Când vine vorba de gestionarea documentelor, respectarea termenelor legale este esențială pentru buna funcționare a afacerii tale. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabilește termenele de păstrare a documentelor, dar aplicarea lor poate părea complicată. Hai să trecem prin aceste cerințe și să-ți arătăm cum Arhivatorul te poate ajuta să navighezi cu ușurință printre aceste reglementări. Îți explicăm tot ce trebuie să știi și cum soluțiile noastre complete de management al documentelor îți vin în ajutor.
Ce este Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996?
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 este actul legislativ care reglementează gestionarea, păstrarea și arhivarea documentelor în România. Scopul acestei legi este să asigure că documentele sunt păstrate în mod corespunzător și sunt disponibile atunci când sunt necesare, dar și să prevină distrugerea prematură a acestora.
Termenele de păstrare a documentelor
1. Documentele financiare
Facturile, chitanțele și alte documente contabile trebuie păstrate între 5 și 10 ani. Această perioadă începe de la sfârșitul anului în care au fost emise. De exemplu, dacă o factură a fost emisă în 2023, aceasta trebuie păstrată cel târziu până în 2034.
2. Contractele comerciale
Acestea trebuie păstrate timp de 10 ani de la data expirării sau încetării. Dacă un contract a fost semnat în 2020 și a expirat în 2023, trebuie să îl păstrezi până în 2033.
3. Documentele de personal
Fișele angajaților, dovezile de plată a salariilor și alte documente similare trebuie păstrate timp de 75 de ani după încetarea relațiilor de muncă. De exemplu, dacă un angajat a părăsit compania în 2024, documentele sale trebuie păstrate până în 2099.
4. Documentele juridice
Documentele de înființare ale companiei se păstrează 75 de ani sau chiar permanent, hotărârile judecătorești și alte documente juridice similare au termene de păstrare de 50 ani, de la data încheierii acestora. Alte documente juridice se păstrează timp de 10 ani.
Termenele de păstrare a documentelor unei societăți sunt propuse de compania creatoare prin proiectul de nomenclator arhivistic și avizate de Arhivele Naționale. În cazuri specifice, există și reglementări legislative pentru termenele de păstrare.
Cum te poate ajuta Arhivatorul să-ți gestionezi documentele?
Știm că gestionarea documentelor poate părea copleșitoare, dar aici putem interveni noi, Arhivatorul, cu soluții end-to-end de management al acestora. Iată cum te putem ajuta:
Arhivare fizică și depozitare: ne ocupăm de stocarea documentelor fizice într-un mediu sigur și organizat, asigurându-ne că sunt protejate împotriva deteriorării și sunt ușor accesibile atunci când ai nevoie de ele.
Retro-digitizare și stocare: scanăm documentele pentru păstrarea lor în format digital, facilitând astfel accesul și gestionarea acestora fără a ocupa spațiu fizic. Odată digitizate, accesul la documente se realizează cu ajutorul unei aplicații securizate.
Digitalizare companii: implementăm soluții personalizate de digitalizare companii pentru procesele tale interne, îmbunătățind eficiența și accesibilitatea proceselor de lucru. Astfel, poți gestiona mai ușor toate informațiile importante.
Semnătură și arhivă electronică legală: pentru a te ajuta să gestionezi schimbul de documente la nivel intern și extern, îți punem la dispoziție și serviciul de semnătură electronică calificată în baza căruia vei putea garanta integritatea și autenticitatea documentelor tale. În funcție de profilul afacerii tale, îți recomandăm (conform Regulamentului eIDAS(910/2014) tipul de semnătură electronică care îndeplinește nevoile tale specifice.
Cu ajutorul serviciilor noastre, nu doar că vei respecta termene de păstrare a documentelor, dar vei beneficia și de o gestionare eficientă a arhivelor tale. Dacă ai întrebări sau dorești să afli mai multe despre cum te putem ajuta, nu ezita să ne contactezi!
Și nu uita! Păstrarea corectă a documentelor nu este doar o obligație legală, ci și un pas important pentru buna funcționare a afacerii tale. 🙂
