ADEVERINȚE: 0756 085 551 / 0371 387 446
Termenele de păstrare pentru documentele de personal
  • Blog

Păstrarea unei arhive cu documentele de personal este obligația oricărei entități comerciale, iar MEF 3512/2008 și Anexa 6 a Legii Arhivelor Naționale stabilesc următoarele termene de păstrare:

  • 50 de ani – statele de plată 
  • 75 de ani – dosarele de personal
  • contractele de muncă
  • convențiile civile de prestări servicii

Termenul de 50 de ani pentru statele de plată este obligatorie având în vedere necesitatea asigurării de calculare si recalculare corespunzătoare a pensiilor.

Serviciul de emitere adeverințe la Arhivatorul a fost gândit în beneficiul foștilor angajați care au nevoie de documente din dosarele lor de personal. Pentru a consulta pașii care trebuie parcurși pentru obținerea unei adeverințe vă rugăm să citiți detaliile aici: https://arhivatorul.ro/adeverinte/

Accesul la acest serviciu este facil:

  • solicitarea adeverințelor pe baza documentelor de personal se poate efectua electronic;
  • lista companiilor a căror fonduri arhivistice se găsesc la Arhivatorul se poate consulta pe site;
  • lista de prețuri este disponibilă online.

În conformitate cu art. 8 alin. 3 din Hotărârarea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă al salariaţilor orice companie trebuie să pună la dispoziţia unui salariat sau a unui fost salariat, orice documente din dosarul de personal. Prin copii ne referim la copie certificată și conformă cu exemplarul aflat la dosar, conţinând data, semnătura şi ştampila angajatorului.

Pentru că aceste situații presupun nu doar un spațiu dedicat, cât și persoane instruite pentru realizarea unei arhive corespunzătoare, cea mai facilă soluție este contractarea unui terț specializat în acest domeniu. 

Sistemul de arhivare electronică și fizică elaborat de Arhivatorul asigură o gestionare facilă, rapidă și eficientă a documentelor de personal. 

Avantajele implementării unui sistem digitalizat pentru gestionarea documentelor de personal asigură următoarele avantaje pentru departamentul de Resurse Umane:

  • digitalizarea documentelor de personal și arhivarea lor fizică asigură păstrarea lor în siguranță conform legislației în vigoare;
  • emiterea rapidă și profesională a adeverințelor necesare foștilor sau actualilor angajați, fără ca acest proces administrativ să afecteze activitatea departamentului de Resurse Umane;
  • asigurarea unui nivel crescut de satisfacție pentru clienții interni, adică a angajaților unei companii prin asigurarea documentelor în mod eficient și rapid;
  • reducerea substanțială a timpului alocat căutării documentelor în format de hârtie, a erorilor privind redactarea manuală a adeverințelor;
  • reducerea riscului de pierdere a documentelor scoase din dosare care nu mai ajung înapoi în biblioraft datorită unor erori umane sau administrative.