Scanare documente - Retro-digitizare arhivă

Servicii de scanare documente și retro-digitizare arhivă

Procedeul de scanare documente sau retro-digitizare a arhivei presupune transpunerea documentelor de  pe suport de hârtie (analogic) în format digital pentru a facilita accesul rapid la datele din arhiva firmei, indiferent de locația dvs. sau de dispozitivul folosit. Prin serviciul de retro-digitizare (scanare documente), vă garantăm eliminarea riscului de degradare a documentelor, care poate apărea în urma consultărilor repetate.

Ce implică o retro-digitizare?


La baza termenului de retro-digitizare stau două concepte principale:

  • digitizare - care presupune convertirea formatelor analogice în cele digitale, adică trecerea arhivei din format fizic  în format electronic (digital / pdf.) prin scanare documente. 
  • retro („întoarcere în trecut”) - pentru că ne referim la documentele deja emise sau generate, care se regăsesc în arhiva fizică existentă (scanare documentele vechi).l

Prin retro-digitizare, echipa Arhivatorul realizează mai mult decât o scanare documente. Informația este scanată și procesată cu ajutorul unui soft de ultimă generație.  În acest proces, fiecărui document îi sunt asociate așa-numitele metadate. Acești identificatori unici, preluați manual sau automat prin OCR din informațiile regăsite în documentul scanat (ex. numărul contractului, numărul facturii, data statului de plata, ID-ul clientului etc.), au un rol esențial în organizarea și identificarea rapidă a documentelor în format digital. Accesul la documentele digitizate se realizează de oriunde, cu ajutorul unei aplicații securizate.

Aveți nevoie de ajutorul nostru?

Solicitați ofertă!

Beneficiați de cele mai inovative soluții de arhivare și gestionare documente! Contactați echipa Arhivatorul pentru a primi toate informațiile de care aveți nevoie!

SCANAREA ȘI DIGITIZAREA DOCUMENTELOR ÎN 4 PAȘI

Pasul #1 – Pregătim documentele pentru scanare

  • Verificăm starea documentelor;
  • Eliminăm capsele, agrafele, ciornele, foile nescrise etc;
  • Ordonăm documentele şi le separăm cu ajutorul codurilor de bare;

Pasul #2 – Scanăm și indexăm

  • Utilizăm scanere de mare viteză pentru scanat documente uzuale: facturi, avize, contracte etc;
  • Utilizăm scanere de planșe pentru scanat documente tip desene, schițe tehnice etc;
  • Utilizăm scanere de carte pentru scanat documentele legate în dosare;
  • Utilizăm un software specializat care permite setarea parametrilor de scanare, vizualizarea procesului de scanare și post procesarea imaginii scanate;
  • Identificăm și extragem metadatele agreate cu dvs. de pe documentele scanate.

Pasul #3 – Configurăm aplicația pentru stocarea datelor

  • Configurăm aplicația de stocare cu câmpuri specifice de căutare conform  metadatelor extrase pentru tipurile de documente scanate;
  • Încărcăm documentele scanate în aplicație și asociem metadatele;

Pasul #4 – Asigurăm accesul securizat la informaţie

  • Personalizăm roluri și drepturi de acces pentru utilizatori, în baza unor protocoale stricte de securitate.

Nu ai găsit răspunsul la întrebarea ta?

Completează formularul pentru o consultanță GRATUITĂ!

Atașați documente

(copie carte identitate, copie carte de muncă, cererea completată și semnată)



SERVICII DE ARHIVARE DOCUMENTE

Oferim soluții legale personalizate pentru arhivarea și depozitarea documentelor ce constituie arhiva firmei dumneavoastră. Deținem toate avizele şi autorizațiile de funcționare prevăzute de legislația în vigoare pentru următoarele servicii din domeniul arhivistic:

Proiect de Nomenclator Arhivistic

Asigurăm gratuit consultanță și diligență privind întocmirea și aprobarea Nomenclatorului Arhivistic.

Arhivare documente

Sortăm, toaletăm, ordonăm, inventariem și selecționăm documentele din arhiva firmei dumneavoastră.

Îndosariere și legătorie

Grupăm documentele în unități arhivistice, pe care le îndosariem și le certificăm conform legii.

Distrugere securizată

Garantăm distrugerea integrală și confidențială a documentelor selecționate și aprobate în acest sens.

Depozitare și management

Conservăm documentele în condiții de maximă siguranță și oferim posibilitatea consultării lor în timp util.

Scanare documente - Retro-digitizarea arhivei istorice

Scanăm și păstrăm documentele în format digital pentru acces rapid și conservare de durată.

Digitalizarea companiilor

Oferim soluții inovative de business management în vederea automatizării și optimizării fluxurilor de lucru.

Arhivă electronică legală

Indexăm documentele companiei în format digital, creând o arhivă electronică securizată, cu valoare legală și juridică.

Semnătură electronică

Generăm semnături digitale simple, avansate sau calificate pentru atestarea documentelor cu valoare administrativă și juridică.

Logistică și transport

Transportăm documentele cu mijloace auto proprii, autorizate, asigurate și monitorizate prin GPS.

Emitere adeverințe

Întocmim și eliberăm adeverințe și certificate necesare pensionării foștilor salariați.

BENEFICIILE ȘI AVANTAJELE ZERO HÂRTII
  • Optimizarea costurilor și eliberarea spațiuluili
  • Regăsirea rapidă, chiar și în caz de audit/control, a documentelor păstrate și gestionate conform Legii Arhivelor
  • Eliminarea riscului de a pierde și rătăci documente sau de a încălca prevederile GDPR
  • Accesarea securizată și de la distanță a documentelor
  • Digitalizarea tuturor proceselor de managment al documentelor
  • Distrugerea documentelor în conformitate cu legea
  • Prezentarea corespunzătoare în fața organelor de control
  • Permite monitorizarea și analiza în timp real a proiectelor și a întregului business
  • Automatizarea acțiunilor și proceselor repetitive
 
 
60%

REDUCEREA UTILIZĂRII HÂRTIEI ȘI A COSTURILOR DE TIPĂRIRE ȘI DEPOZITARE

 
 
47%

CREȘTEREA NUMĂRULUI DE DOCUMENTE EMISE LA TIMP ȘI ÎN FORMAT CORECT

 
 
75%

CREȘTEREA NUMĂRULUI DE DOCUMENTE EMISE LA TIMP ȘI ÎN FORMAT CORECT

Nu ai găsit răspunsul la întrebarea ta?

Completează formularul pentru o consultanță GRATUITĂ!

Atașați documente

(copie carte identitate, copie carte de muncă, cererea completată și semnată)