Servicii de întocmire nomenclator arhivistic
Un Nomenclator Arhivistic este un instrument principal de lucru al fiecărui creator și deținător de arhivă, deoarece acesta stabilește termenul de păstrare al fiecărui document creat. Realizarea unui nomenclator cu termene de păstrare este obligatorie pentru orice creator și deținător de documente, conform legislației în vigoare (Legea Arhivelor nr. 16/1996).
Obligatoriu
Conform legislației
Eficient
În organizarea arhivei
consultanță de specialitate
Pentru clienții a căror arhive se află în depozitele Arhivatorul, oferim consultanță de specialitate, gratuită, pentru realizarea proiectului de nomenclator cu termene de păstrare și, totodată, îndrumare în obținerea avizării de către Arhivele Naționale. Pentru un management al documentelor realizat în mod eficient, nomenclatorul arhivistic este un element important și necesar.
- consultanță de specialitate în realizarea proiectului
- suport în obținerea avizării de către Arhivele Naționale
Lasă în mâinile noastre ce nu mai poți gestiona tu
Contacteză-ne pentru a discuta mai multe detalii și vom găsi împreună cele mai potrivite soluții pentru arhiva companiei tale.
AVANTAJELE COLABORĂRII
Ce avantaje vei obține dacă alegi serviciul întocmire nomenclator arhivistic de la Arhivatorul?
ORGANIZARE EFICIENTĂ
Clasificare și organizare a documentelor conform unor termenelor de păstrare bine stabilite
STANDARDIZARE A DOCUMENTELOR
Standardizare a documentelor în baza unui set unic de reguli și proceduri de clasificare și catalogare
IDENTIFICARE UȘOARĂ A DOCUMENTELOR
Identificare și urmărire ușoară a documentelor aparținând unei arhive
CONTROL DEPLIN
Control deplin asupra documentelor
Descoperă Arhivatorul - Depozit de Siguranță
Află mai multe despre noi și echipa noastră urmărind acest video de prezentare.
ETAPELE ÎNTOCMIRII UNUI NOMENCLATOR ARHIVISTIC
Descoperă etapele procesului de realizare a unui nomenclator arhivistic
Pasul #1 – Organigrama societății
Organigrama societății stă la baza realizării unui proiect de nomenclator arhivistic. Astfel, dacă nu a fost realizată în prealabil, este necesar să elaborăm organigrama societății în această etapă, pentru a identifica toate compartimentele și tipurile de documente care se generează și înregistrează în companie.
Pasul #2 – Întocmirea propriu-zisă
Coloana 1 – denumirea departamentelor, Coloana 2 – numărul curent, Coloana 3 – denumirea dosarelor, Coloana 4 – termenul de păstrare, Coloana 5 – observații.
Pasul #3 – Aprobarea
Un nomenclator arhivistic realizat se aprobă de către conducerea unității.
Pasul #4 – Avizarea
După aprobare de către conducerea societății, proiectul de Nomenclator Arhivistic se depune spre avizare la Serviciul Județean al Arhivelor Naţionale.
Ce trebuie să știu despre nomenclatorul arhivistic - Întrebări frecvente:
Ce este un nomenclator arhivistic?
Fiecare creator sau deținător al unei arhive are obligația, în conformitate cu specificațiile Legii Arhivelor (Legea nr. 16/ 1996) să întocmească un Nomenclator Arhivistic. Acesta este un instrument care stabilește termenul de păstrare pentru fiecare document arhivat, clasificând documentele în funcție de tip și importanță, astfel încât să existe o evidență eficientă a tuturor documentelor.
De ce este important să ai un nomenclator arhivistic?
Un nomenclator arhivare documente contabile, juridice, fiscale sau de alt tip, folosește un set clar de reguli și proceduri eficiente de arhivare care îți oferă un control deplin asupra arhivei. Este important să folosești un nomenclator arhivistic pentru că acesta îți oferă beneficiul standardizării și al organizării eficiente, aspecte care facilitează procesele de utilizare rapidă a informațiilor, recuperarea ușoară a acestora sau prezentarea documentelor în cazuri de audit sau control.
Cum se face actualizarea unui nomenclator arhivistic?
(…)Nomenclatorul arhivistic se actualizează ori de câte ori se modifică semnificativ structura organizatorică (organigrama companiei), ori când mai multe documente nu mai sunt în uz, sau au apărut noi tipuri de documente.
Pentru actualizarea nomenclatorului arhivistic este necesară analiza documentelor aflate deja în arhivă, revizuirea termenelor și introducerea noilor documente. Este important să știi că noua versiune de arhivă trebuie să primească aprobarea din partea conducerii unității și, după caz, trebuie să fie aprobată de către Arhivele Naționale.
