Indosariere Documente & Servicii Legatorie Documente - Oferta personalizata

SERVICII DE INDOSARIERE DOCUMENTE, LEGATORIE SI CERTIFICARE

Serviciile de îndosariere documente, alături de cele de legătorie, includ operațiunile prin care documentele sunt grupate și legate în coperți de carton, pentru a se asigura conservarea lor în timp.

Echipa Arhivatorul vine în întâmpinarea nevoilor companiei tale cu o gamă completă de servicii, asigurând asistență de specialitate în etapele de îndosariere documente, legătorie, numerotare și certificare. Procedurile de legătorie și îndosariere documente sunt realizate de către specialiști certificați, în conformitate cu normele legislative și tehnice impuse de legislația din domeniul arhivistic.

SIGURANȚĂ

la depozitare

ORGANIZARE

eficientă în arhivă

AVANTAJELE COLABORĂRII

Ce avantaje vei obține dacă alegi serviciul de îndosariere documente și legătorie de la Arhivatorul?

Conservare și protejare

Conservarea și protejarea documentelor în timp

Organizare Eficientă

Organizarea documentelor într-un mod optim și eficient

Economie

Economisirea de spațiu în arhivă

Accesibilitate

Ușurință sporită de manipulare

Descoperă Arhivatorul - Depozit de Siguranță

Află mai multe despre noi și echipa noastră urmărind acest video de prezentare.

LEGĂTORIE ȘI ÎNDOSARIERE DOCUMENTE ÎN 4 PAȘI

Descoperă etapele procesului de legătorie și îndosariere documente

Pasul #1 – Pregătirea documentelor

✓ Îndepărtăm acele, clamele și agrafele metalice astfel încât, prin toaletarea documentelor, să se asigure citirea completă a textului
✓ Ordonăm documentele
✓ Pregătim coperţile şi ne asigurăm că dosarele nu vor depăşi 250-300 file

Pasul #2 – Legarea dosarelor

✓ Grupăm documentele în coperţi de carton
✓ Perforăm în 4 puncte, având grijă să nu fie afectată integritatea documentelor și a informațiilor cuprinse în acestea
✓ Legăm cu sfoară de legătorie

Pasul #3 – Înscripţionarea dosarelor

Inscripţionăm dosarele pe faţă şi cotor cu următoarele date: denumirea instituției, denumirea compartimentului creator, anul sau anii extremi, indicativul din Nomenclator, volumul – dacă e cazul, termenul de păstrare și numărul total al filelor.

Pasul #4 – Numerotarea şi certificarea dosarelor

&#x2713 Numerotăm cu creion chimic în colţul din dreapta sus, începând cu numărul 1 pe prima filă
&#x2713 La finalul dosarului, consemnăm numărul total de file rezultat și certificăm dosarul

Ce trebuie să știu despre îndosarierea documentelor - Întrebări frecvente:

Cum se realizează corect îndosarierea documentelor?

Îndosarierea corectă a documentelor presupune câteva etape premergătoare de pregătire a documentelor care includ: sortarea documentelor pe categorii sau chiar pe departamente de lucru, clasificarea documentelor în nomenclatorul arhivistic, îndosarierea în dosare sau mape care să asigure protecția documentelor, etichetarea dosarelor, în vederea cunoașterii conținutului acestora(…) și ulterior depozitarea în spații speciale, care să protejeze documentele și care să ofere acces facil la acestea.

Ce tipuri de documente necesită indosariere?

Îndosarierea poate fi realizată pentru orice tip de documentație, deoarece orice firmă sau orice instituție lucrează cu un flux relativ ridicat de documente. Îndosarierea se poate face în cazul documentelor administrative (acte de înființare a firmelor, procese verbale, rapoarte etc.), în cazul documentelor juridice (licențe de funcționare, contracte, acte adiționale etc.), în cazul documentelor contabile (facturi, chitanțe, bonuri, registre contabile etc.), în situația documentelor istorice sau în cazul documentelor de resurse umane (contracte de muncă, acte adiționale, fișe de post, suspendări sau încheieri de contract etc.).

De ce este importantă îndosarierea documentelor în arhivare?

Îndosarierea este una dintre componentele procesului de arhivare care oferă o multitudine de beneficii, începând de la o organizare eficientă a fluxului de documente și până la păstrarea acestora într-un mod cât mai util pentru protejarea actelor. Prin îndosariere și arhivare, sunt respectate și cerințele legale de păstrare a documentelor, iar în plus, un alt beneficiu este faptul că îndosarierea previne pierderea sau deteriorarea documentelor. În ceea ce privește confidențialitatea și siguranța, îndosarierea este utilă deoarece previne accesul neautorizat, păstrând documentele într-o arhivă ce poate fi consultată mult mai ușor, grație organizării eficiente.

Care sunt cele mai bune practici pentru îndosarierea documentelor?

