ADEVERINȚE: 0756 085 551 / 0371 387 446
Obligațiile entităților în ceea ce privește arhivarea
  • Blog

Arhivarea documentelor  trebuie gestionată în conformitate cu prevederile Ordinului Ministerului Finanţelor Publice nr. 2.634/2015.

Atunci când este vorba despre contracte și despre documente financiar-contabile, grija pentru fiecare act în parte este foarte importantă. Fiecare entitate are propriile obligații, totul pentru ca fiecare activitate să fie transparentă și fiecare acțiune să fie ușor de documentat prin prezentarea actelor necesare. În ceea ce privește arhivarea registrelor contabile și a actelor ce relaționează cu acestea, arhivarea este punctul cheie, atât necesară, cât și obligatorie.

Pe lângă companii mai există și alte tipuri de entități care au obligația păstrării și arhivării corespunzătoare a actelor, după cum urmează:

  • instituții publice, asociații și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial;
  • organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil.
  • societăți/companii naționale,
  • regii autonome,
  • instituțiile de cercetare-dezvoltare,
  • societăți cooperatiste.

Fiecare parte trebuie să emită și să recepționeze documentele la timp, pentru o bună funcționare a întregului sistem contabil. Fie că sunt păstrate la domiciliul fiscal al contribuabilului, la sediul social al firmei sau la un sediu secundar, documentele trebuie arhivate conform legislației. Documentele care se află în cursul exercițiului financiar pot fi păstrate în perioada 1-25 a lunii următoare la sediul persoanei fizice sau juridice autorizate pentru prelucrarea lor, pentru ca aceasta să poată realiza declarațiile fiscale.

În ceea ce privește obligațiile organelor de control, acestea trebuie să verifice metoda și calitatea arhivării, fie că este vorba despre arhivarea electronică sau cea clasică, fizică. La capitolul arhivare electronică, organul fiscal poate solicita prezentarea aplicațiilor informatice care au ajutat la realizarea arhivei. 

Oricare ar fi metoda de arhivare, obligațiile revin companiei, a departamentului financiar, de resurse umane sau a departamentului administrativ și poate fi o corvoadă. Însă această resonsabilitate care nu generează venit companiei, dar folosește resurse considerabile, având în vedere că reprezintă o obligație legală, poate fi externalizată către o companie specializată. O astfel de companie asigură siguranța documentelor, păstrarea lor conform legislației în vigoare, cât și profesionalism – având la baza persoane dedicate, special instruite în acest domeniu.