Nomenclatorul arhivistic pentru instituțiile publice
Ce documente trebuie incluse în nomenclatorul arhivistic pentru instituțiile publice și private?
Instituțiile statului și private se confruntă cu un volum însemnat de documente ce trebuie să fie stocat, iar nomenclatorul arhivistic este o soluție utilă. Documentele ce pot fi incluse în nomenclator pot fi documente administrative, documente de resurse umane, documente tehnice, documente financiar-contabile sau corespondență.
Cum se actualizează nomenclatorul arhivistic în cadrul unei primării?
În conformitate cu Legea Arhivelor nr. 16/1996, actualizarea nomenclatorului arhivistic se face respectând o serie de etape ce țin de identificarea documentelor care necesită actualizare, determinarea și verificarea termenelor de păstrare pentru fiecare tip de document și obținerea avizului favorabil de actualizare de la Arhivele Naționale.
Care sunt termenele de păstrare pentru documentele din nomenclatorul arhivistic al primăriilor comunale?
La fel ca și în cazul celorlalte categorii de instituții publice, documentele trebuie să fie păstrate în conformitate cu cerințele legii: documente financiare și contabile 5-10 ani, documentele juridice permanent, documentele de personal și resurse umane 75 de ani.
Ce soluții digitale pot facilita gestionarea nomenclatorului arhivistic pentru evidența persoanelor?
Evidența persoanelor este unul dintre segmentele care ridică cele mai mari cerințe atunci când vine vorba despre protecția datelor și confidențialitate. De aceea, soluțiile digitale ce pot fi implementate pentru facilitatea gestionării nomenclatorului arhivistic pentru evidența persoanelor pot include digitalizarea documentelor și în unele situații retrodigitizarea.
Care sunt cerințele legale pentru nomenclatorul arhivistic în cadrul stării civile?
Nomenclatorul arhivistic în cadrul stării civile are o importanță deosebit de mare, deoarece documentele care intră în flux au caracter de păstrare permanent, dat fiind tipul acestora. Documentele incluse în această arhivă au rol de identificare (registre de stare civilă, certificate de naștere, căsătorie etc.), iar termenul de păstrare este permanent, așadar este nevoie ca nomenclatorul arhivistic să le includă.
Cum se organizează documentele de achiziții publice în nomenclatorul arhivistic?
Reglementările în zona de achiziții publice etapizează categoriile de lucrări, așadar și nomenclatorul va trebui să fie completat pe măsura procesului cu: documentele de ofertare și atribuire (cu termen de păstrare de 10 ani), contracte și acte adiționale (cu termen de păstrare de 10 ani de la finalizarea lucrărilor) și procese verbale de recepție și încheiere a lucrărilor (cu termen de 5-10 ani).
Cum se organizează documentele istorice în nomenclatorul arhivistic al Arhivelor Naționale?
Documentele istorice implică un termen permanent de păstrare în condiții care să le păstreze acestora integritatea, iar organizarea se face după tipologie, tematică sau după caracterul cronologic.
Cum se arhivează corect documentele în nomenclatorul arhivistic al bibliotecilor?
Organizarea corectă a documentelor în nomenclatorul arhivistic al bibliotecilor se face în funcție de tipul și cronologia acestora, documentele fiind separate după categorii și organizate în funcție de importanță și utilitate.
Nomenclatorul arhivistic pentru instituțiile juridice
Ce documente juridice trebuie incluse în nomenclatorul arhivistic?
Instituțiile juridice trebuie, de asemenea, să arhiveze documentele după un nomenclator arhivistic, documentele juridice fiind contractele, actele constitutive, hotărârile judecătorești, dosarele de litigii, avizele juridice, rapoartele și corespondența juridică.
Cum se actualizează nomenclatorul arhivistic în cadrul compartimentului juridic?
Nomenclatorul arhivistic este actualizat de fiecare dată când structura organizatorică a companiei suferă modificări semnificative (organigrama se schimbă) sau când apar noi tipuri de documente ori anumite documente nu mai sunt utilizate.
Cum se respectă reglementările legale în nomenclatorul arhivistic pentru instanțele judecătorești?
Obligația instanțelor judecătorești este aceea de a menține nomenclatorul arhivistic actualizat, respectând, în același timp, normele cu privire la accesul la documente și asigurarea confidențialității acestora. În cazul documentelor cu termen de păstrare depășit, obligația legală este aceea de a elimina documentele în conformitate cu procedurile impuse de către Arhiva Națională.
Cum se organizează dosarele juridice în nomenclatorul arhivistic al parchetelor?
