Procesul de depozitare arhive poate deveni o provocare majoră pentru orice companie, indiferent de dimensiunea acesteia. Gestionarea documentelor fizice într-un mod eficient și sigur este esențială nu doar pentru păstrarea unei bune organizări, ci și pentru respectarea normelor legale.
Soluțiile moderne de gestionare a documentelor și de depozitare arhive fac viața mai ușoară celor care au un business. O bună organizare internă și o companie care îți oferă servicii de depozitare documente te poate ajuta nu doar să păstrezi documentele în siguranță, dar și să le ai la îndemână atunci când ai nevoie de acestea.
De ce este importantă depozitarea arhivelor?
Procesul de depozitare arhive nu este doar despre stocarea unor cutii pline de hârtii. Este vorba despre protecția informațiilor sensibile și despre accesibilitatea lor atunci când ai nevoie de ele. Documentele companiei tale sunt esențiale pentru buna funcționare a afacerii și, în cele mai multe cazuri , legislația impune păstrarea lor pentru perioade lungi de timp.
Dacă alegi să depozitezi arhivele pe cont propriu, riști să pierzi spațiu prețios și să crești costurile de gestionare. De aceea, procesul de depozitare arhive cu ajutorul unor servicii profesionale este o soluție practică și sigură.
Arhivatorul oferă spații de depozitare construite la standarde înalte, protejate împotriva factorilor de risc precum sunt inundațiile, incendiile sau cutremurele.
Ce avantaje îți oferă serviciile de depozitare arhive de la Arhivatorul?
Arhivatorul îți pune la dispoziție servicii depozitare documente și depozitare arhive care îți vor optimiza costurile și îți vor asigura accesul rapid la informații, fără să mai fie nevoie să îți dedici resurse interne pentru gestionarea acestora.
Spații sigure și protejate
Cu trei depozite situate în Cluj-Napoca, Timișoara și București, Arhivatorul îți oferă o acoperire națională pentru depozitarea arhivelor. Fiecare depozit este echipat cu sisteme de monitorizare și securitate de ultimă generație, care asigură protecția arhivelor în cele mai bune condiții. În plus, spațiile sunt concepute pentru a rezista la calamități naturale, asigurându-te că documentele tale sunt în siguranță.
Optimizarea costurilor și a spațiului
Unul dintre cele mai mari avantaje ale colaborării cu Arhivatorul este că eliberezi spațiu în biroul tău. Cu documentele gestionate extern, vei avea mai mult loc pentru desfășurarea activităților de zi cu zi. Mai mult, costurile de depozitare sunt optimizate, iar accesul la documente este rapid, fie în format fizic, fie electronic.
Acces rapid la documentele tale
Dacă ai nevoie de documente în format fizic, Arhivatorul le poate trimite oriunde în țară în termen de 24 de ore. Pentru un acces și mai rapid, documentele pot fi scanate și transmise în format electronic în doar 2 ore. Astfel, ai siguranța că poți recupera orice informație importantă atunci când ai nevoie de ea.
Respectarea legislației
Un alt aspect esențial este conformitatea cu legislația în vigoare. Arhivatorul te asigură că toate documentele sunt păstrate conform cerințelor legale prevăzute de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1994, eliminând astfel orice risc de penalități legale.
Procesul de depozitare arhive în 4 pași simpli
La Arhivatorul, procesul de depozitare arhive este simplu și eficient. Întregul flux include 4 pași: pregătirea arhivei pentru depozitare, realizarea bazei de date a documentelor, transportul acestora în depozit și, la cerere, accesul rapid la documente. Fiecare document este identificat printr-un cod de bare unic, ceea ce face ca gestiunea să fie precisă și ușor de urmărit.
Totuși, dacă dorești ca pentru început să îți depozitezi și arhivezi documentele individual, fără a apela la o firmă specializată, nu uita că compania trebuie să organizeze documentele în funcție de tipul și perioada de păstrare menționate în Nomenclatorul Arhivistic al companiei și conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Fiecare document trebuie inventariat și catalogat corespunzător, pentru a facilita identificarea ulterioară.
Apoi, este crucial ca documentele să fie depozitate într-un spațiu sigur, protejat împotriva factorilor externi, iar spațiul trebuie să fie echipat cu sisteme de securitate pentru a preveni accesul neautorizat și pierderile de documente. În final, este important să fie implementat un sistem de acces și gestionare, care să permită găsirea rapidă a documentelor atunci când este necesar, păstrând în același timp confidențialitatea și integritatea acestora.
Cu servicii depozitare documente de la Arhivatorul, îți vei simplifica însă procesele interne și vei asigura păstrarea în siguranță a documentelor companiei tale. Pe lângă protecția fizică a arhivelor, beneficiezi și de acces rapid la documente și de respectarea legislației în vigoare.
Contactează-ne și află cum te putem ajuta în a-ți gestiona documentele!
