
SERVICII DE DEPOZITARE ARHIVĂ ȘI MANAGEMENT DOCUMENTE
Prin serviciul de depozitare arhivă, echipa noastră asigură păstrarea documentelor prelucrate în condiții optime de siguranță. Arhivatorul pune la dispoziție spații de depozitare arhivă construite la cele mai înalte standarde, în conformitate cu cerințele legislative.
COSTURI REDUSE
Reducerea costurilor
SECURITATE
Securitate deplină
SPAȚII DEPOZITARE 100% SIGURE
Alături de noi, ai certitudinea că documentele companiei tale sunt păstrate într-un spațiu acreditat, denumit depozit arhivă, care este dotat cu echipamente de ultimă generație, dar și cu sisteme integrate de gestiune, monitorizare și securitate. Societatea noastră dispune de trei depozite: în Cluj-Napoca, Timișoara și București, asigurând astfel o acoperire națională pentru serviciile de management și depozitare arhivă. Fiecare punct de lucru are și o construcție dedicată pentru depozit arhivă. Aceasta este construită strategic și sigur, pentru a fi ferită de calamități naturale – inundații, incendii, cutremure și nu numai.
Sistemul de gestiune electronică ne asigură acces rapid la orice tip de document inventariat și depozitat în locațiile noastre. În urma solicitării clienților noștri, actele necesare pot fi trimise în format fizic, oriunde în țară, în termen de 24h, sau în format electronic, prin scanare, în max. 2 ore.

Lasă în mâinile noastre ce nu mai poți gestiona tu
Contacteză-ne pentru a discuta mai multe detalii și vom găsi împreună cele mai potrivite soluții pentru arhiva companiei tale.
AVANTAJELE COLABORĂRII
Ce avantaje vei obține dacă alegi serviciul de depozitare arhivă și management documente de la Arhivatorul?
MAI MULT SPAȚIU
Eliberarea spațiului afacerii tale ocupat cu depozitarea arhivei
OPTIMIZAREA COSTURILOR
Optimizarea costurilor de depozitare și management al arhivei
ACCES RAPID LA DOCUMENTE
Accesarea rapidă a documentelor, la cerere: în 24H în format fizic și în 2H în format electronic (scanat)
RESPECTAREA LEGISLAȚIEI
Respectarea reglementărilor legale conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1994
SECURITATE RIDICATĂ
Condiții optime de siguranță și securitate
Descoperă Arhivatorul - Depozit de Siguranță
Află mai multe despre noi și echipa noastră urmărind acest video de prezentare.
MANAGEMENT ȘI DEPOZITARE ARHIVĂ ÎN 4 PAȘI
Descoperă etapele procesului de management și depozitare arhivă
Pasul #1 – Pregătirea arhivei pentru depozitare
Utilizăm inventarele rezultate în urma prelucrării pentru a aplica codurile de bare unice pe fiecare cutie.
Pasul #2 – Realizarea bazei de date a fondului arhivistic
Încărcăm electronic inventarele fiecărui beneficiar în softul de management al depozitului care ne elaborează topometria locaţiei.
Pasul #3 – Transportarea şi așezarea documentelor în depozit arhivă
Transportăm cutiile cu ajutorul utilajelor din dotare, asigurând în permanenţă integritatea arhivei. Aşezăm fiecare cutie de depozitare arhivă în locaţia indicată de soft, urmărind respectarea parametrilor de locare. Asigurăm în permanență un microclimat controlat, prin temperaturi de 15°C - 25°C și o umiditate relativă de 40% - 65%.
Pasul #4 – Utilizarea documentelor
Asigurăm, la cerere, documentele scanate în maximum 2 ore, iar documentele originale în maximum 24 de ore de la înregistrarea solicitării. La cererea clienților noștri, asigurăm relocarea documentelor într-un alt depozit Arhivatorul din țară, în Cluj-Napoca, Timișoara sau București.
Ce trebuie să știu despre depozitarea documentelor - Întrebări frecvente:
Depozitarea documentelor într-un spațiu unic, în condiții de protecție și siguranță, te poate ajuta să eviți situațiile deficitare, în care actele se deteriorează, sunt greu de găsit sau nu sunt depozitate în conformitate cu legislația în vigoare. Iată care sunt cele mai frecvente întrebări cu privire la depozitarea documentelor.
Cum mă poate ajuta Arhivatorul în procesul de depozitare arhivă?