Dosarele juridice sunt organizate în funcție de tipul acestora și de importanța cazului din dosar. Există mai multe categorii de documente ce pot fi incluse în nomenclatorul arhivistic, cum ar fi dosarele de urmărire penală, rechizitoriile, ordonanțele, actele procedurale, corespondența cu instanțele și alte documente administrative. Fiecare dosar este clasificat conform nomenclatorului arhivistic, primind în sistem un cod specific și un termen de păstrare stabilit prin reglementările Arhivelor Naționale. În cazul dosarele cu un nivel ridicat de securitate, cum ar fi cele în care sunt aduse probe în susținerea proceselor, este necesară arhivare separată, în condițiile specificate de lege. Documentele sunt organizate cronologic pentru a facilita accesul și consultarea atunci când sunt necesare autorităților. Accesul la aceste dosare este strict reglementat, fiind permis doar persoanelor autorizate, pentru a asigura confidențialitatea informațiilor și integritatea actelor juridice.
Care sunt cerințele specifice pentru nomenclatorul arhivistic notarial?
Cabinetele notariale trebuie să includă în nomenclatorul arhivistic documentele specifice activității de notariat, cum ar fi contractele, testamentele, procurile și registrele notariale. Aceste documente trebuie să fie păstrate în conformitate cu cerințele legale impuse de către Arhivele Naționale și de către Uniunea Națională a Notarilor Publici, cu accent pe confidențialitate, pe protecția împotriva falsificării, pierderii sau deteriorării documentelor.
Nomenclatorul arhivistic pentru domeniul privat
Cum se creează un nomenclator arhivistic pentru firme?
Nomenclatorul arhivistic pentru firme este creat pe baza identificării și sortării documentelor după tipul și importanța acestora: documente administrative, documente de personal, documente contabile, tehnice sau juridice. Fiecărui document i se verifică termenul de păstrare, în vederea arhivării corecte.
Ce bune practici există pentru arhivarea documentelor de investiții?
Arhivarea documentelor de investiții presupune sortarea și identificarea termenelor de păstrare, urmând, apoi, indexarea și arhivarea în condiții de confidențialitate și siguranță. Documentele de investiții fac parte din categoria documentelor financiare, de aceea acestora li se acordă o importanță aparte, prin menținerea unei evidențe clare și eficiente.
Cum ajută un nomenclator arhivistic la organizarea documentelor într-o societate comercială?
Beneficiul major al unui nomenclator arhivistic cu privire la documentele unei societăți este structura eficientă de organizare în funcție de tip, importanță, tematică și termen de păstrare. Documentele pot fi, astfel, consultate cu o mai mare ușurință și pot fi păstrare într-o ordine logică, ce ajută la fluidizarea proceselor companiei.
Cum se organizează documentele de resurse umane într-un nomenclator arhivistic?
Un nomenclator arhivistic de documente de resurse umane include toate actele care țin de personal și de activitatea HR, în funcție de tipul acestora și termenele de păstrare: contracte de muncă, suspendări de contract, încheieri de contract sau cereri de concediu de odihnă.
Ce tipuri de documente sunt incluse în nomenclatorul arhivistic pentru proiecte europene?
În nomenclatorul arhivistic pentru proiecte europene, sunt incluse cererile de finanțare, rapoartele, contractele, documentele justificative în cazul cheltuielilor și alte documente specifice, care pot fi solicitate în cazul controalelor sau auditurilor.
Nomenclatorul arhivistic pentru instituțiile de învățământ
Cum se creează un nomenclator arhivare documente în învățământ?
Unitățile de învățământ sunt entități care lucrează cu un flux însemnat de documente, drept pentru care este absolut necesară gestionarea eficientă a acestora. Un nomenclator arhivistic pentru unități de învățământ este structurat pe categorii de documente: acte administrative, documente financiare, dosare ale elevilor, corespondență, dosare ale profesorilor și registre.
Cum se întocmește un nomenclator arhivistic pentru ISJ?
În cazul Inspectoratelor Școlare Județene, acestea trebuie să realizeze un nomenclator arhivistic în care să fie incluse toate documentele administrative, situațiile școlare, ordinele, deciziile și actele cu privire la resurse umane.
Ce documente trebuie incluse în nomenclatorul arhivistic pentru grădinițe?
Ca și în cazul instituțiilor de învățământ superior, în cazul grădinițelor este necesară întocmirea unui nomenclator arhivistic care conține registrele de înscriere, dosarele copiilor, dosarele cadrelor didactice și de personal și contractele cu părinții.
Cum se actualizează nomenclatorul arhivistic în cadrul școlilor gimnaziale?
Pentru a actualiza un nomenclator arhivistic, este necesară identificarea și organizarea documentelor administrative, financiare și educaționale conform legislației în vigoare. Actualizarea se face periodic, o dată cu introducerea unor noi documente și, în cazul în care s-a modificat structura organizatorică.
Cât de des trebuie actualizat nomenclatorul arhivistic în școlile generale?
