ADEVERINȚE: 0756 085 551 / 0371 387 446

ÎNTREBĂRI
FRECVENTE

AFLAȚI AICI RĂSPUNSURILE LA ÎNTREBĂRILE DVS.

Întrebarea completă: 

Cum se procedează cu arhivarea documentelor dacă nomenclatorul după care se arhivează se schimbă în cursul anului?

Avem următorul exemplu: nomenclator schimbat în 15.05.2017. Arhivarea documentelor emise în 2017 se face după nomenclatorul din 2017 sau documentele emise după data 15.05.2017 se arhivează după noul nomenclator şi documentele emise 01.02.2017-14.05.2017 se arhivează după prevederile vechiului nomenclator? De asemenea, care este baza legală care tratează speţa cu nomenclatorul modificat la mijlocul anului şi modul de arhivare al documentelor emise în acel an (speţa cu 2017)?

Răspunsul complet: 

Nomenclatorul Arhivistic intră în aplicare la data la care a fost aprobat și avizat de Arhivele Naționale. Serviciul Județean al Arhivelor Naționale de pe raza căruia s-a supus aprobării Nomenclatorul arhivistic vor transmite aceste informații o dată cu returnarea Nomenclatorului arhivistic aprobat de ei.

Conform Art. 15. din „Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 – Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale”:

După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui„. 

Ordinul completează cerințele legale ale Arhivelor Naționale formulate în Legea de bază a Arhivelor nr.16/1996.

Creatorii și deținătorii de documente (persoane fizice sau juridice) răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevăzute de Legea Arhivelor Naționale (Legea nr.16/1996 republicată). Documentele pot fi păstrate și de firma propriu-zisă atât timp cât se asigură depozitarea lor corectă. Pentru siguranța documentelor și liniștea dvs, vă recomandăm serviciile noastre.

Nomenclatorul Arhivistic este un instrument de lucru utilizat la constituirea unităților arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme și termene de păstrare.

Parcul logistic care deservește transportul arhivei atât de la client la depozit cât și de la depozit la client, este dotat cu autoturisme / autoutilitare monitorizate în permanență prin satelit care asigură siguranță totală.

O arhivare electronică este avantajoasă pentru dumneavoastră dacă aveți nevoie să găsiți documentele și să le vizualizați cât mai rapid, fără prea multe bătăi de cap. Este important să știți că o arhivare electronică nu vă lipsește de necesitatea celei fizice.

Managementul activităților de prelucrare arhivistică implică preluarea documentelor, ordonarea acestora, legarea, introducerea în containere speciale de arhivă, depozitarea în spații special amenajate, după criterii bine stabilite, elaborarea inventarului în format electronic, pe tipuri de documente, cronologic, structural sau alfabetic, dar și un inventar care se pune la dispoziția colaboratorului. Pe scurt, acest termen descrie întregul proces pe care îl desfășurăm pentru a ne asigura că integritatea documentelor dvs nu este afectată în niciun fel.

Documentele se leagă în coperți, urmând ca fiecare dosar să nu depășească numărul de file prevăzut de Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, iar la finalul acestei operațiuni, fiecare dosar va avea trecute pe copertă elementele de identificare (cota, anul, indicativul din nomenclator, numărul filelor, etc.).

Depozitul Arhivatorul dispune de o suprafață de 5000 mp și poate asigura păstrarea și conservarea a peste 200.000 ml de arhivă în cele mai bune condiții de siguranță și integritate.

Depozitul este dotat cu echipamente de ultimă generație și sisteme integrate de gestiune, monitorizare și securitate. Este construit strategic și sigur, pentru a fi ferit de calamități naturale cum sunt inundațiile, incendiile, cutremurele și nu numai.

Cu siguranță, nu. Actele se arhivează în depozitul nostru pe baza nomenclatorului arhivistic. Clientul va avea posibilitatea de a le consulta într-o încăpere special proiectată pentru acest lucru. Acest lucru va fi comunicat telefonic, pentru ca personalul nostru să extragă datele necesare, astfel încât să le puteți consulta la momentul dorit.

Întreg personalul companiei dispune de un contract de condifențialitate pe care l-a încheiat cu Arhivatorul. Totodată, persoana responsabilă pentru arhiva unul client semnează un acord de confidențialitate cu acesta. 

Folosiți cu încredere datele de contact de mai jos pentru a intra în legătură cu specialiștii noștri.

VĂ STĂM LA DISPOZIȚIE

Dacă întrebarea pe care o aveți nu se regăsește mai sus, contactați-ne direct!