SERVICII DE SELECȚIONARE ȘI DISTRUGERE SECURIZATĂ A DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ

Prin operațiunea de distrugere documente, la cererea beneficiarului, actele selecţionate, care au depășit termenul de păstrare reglementat legal, se distrug în condiţii de maximă securitate. La finalul procesului de distrugere documente, se va elibera un certificat de distrugere confidențială.
Serviciile de distrugere documente oferite de echipa Arhivatorul reprezintă nu doar o metodă de optimizare a costurilor și a spațiului de lucru, ci și o soluție sustenabilă, prietenoasă cu mediul.

SECURITATE

Condiții de maximă securitate

CONFIDENȚIALITATE

Eliberăm certificat de distrugere confidențială

Descoperă Arhivatorul - Depozit de Siguranță

Află mai multe despre noi și echipa noastră urmărind acest video de prezentare.

AVANTAJELE COLABORĂRII

Ce avantaje vei obține dacă alegi serviciul de distrugere documente de la Arhivatorul?

Optimizarea spațiului

Eliberarea spațiului de depozitare ocupat de documentele cu termen de păstrare depășit

Reducerea costurilor

Reducerea costurilor de depozitare și gestionare a arhivei

Protecție ridicată

Protejarea informațiilor confidențiale sau sensibile

Conformarea cu legislația

Conformarea cu legislația în vigoare, care permite distrugerea documentelor care au depășit termenele de păstrare legale

SERVICII COMPLETE

Întocmirea lucrării de selecționare a documentelor în vederea obținerii avizului de distrugere din partea Arhivelor Naționale (acest beneficiu/serviciu extra se obține la cerere)

CE SE DISTRUGE?

  • documente cu elemente de prindere (agrafe, cleme metalice)
  • documente binduite
  • CD, DVD, Blu-ray-uri, bandă magnetică
  • carduri și cartele de plastic, carduri cu CIP
  • hârtie, carton
  • bibliorafturi cu tipizate financiar-contabile
  • registre financiar-contabile
  • documente arhivate
  • plașe și hărți format A0

CE NU SE DISTRUGE?

  • Plicuri din plastic moale pentru CD-uri și DVD-uri
  • Foliile de protecție A4, care trebuie îndepărtate manual din dosare

DISTRUGERE DOCUMENTE ÎN 3 PAȘI

Descoperă etapele procesului de distrugere securizata a documentelor

Pasul #1 – Pregătirea documentelor

Preluăm documentele selecționate pentru distrugere la unul din depozitele Arhivatorul sau, la cererea companiei tale, ne deplasăm cu echipajul tehnic de distrugere documente la locația acesteia. Pregătim documentele și îndepărtăm toate elementele de plastic (ex. folii de plastic).

Pasul #2 – Etapa de distrugere securizată

Introducem documentele în tocător cu ajutorul personalului calificat. Colectăm deșeul de hârtie rezultat și îl predăm pentru reciclare unei firme specializate.

Pasul #3 – Generarea unui certificat de distrugere confidențială

Eliberăm un certificat de distrugere confidențială pentru cantitatea de deșeu de hârtie rezultată în urma tocării documentelor. Important: Doar după încheierea etapei de selecționare a documentelor și obținerea avizului de distrugere din partea Arhivelor Naționale se poate realiza distrugerea confidențială a documentelor.

Ce trebuie să știu despre distrugerea documentelor - Întrebări frecvente:

Cum simplifică Arhivatorul procesul de distrugere a arhivei?

Atunci când este necesară distrugerea documentelor care au termenul de păstrare depășit, acest proces ar trebui să fie confidențial și eficient. Arhivatorul respectă condițiile necesare pentru eliminarea completă a datelor și confidențialitatea acestora.

Serviciile de distrugere securizată a documentelor presupun un șir de etape menite să asigure eficiența și securitatea procesului. Etapele de lucru sunt:

Selecționarea documentelor

În etapa de selecționare a documentelor sunt verificate documentele al căror termen este depășit și care, în consecință, necesită distrugere. În această fază se întocmește lucrarea de selecționare care necesită aprobarea Arhivelor Naționale pentru distrugerea efectivă a documentelor. Doar după obținerea aprobării, documentele vor putea fi distruse.