Nomenclatorul arhivistic al școlilor generale trebuie revizuit periodic, ori de câte ori apar modificări legislative care impun ajustări în gestionarea documentelor. De asemenea, actualizarea poate fi necesară în cazul schimbărilor organizaționale din cadrul unității de învățământ, pentru a menține o evidență corectă și eficientă a arhivei.
Ce reguli și norme trebuie respectate în nomenclatorul arhivistic pentru licee?
În cazul liceelor, este necesară respectarea riguroasă a cerințelor legale, mai ales datorită faptului că unele dintre documente sunt folosite ulterior în alte instituții de învățământ. Este nevoie, așadar, ca actele de orice tip din nomenclatorul arhivistic să fie păstrate în siguranță, cu respectarea normelor privind confidențialitatea datelor.
Ce documente trebuie arhivate în nomenclatorul arhivistic pentru învățământul preuniversitar?
În învățământul preuniversitar nomenclatorul arhivistic include documente administrative cum ar fi deciziile, procese-verbale, hotărâri, acte educaționale, precum registrele matricole, cataloage, diplomele de studii, dar și documente financiare și dosare privind personalul didactic și nedidactic.
Nomenclatorul arhivistic pentru domeniul medical și al asistenței sociale
Cum se creează un nomenclator arhivare documente medicale conform legislației?
Și în domeniul medical există cerințe deosebite în ceea ce privește arhivarea documentelor, astfel că nomenclatorul arhivistic pentru domeniul medical include fișele pacienților, registrele de consultații, documentele administrative, documentele financiare și documentele de personal.
Cum se realizează un nomenclator arhivistic pentru cabinete medicale?
Realizarea unui nomenclator arhivistic pentru cabinete medicale include identificarea, sortarea, ordonarea și inventarierea documentelor anterior menționate, în scopul arhivării acestora în cele mai bune condiții.
Cum se asigură confidențialitatea datelor în nomenclatorul arhivistic al spitalelor?
Confidențialitatea datelor poate fi asigurată prin arhivarea documentelor în condiții stricte și prin limitarea accesului la acestea. În mod normal, doar personalul autorizat poate avea acces la aceste documente medicale, ele fiind grevate de cerințe de confidențialitate a datelor.
Ce reguli trebuie respectate în nomenclatorul arhivistic pentru căminele de vârstnici?
Căminele de vârstnici, fiind instituții care lucrează cu o multitudine de acte birocratice, trebuie să respecte reguli stricte în arhivarea documentelor, incluzând păstrarea dosarelor medicale ale rezidenților, contractele de îngrijire, fișele de tratament și documentele administrative.
Ce reguli speciale există pentru arhivarea documentelor în asistența socială?
Arhivarea documentelor în domeniul asistenței sociale trebuie să respecte legislația privind protecția datelor și regulile de păstrare a documentelor oficiale. Dosarele beneficiarilor serviciilor, rapoartele sociale și documentele financiare trebuie organizate conform termenelor legale, iar accesul este strict limitat la personalul autorizat pentru a proteja informațiile sensibile.
Pentru noi, arhivele nu sunt o problemă
Intră în contact cu unul dintre consultanții noștri arhivistici și împreună vom găsi cele mai bune soluții pentru arhivarea și gestionarea documentelor companiei tale!
Solicită EVALUARE GRATUITĂ a arhivei!
ATENȚIE!!! Dacă veți completa acest formular pentru solicitarea unei adeverințe, cererea nu va putea fi procesată.
Pentru adeverințe, formularul de contact este AICI.
EI AU ÎNCREDERE ÎN NOI
Clienți care au beneficiat de serviciile Arhivatorul
MIHAELA TUDOR
Wopfinger Transportbeton SRL
O companie de încredere cu angajați gata oricând să te ajute, să îți explice fiecare pas pe care trebuie să îl parcurgi. Recomand cu încredere!
MAGDALENA TOADER
SCG Smart Corporation Group
Întreaga echipă Arhivatorul ne-a oferit servicii de înalta calitate, promptitudine și profesionalism. Recomand celor care au nevoie de aceste servicii.
CORINA AGAFIU
INDUSTRIAL SOFTWARE
Foarte mulțumite de discuția inițială, preluarea documentelor și colaborarea post arhivare. Profesionalismul la el acasa. Mulțumim, ARHIVATORUL!
Ești în căutarea altor soluții de arhivare documente?
Descoperă și celelalte servicii pe care le oferim:
Adeverințe Arhivatorul
Digitalizarea companiilor
Arhivă electronică legală
Semnătură electronică
Scanare documente – Retro-digitizare arhivă
Depozitare arhivă și management documente
Distrugere documente
Indosariere documente & legatorie
Arhivare documente fizice
Nomenclator Arhivistic