcție de tipul acestuia. Documentele de personal (contractele de muncă, fișele postului, statele de plată, adeverințe de vechime etc.) se păstrează pentru minimum 75 de ani, documentele juridice (înființare firmă, decizii) se păstrează permanent, contractele comerciale se păstrează timp de 10 ani, iar documentele contabile (bonuri, chitanțe, facturi) se păstrează pentru circa 5-10 ani.

Question 5

Ce provocări pot întâmpina atunci când optez pentru depozitarea arhivei?

Accepted Answer

Atunci când iei în calcul ideea de depozitare arhivă, va trebui să ai în vedere și faptul că pot să apară diferite provocări. Gestionarea documentelor sensibile și nesortate în vederea arhivării poate fi una dintre aceste provocări cu care specialiștii Arhivatorul te pot ajuta.