Îndosarierea documentelor contabile, fiscale sau juridice necesită stabilirea unor proceduri clare cu privire la proces și trebuie să se supună reglementărilor specifice. Documentele îndosariate trebuie să treacă prin procese de verificare și actualizare recurente, pentru a reflecta, astfel, schimbările din mediul organizațional intern. Pentru siguranța documentelor, bunele practici înseamnă și folosirea unor sisteme de management digital care să asigure monitorizarea și accesarea eficientă a documentelor sau, în cazul arhivelor fizice, folosirea unor soluții durabile și de calitate de îndosariere și arhivare, care să asigure protecția actelor.

Ce documente contabile trebuie indosariate obligatoriu?

Îndosarierea este obligatorie în cazul documentelor contabile de achiziție (facturi, bonuri, chitanțe, contracte), în cazul registrelor contabile (registrul jurnal, inventarul), în cazul extraselor bancare și a situațiilor financiare, a bilanțurilor, statelor de salarii sau notelor explicative.

Cum se face corect îndosarierea documentelor contabile?

Îndosarierea documentelor contabile se face sortând, în prealabil, fiecare document, în vederea organizării pe tipologii de documente și termene de păstrare. Se poate face în același timp și verificarea completitudinii actelor, pentru ca în situația în care ele nu sunt complete, aceste aspecte să fie remediate. După clasificarea documentelor în funcție de tip, se poate face o clasificare cronologică, urmând ca fiecare categorie să fie îndosariată și mai apoi arhivată.

Cât de des trebuie realizată îndosarierea documentelor în instituții?

Îndosarierea documentelor trebuie să fie făcută periodic, în funcție de fluxul de documente al fiecărei firme. Îndosarierea se poate face trimestrial, anual sau la anumite perioade de timp stabilite prin proceduri interne, mai ales în cazul firmelor cu volume mari de documente.

De ce este importantă legătoria documentelor pentru arhivarea pe termen lung?

Legătoria documentelor este un proces prin care se asigură arhivarea grupată a actelor, într-un mod stabil, fără a permite, așadar, mobilitatea filelor. Prin legătorie se asigură, astfel, completitudinea documentelor și păstrarea în siguranță a acestora, fără a afecta în vreun fel utilizarea. Mai mult decât atât, prin legătorie se reduce riscul pierderii ulterioare a documentelor sau rătăcirea acestora, dar și situațiile de rupere, deteriorare sau murdărire a filelor.

Ce reguli trebuie respectate în procesul de legătorie a documentelor oficiale?

În cazul documentelor oficiale, există câteva reguli speciale de îndosariere, iar acestea țin de cantitatea și numărul documentelor ce pot fi incluse per dosar, dar și de utilizarea unor soluții de îndosariere de calitate (dosare calitative, rezistente, legătorie calitativă etc.). În plus, este nevoie de etichetarea dosarelor în mod corect, de datare, de realizare a unui opis cu documentele conținute în dosar și ulterior de semnare și ștampilare.

Cum se desfășoară procesul de legătorie documente într-o firmă specializată?

La Arhivatorul, documentele trec printr-un proces complex pentru a ajunge să fie legate și arhivate. Documentele sunt, în primă fază, colectate de la firmă, verificate și numerotate. Ulterior, după realizarea acestor etape, se face perforarea în 4 puncte a marginilor pentru a permite legarea, se face numerotarea cu creion chimic a paginilor, iar dosarele sunt fixate în coperțile dosarului. La final, dosarele sunt etichetate, se consemnează numărul total de file din dosar și se certifică dosarul conform reglementărilor impuse de legislația în vigoare.

Pentru noi, arhivele nu sunt o problemă

Intră în contact cu unul dintre consultanții noștri arhivistici și împreună vom găsi cele mai bune soluții pentru arhivarea și gestionarea documentelor companiei tale!

Solicită EVALUARE GRATUITĂ a arhivei!

ATENȚIE!!! Dacă veți completa acest formular pentru solicitarea unei adeverințe, cererea nu va putea fi procesată.

Pentru adeverințe, formularul de contact este AICI.

Completează aici și vei fi contactat de un consultant:

Name

Telefon

Completează CUI-ul companiei tale:

CUI

Care sunt serviciile de care ai nevoie pentru compania ta?

GDPR

Sunt de acord cu politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

EI AU ÎNCREDERE ÎN NOI

Clienți care au beneficiat de serviciile Arhivatorul

MIHAELA TUDOR

Wopfinger Transportbeton SRL

O companie de încredere cu angajați gata oricând să te ajute, să îți explice fiecare pas pe care trebuie să îl parcurgi. Recomand cu încredere!

MAGDALENA TOADER

SCG Smart Corporation Group

Întreaga echipă Arhivatorul ne-a oferit servicii de înalta calitate, promptitudine și profesionalism. Recomand celor care au nevoie de aceste servicii.

CORINA AGAFIU

INDUSTRIAL SOFTWARE

Foarte mulțumite de discuția inițială, preluarea documentelor și colaborarea post arhivare. Profesionalismul la el acasa. Mulțumim, ARHIVATORUL!