SERVICII DE SCANARE DOCUMENTE CONTABILE SI RETRODIGITIZARE ARHIVĂ
Procedeul de scanare documente sau retro-digitizare a arhivei presupune transpunerea documentelor de pe suport de hârtie (analogic) în format digital, pentru a facilita accesul rapid la datele din arhiva firmei, indiferent de locația companiei tale sau de dispozitivul folosit. Prin serviciul de retro-digitizare (scanare documente), garantăm eliminarea riscului de degradare a documentelor, care poate apărea în urma consultărilor repetate.
ACCES RAPID
la documentele arhivei
EFICIENȚĂ
în desfășurarea operațiunilor
Ce implică o retro-digitizare?
La baza termenului de retro-digitizare stau două concepte principale:
- DIGITIZAREcare presupune convertirea formatelor analogice în cele digitale, adică trecerea arhivei din format fizic în format electronic (digital / pdf.) prin scanare documente.
- RETRO („întoarcere în trecut”) pentru că ne referim la documentele deja emise sau generate, care se regăsesc în arhiva fizică existentă (scanare documentele vechi).
CE ÎȚI OFERIM?
Prin retro-digitizare, echipa Arhivatorul realizează mai mult decât o scanare documente. Informația este scanată și procesată cu ajutorul unui soft de ultimă generație. În acest proces, fiecărui document îi sunt asociate metadate. Acești identificatori unici, preluați manual sau automat prin OCR din informațiile regăsite în documentul scanat (ex. numărul contractului, numărul facturii, data statului de plata, ID-ul clientului etc.), au un rol esențial în organizarea și identificarea rapidă a documentelor în format digital. Accesul la documentele digitizate se realizează de oriunde, cu ajutorul unei aplicații securizate.
Lasă în mâinile noastre ce nu mai poți gestiona tu
Contacteză-ne pentru a discuta mai multe detalii și vom găsi împreună cele mai potrivite soluții pentru arhiva companiei tale.
AVANTAJELE COLABORĂRII
Ce avantaje vei obține dacă alegi serviciul de Scanare documente – Retro-digitizare arhivă de la Arhivatorul?
Economie de spațiu
Economie de spațiu în birouri și spații destinate păstrării arhivei
Economie de timp și bani
Eliminarea căutărilor fizice și ale gestionării
Accesibilitate sporită
Documentele vor fi la un click distanță, accesibile de oriunde
Securitatea informațiilor
Protejarea documentelor scanate cu ajutorul parolelor
Durabilitate mai mare
Documentele electronice nu au posibilitatea de a se deteriora fizic și, astfel, vor avea o viață mai lungă
Descoperă Arhivatorul - Depozit de Siguranță
Află mai multe despre noi și echipa noastră urmărind acest video de prezentare.
SCANAREA ȘI DIGITIZAREA DOCUMENTELOR ÎN 4 PAȘI
Descoperă etapele procesului de scanare documente și retro-digitizare arhivă
Pasul #1 – Pregătim documentele pentru scanare
Verificăm starea documentelor. Eliminăm capsele, agrafele, ciornele, foile nescrise etc. Ordonăm documentele şi le separăm cu ajutorul codurilor de bare.
Pasul #2 – Scanăm și indexăm
Utilizăm scanere de mare viteză pentru scanat documente uzuale: facturi, avize, contracte etc.; scanere de planșe pentru scanat documente tip desene, schițe tehnice etc.; scanere de carte pentru scanat documentele legate în dosare. Toate scannerele au un software specializat care permite setarea parametrilor de scanare, vizualizarea procesului de scanare și post-procesarea imaginii scanate. Identificăm și extragem metadatele agreate cu responsabilul companiei tale, de pe documentele scanate.
Pasul #3 – Configurăm aplicația pentru stocarea datelor
Configurăm aplicația de stocare cu câmpuri specifice de căutare conform metadatelor extrase pentru tipurile de documente scanate. Încărcăm documentele scanate în aplicație și asociem metadatele.
Pasul #4 – Asigurăm accesul securizat la informaţie
Personalizăm roluri și drepturi de acces pentru utilizatori, în baza unor protocoale stricte de securitate.
Ce trebuie să știu despre scanarea documentelor contabile (retrodigitizare) - Întrebări frecvente:
Ce este retrodigitizarea documentelor?
Retrodigitizarea documentelor presupune transformarea actelor din formă fizică în formă electronică, prin scanarea acestora, care ulterior pot fi stocate mai ușor cu ajutorul soluțiilor de tip cloud. Cu Arhivatorul te bucuri de servicii scanare documente arhivă și servicii retrodigitizare, astfel încât să ai certitudinea că documentele firmei tale sunt accesibile de oriunde și oricând, și protejate de factori fizici, care le-ar putea deteriora. Scanarea documentelor te ajută să îți știi documentele în siguranță, iar, în același timp, îți permite să eficientizezi costurile de gestionare a acestora.
Care este diferența între retrodigitizare documente și digitalizare?
Dacă până nu demult, firmele lucrau exclusiv în sistem analogic, odată cu dezvoltarea soluțiilor digitale, zona de documentație și arhivare s-a modificat destul de mult. În prezent, se folosește pentru arhivare documente contabile sau arhivare documente juridice soluția de retrodigitizare, care presupune scanarea documentelor și salvarea lor sub formă digitală. În cazul digitalizării, este vorba despre fluxuri de lucru digitale care permit păstrarea majorității documentelor unei afaceri într-un sistem digital, așadar se exclude conversia din analogic spre digital.