Preluarea documentelor

Echipa Arhivatorul preia documentele de la sediul firmei, pentru a fi transportate în siguranță spre locația unde vor fi ulterior distruse în condiții de confidențialitate și securitate.

Distrugerea documentelor

Actele verificate în prealabil ca având termenul depășit sunt într-un final distruse, la solicitarea beneficiarului, prin tocare profesională. Echipa Arhivatorul este atentă la distrugerea documentelor în depline condiții de confidențialitate, respectând, astfel, normele etice impuse.

Emiterea certificatului de distrugere

Ulterior procesului de distrugere documente cu termen de păstrare depășit, vei primi de la Arhivatorul un certificat de distrugere confidențială și procesul verbal cu opis.

Procesul de distrugere documente arhivă vizează distrugerea documentelor a căror termen de păstrare a fost depăsit, dar și documentele care nu aduc un beneficiu real instituției. Vorbim, astfel, despre distrugere securizată corespondență sau documente expirate administrative, fără a fi grevate de valoare legală.

Nu pot fi distruse documentele administrative sau juridice, cum ar fi documentele de înființare ale firmei, sau documentele cu valoare istorică. De asemenea, nu pot fi distruse documentele de tipul hotărârilor judecătorești, ale căror efecte se produc în timp și nici documentele care atestă proprietatea.

Deși nu există un termen legal anume la care se poate realiza procesul de distrugere a documentelor, regulamentul intern al fiecărei companii poate stabili o recurență a acțiunii. În mod normal ar trebui stabilită o evaluare a documentelor, în urma căreia să se stabilească care sunt documentele care vor putea fi distruse.

Pentru că documentele distruse sunt importante pentru firmă, este nevoie de păstrarea unui proces verbal de distrugere a documentelor și de certificatul de distrugere confidențială, în care să se specifice ce anume a fost eliminat. În acest fel poate fi păstrată o evidență clară a documentelor, incluzând și acea parte la care firma trebuie să renunțe.

Distrugerea documentelor se face prin tocare profesională, cu respectarea protocolului de confidențialitate a datelor. La finalul procesului de distrugere documente, firma primește un certificat de distrugere confidențială a datelor.

Una dintre cele mai importante obligații pe care le are o firmă înainte de a opta pentru distrugerea documentelor din arhivă este solicitarea avizului de la Arhivele Naționale pentru lucrarea de selecționare întocmită. Astfel, procesul presupune verificarea temeinică a termenului de păstrare a documentelor, pentru a te asigura că acesta este depășit, solicitarea avizului și distrugerea confidențială a datelor.

Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 reglementează aspectele care țin de distrugerea documentelor, aceasta stipulând faptul că actele trebuie păstrate pentru un anumit termen,  în funcție de tipul documentelor (distrugerea documentelor clasificate, contabile, financiare etc.).

Pentru noi, arhivele nu sunt o problemă

Intră în contact cu unul dintre consultanții noștri arhivistici și împreună vom găsi cele mai bune soluții pentru arhivarea și gestionarea documentelor companiei tale!

Solicită EVALUARE GRATUITĂ a arhivei!

ATENȚIE!!! Dacă veți completa acest formular pentru solicitarea unei adeverințe, cererea nu va putea fi procesată.

Pentru adeverințe, formularul de contact este AICI.

Completează aici și vei fi contactat de un consultant:
Completează CUI-ul companiei tale:
Care sunt serviciile de care ai nevoie pentru compania ta?

EI AU ÎNCREDERE ÎN NOI

Clienți care au beneficiat de serviciile Arhivatorul

MIHAELA TUDOR

Wopfinger Transportbeton SRL

O companie de încredere cu angajați gata oricând să te ajute, să îți explice fiecare pas pe care trebuie să îl parcurgi. Recomand cu încredere!

MAGDALENA TOADER

SCG Smart Corporation Group

Întreaga echipă Arhivatorul ne-a oferit servicii de înalta calitate, promptitudine și profesionalism. Recomand celor care au nevoie de aceste servicii.

CORINA AGAFIU

INDUSTRIAL SOFTWARE

Foarte mulțumite de discuția inițială, preluarea documentelor și colaborarea post arhivare. Profesionalismul la el acasa. Mulțumim, ARHIVATORUL!

Ești în căutarea altor soluții de arhivare documente?

Descoperă și celelalte servicii pe care le oferim: