SERVICII DE SELECȚIONARE ȘI DISTRUGERE SECURIZATĂ A DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ
Prin operațiunea de distrugere documente, la cererea beneficiarului, actele selecţionate, care au depășit termenul de păstrare reglementat legal, se distrug în condiţii de maximă securitate. La finalul procesului de distrugere documente, se va elibera un certificat de distrugere confidențială.
Serviciile de distrugere documente oferite de echipa Arhivatorul reprezintă nu doar o metodă de optimizare a costurilor și a spațiului de lucru, ci și o soluție sustenabilă, prietenoasă cu mediul.
SECURITATE
Condiții de maximă securitate
CONFIDENȚIALITATE
Eliberăm certificat de distrugere confidențială
Descoperă Arhivatorul - Depozit de Siguranță
Află mai multe despre noi și echipa noastră urmărind acest video de prezentare.
AVANTAJELE COLABORĂRII
Ce avantaje vei obține dacă alegi serviciul de distrugere documente de la Arhivatorul?
Optimizarea spațiului
Eliberarea spațiului de depozitare ocupat de documentele cu termen de păstrare depășit
Reducerea costurilor
Reducerea costurilor de depozitare și gestionare a arhivei
Protecție ridicată
Protejarea informațiilor confidențiale sau sensibile
Conformarea cu legislația
Conformarea cu legislația în vigoare, care permite distrugerea documentelor care au depășit termenele de păstrare legale
SERVICII COMPLETE
Întocmirea lucrării de selecționare a documentelor în vederea obținerii avizului de distrugere din partea Arhivelor Naționale (acest beneficiu/serviciu extra se obține la cerere)
CE SE DISTRUGE?
- documente cu elemente de prindere (agrafe, cleme metalice)
- documente binduite
- CD, DVD, Blu-ray-uri, bandă magnetică
- carduri și cartele de plastic, carduri cu CIP
- hârtie, carton
- bibliorafturi cu tipizate financiar-contabile
- registre financiar-contabile
- documente arhivate
- plașe și hărți format A0
CE NU SE DISTRUGE?
- Plicuri din plastic moale pentru CD-uri și DVD-uri
- Foliile de protecție A4, care trebuie îndepărtate manual din dosare
DISTRUGERE DOCUMENTE ÎN 3 PAȘI
Descoperă etapele procesului de distrugere securizata a documentelor
Pasul #1 – Pregătirea documentelor
Preluăm documentele selecționate pentru distrugere la unul din depozitele Arhivatorul sau, la cererea companiei tale, ne deplasăm cu echipajul tehnic de distrugere documente la locația acesteia. Pregătim documentele și îndepărtăm toate elementele de plastic (ex. folii de plastic).
Pasul #2 – Etapa de distrugere securizată
Introducem documentele în tocător cu ajutorul personalului calificat. Colectăm deșeul de hârtie rezultat și îl predăm pentru reciclare unei firme specializate.
Pasul #3 – Generarea unui certificat de distrugere confidențială
Eliberăm un certificat de distrugere confidențială pentru cantitatea de deșeu de hârtie rezultată în urma tocării documentelor. Important: Doar după încheierea etapei de selecționare a documentelor și obținerea avizului de distrugere din partea Arhivelor Naționale se poate realiza distrugerea confidențială a documentelor.
Ce trebuie să știu despre distrugerea documentelor - Întrebări frecvente:
Cum simplifică Arhivatorul procesul de distrugere a arhivei?
Atunci când este necesară distrugerea documentelor care au termenul de păstrare depășit, acest proces ar trebui să fie confidențial și eficient. Arhivatorul respectă condițiile necesare pentru eliminarea completă a datelor și confidențialitatea acestora.
Care este procesul de distrugere a documentelor?
Serviciile de distrugere securizată a documentelor presupun un șir de etape menite să asigure eficiența și securitatea procesului. Etapele de lucru sunt:
Selecționarea documentelor
În etapa de selecționare a documentelor sunt verificate documentele al căror termen este depășit și care, în consecință, necesită distrugere. În această fază se întocmește lucrarea de selecționare care necesită aprobarea Arhivelor Naționale pentru distrugerea efectivă a documentelor. Doar după obținerea aprobării, documentele vor putea fi distruse.
Preluarea documentelor
Echipa Arhivatorul preia documentele de la sediul firmei, pentru a fi transportate în siguranță spre locația unde vor fi ulterior distruse în condiții de confidențialitate și securitate.
Distrugerea documentelor
Actele verificate în prealabil ca având termenul depășit sunt într-un final distruse, la solicitarea beneficiarului, prin tocare profesională. Echipa Arhivatorul este atentă la distrugerea documentelor în depline condiții de confidențialitate, respectând, astfel, normele etice impuse.
Emiterea certificatului de distrugere
Ulterior procesului de distrugere documente cu termen de păstrare depășit, vei primi de la Arhivatorul un certificat de distrugere confidențială și procesul verbal cu opis.
Ce tipuri de documente pot fi distruse?
Procesul de distrugere documente arhivă vizează distrugerea documentelor a căror termen de păstrare a fost depăsit, dar și documentele care nu aduc un beneficiu real instituției. Vorbim, astfel, despre distrugere securizată corespondență sau documente expirate administrative, fără a fi grevate de valoare legală.
Ce tipuri de documente NU pot fi distruse?
Nu pot fi distruse documentele administrative sau juridice, cum ar fi documentele de înființare ale firmei, sau documentele cu valoare istorică. De asemenea, nu pot fi distruse documentele de tipul hotărârilor judecătorești, ale căror efecte se produc în timp și nici documentele care atestă proprietatea.
Cât de frecvent ar trebui să distrug documentele?
Deși nu există un termen legal anume la care se poate realiza procesul de distrugere a documentelor, regulamentul intern al fiecărei companii poate stabili o recurență a acțiunii. În mod normal ar trebui stabilită o evaluare a documentelor, în urma căreia să se stabilească care sunt documentele care vor putea fi distruse.
Este necesară păstrarea unui proces verbal după distrugerea documentelor?
Pentru că documentele distruse sunt importante pentru firmă, este nevoie de păstrarea unui proces verbal de distrugere a documentelor și de certificatul de distrugere confidențială, în care să se specifice ce anume a fost eliminat. În acest fel poate fi păstrată o evidență clară a documentelor, incluzând și acea parte la care firma trebuie să renunțe.
Ce metode se folosesc pentru distrugerea documentelor de arhivă?
Distrugerea documentelor se face prin tocare profesională, cu respectarea protocolului de confidențialitate a datelor. La finalul procesului de distrugere documente, firma primește un certificat de distrugere confidențială a datelor.
Care sunt obligațiile deținătorilor de documente în procesul de distrugere a documentelor arhivate?
Una dintre cele mai importante obligații pe care le are o firmă înainte de a opta pentru distrugerea documentelor din arhivă este solicitarea avizului de la Arhivele Naționale pentru lucrarea de selecționare întocmită. Astfel, procesul presupune verificarea temeinică a termenului de păstrare a documentelor, pentru a te asigura că acesta este depășit, solicitarea avizului și distrugerea confidențială a datelor.
Ce trebuie să știu despre prevederile legale referitoare la distrugerea documentelor?
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 reglementează aspectele care țin de distrugerea documentelor, aceasta stipulând faptul că actele trebuie păstrate pentru un anumit termen, în funcție de tipul documentelor (distrugerea documentelor clasificate, contabile, financiare etc.).
Pentru noi, arhivele nu sunt o problemă
Intră în contact cu unul dintre consultanții noștri arhivistici și împreună vom găsi cele mai bune soluții pentru arhivarea și gestionarea documentelor companiei tale!
Solicită EVALUARE GRATUITĂ a arhivei!
ATENȚIE!!! Dacă veți completa acest formular pentru solicitarea unei adeverințe, cererea nu va putea fi procesată.
Pentru adeverințe, formularul de contact este AICI.
EI AU ÎNCREDERE ÎN NOI
Clienți care au beneficiat de serviciile Arhivatorul
MIHAELA TUDOR
Wopfinger Transportbeton SRL
O companie de încredere cu angajați gata oricând să te ajute, să îți explice fiecare pas pe care trebuie să îl parcurgi. Recomand cu încredere!
MAGDALENA TOADER
SCG Smart Corporation Group
Întreaga echipă Arhivatorul ne-a oferit servicii de înalta calitate, promptitudine și profesionalism. Recomand celor care au nevoie de aceste servicii.
CORINA AGAFIU
INDUSTRIAL SOFTWARE
Foarte mulțumite de discuția inițială, preluarea documentelor și colaborarea post arhivare. Profesionalismul la el acasa. Mulțumim, ARHIVATORUL!
Ești în căutarea altor soluții de arhivare documente?
Descoperă și celelalte servicii pe care le oferim:
Adeverințe Arhivatorul
Digitalizarea companiilor
Arhivă electronică legală
Semnătură electronică
Scanare documente – Retro-digitizare arhivă
Depozitare arhivă și management documente
Distrugere documente
Indosariere documente & legatorie
Arhivare documente fizice
Nomenclator Arhivistic