Cum simplifică Arhivatorul procesul de scanare a documentelor din arhivă?
Arhivatorul îți pune la dispoziție servicii moderne de arhivare prin retrodigitizare, pentru o experiență mai facilă în ceea ce privește operațiunile și pentru un acces mai rapid la arhiva creată, grație sistemului de identificatori unici cu care sunt înregistrate documentele.
Care este procesul de scanare & retrodigitizare a documentelor?
Pentru a putea ajunge la o arhivă retrodigitizată, documentele trebuie să treacă prin mai multe etape. Arhivatorul este alături de tine pe durata întregului proces, astfel încât documentele tale să fie în siguranță.
Preluarea documentelor
Reprezentanții Arhivatorul se vor prezenta la sediul firmei tale în vederea preluării documentelor. Acest proces se face în condiții de deplină siguranță, astfel încât documentele să fie protejate pe durata transportului.
Scanarea documentelor
Următorul pas în vedere retrodigitizării este cel de scanare a documentelor și procesare cu ajutorul unui soft de ultimă generație. Fiecare document primește un identificator unic în sistem, pe baza căruia să poată fi identificat cu ușurință atunci când acesta este necesar.
Predarea arhivei digitale
După prelucrarea documentelor, după scanare și organizare, arhiva este predată beneficiarului de drept sub forma accesului la un folder într-o aplicație securizată. Documentele fizice pot să fie păstrate într-unul din Depozitele de Siguranță Arhivatorul sau returnate beneficiarului.
Ce tipuri de documente pot fi retrodigitizate?
Prin retrodigitizare pot fi prelucrate toate documentele emise în trecut, scanabile: documente contabile, acte juridice, documente de înființare a firmei, documente de personal și alte tipuri de documente sensibile sau confidențiale, ori cu încărcătură istorică.
De ce este importantă scanarea documentelor contabile?
Scanarea documentelor contabile este deosebit de importantă în contextul actual, când este nevoie de simplificarea metodelor de lucru, cu atât mai mult în ceea ce privește arhivarea și depozitarea. Prin scanarea documentelor, se reduce riscul de deteriorare al acestora, riscul pierderii și scad costurile aferente gestionării arhivei.
Ce include serviciul nostru de scanare de documente?
Serviciul de scanare documente Arhivatorul include scanarea și procesarea documentelor și atribuirea unui identificator unic pentru fiecare document. Documentele sunt, apoi, încărcate într-un mediu digital, iar accesul se face prin intermediul unei aplicații securizate.
Cum se face arhivarea documentelor scanate?
După scanarea documentelor, acestea sunt organizate și indexate conform unui element de identificare. Documentele sunt clasificate și aranjate în funcție de categoriile din care fac parte, oferind acces facil prin aplicație.
Cum îmi pot accesa documentele digitizate?
Accesul la documente este facilitat de către Arhivatorul, cu ajutorul unei aplicații securizate care oferă acces la sistem. Odată ce documentele sunt încărcate, vei avea acces la fișierul în care se află documentele retrodigitizate.
Pot scana documente clasificate sau sensibile?
Arhivatorul este o firmă de scanare documente care respectă cerințele în ceea ce privește scanarea, organizarea și prelucrarea documentelor clasificate sau cu caracter sensibil, asigurând confidențialitatea pe întreaga durată a procesului de retrodigitizare.
Pentru noi, arhivele nu sunt o problemă
Intră în contact cu unul dintre consultanții noștri arhivistici și împreună vom găsi cele mai bune soluții pentru arhivarea și gestionarea documentelor companiei tale!
Solicită EVALUARE GRATUITĂ a arhivei!
ATENȚIE!!! Dacă veți completa acest formular pentru solicitarea unei adeverințe, cererea nu va putea fi procesată.
Pentru adeverințe, formularul de contact este AICI.
EI AU ÎNCREDERE ÎN NOI
Clienți care au beneficiat de serviciile Arhivatorul
MIHAELA TUDOR
Wopfinger Transportbeton SRL
O companie de încredere cu angajați gata oricând să te ajute, să îți explice fiecare pas pe care trebuie să îl parcurgi. Recomand cu încredere!
MAGDALENA TOADER
SCG Smart Corporation Group
Întreaga echipă Arhivatorul ne-a oferit servicii de înalta calitate, promptitudine și profesionalism. Recomand celor care au nevoie de aceste servicii.
CORINA AGAFIU
INDUSTRIAL SOFTWARE
Foarte mulțumite de discuția inițială, preluarea documentelor și colaborarea post arhivare. Profesionalismul la el acasa. Mulțumim, ARHIVATORUL!
Ești în căutarea altor soluții de arhivare documente?
Descoperă și celelalte servicii pe care le oferim:
Adeverințe Arhivatorul
Digitalizarea companiilor
Arhivă electronică legală
Semnătură electronică
Scanare documente – Retro-digitizare arhivă
Depozitare arhivă și management documente
Distrugere documente
Îndosariere documente și legătorie
Arhivare documente fizice
Proiect de Nomenclator Arhivistic