Arhivatorul este mai mult decât o firmă care te ajută să organizezi și să depozitezi documentele, este un ansamblu de soluții personalizate de arhivare, adecvate oricărui tip de afacere. Documentele sunt preluate direct de la sediul firmei tale, transportate în condiții de siguranță și apoi arhivate și depozitate în condiții de siguranță, astfel ca tu să ai acces la acestea atunci când îți este necesar.
Care este procesul de depozitare a documentelor?
Procesul de depozitare a documentelor realizat de către Arhivatorul respectă cerințele legale, astfel încât documentele să fie în deplină siguranță. Pașii pentru depozitarea documentelor prin intermediul Arhivatorul sunt:
Preluare arhivă
Un membru al echipei Arhivatorul preia documentele firmei de la sediu companiei tale, asigurând transportul lor la unul din Depozitele de Siguranță Arhivatorul, spre a fi organizate într-o arhivă fizică. Transportul documentelor se face cu precauție, în condiții de siguranță, la fel și manipularea documentelor.
Depozitare documente
Conform legii, spațiile în care se depozitează documentele trebuie să fie curate și protejate de incendii și de umiditate. Arhivatorul îți oferă condiții potrivite de depozitare într-unul din cele trei depozite amplasate strategic pe teritoriul României, în județele Cluj, Timiș și Ilfov.
Consultare documente arhivă
Consultarea documentelor se poate face cu ușurință în cazul documentelor digitalizate, scanate și încărcate în cloud. În cazul în care arhiva este stocată în unul dintre cele trei puncte de depozitare, este necesar să iei legătura cu noi în vederea consultării documentelor. Termenele de eliberare ale documentelor sunt 2 H în format electronic, pe email, sau 24 H în format fizic, expediate la sediul companiei sau instituției tale.
Care sunt obligațiile deținătorilor de documente în procesul de depozitare arhivă?
Deținătorii de documente au obligația de a păstra documentele firmei în conformitate cu termenul legal menționat în Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și specificat în nomenclatorul arhivistic al societății, cu respectarea condițiilor de calitate specificate în aceeași lege (spații special amenajate, bine ventilate, curate, dotate cu sisteme de protecție anti-incendiu și inundație).
Ce trebuie să știu în legătură cu legislația referitoare la depozitarea documentelor?
Este important să știi că fiecare tip de document are o anumită perioadă de timp în care trebuie păstrat, în funcție de tipul acestuia. Documentele de personal (contractele de muncă, fișele postului, statele de plată, adeverințe de vechime etc.) se păstrează pentru minimum 75 de ani, documentele juridice (înființare firmă, decizii) se păstrează permanent, contractele comerciale se păstrează timp de 10 ani, iar documentele contabile (bonuri, chitanțe, facturi) se păstrează pentru circa 5-10 ani.
Ce provocări pot întâmpina atunci când optez pentru depozitarea arhivei?
Atunci când iei în calcul ideea de depozitare arhivă, va trebui să ai în vedere și faptul că pot să apară diferite provocări. Gestionarea documentelor sensibile și nesortate în vederea arhivării poate fi una dintre aceste provocări cu care specialiștii Arhivatorul te pot ajuta.
Pentru noi, arhivele nu sunt o problemă
Intră în contact cu unul dintre consultanții noștri arhivistici și împreună vom găsi cele mai bune soluții pentru arhivarea și gestionarea documentelor companiei tale!
Solicită EVALUARE GRATUITĂ a arhivei!
ATENȚIE!!! Dacă veți completa acest formular pentru solicitarea unei adeverințe, cererea nu va putea fi procesată.
Pentru adeverințe, formularul de contact este AICI.
EI AU ÎNCREDERE ÎN NOI
Clienți care au beneficiat de serviciile Arhivatorul



















MIHAELA TUDOR
Wopfinger Transportbeton SRL
O companie de încredere cu angajați gata oricând să te ajute, să îți explice fiecare pas pe care trebuie să îl parcurgi. Recomand cu încredere!
MAGDALENA TOADER
SCG Smart Corporation Group
Întreaga echipă Arhivatorul ne-a oferit servicii de înalta calitate, promptitudine și profesionalism. Recomand celor care au nevoie de aceste servicii.
CORINA AGAFIU
INDUSTRIAL SOFTWARE
Foarte mulțumite de discuția inițială, preluarea documentelor și colaborarea post arhivare. Profesionalismul la el acasa. Mulțumim, ARHIVATORUL!
Ești în căutarea altor soluții de arhivare documente?
Descoperă și celelalte servicii pe care le oferim: