ADEVERINȚE: 0756 085 551 / 0371 387 446

2,5 h / zi sau
50 h / lună

Acesta este timpul pe care îl pierdem pentru căutarea informațiilor în diverse forme, conform unui studiu realizat de International Data Corporation. Este o risipă de timp în mod evident, dar ce putem face pentru prevenire? Eficientizarea timpului nostru ține de mai multe aspecte:

Structurarea datelor și a documentelor în asa fel încât accesarea lor ulterioară să necesite o investiție minimă de timp

Identificarea activităților care consumă timp dar nu generează venit

Externalizarea acelor activități la profesioniști sau reducerea lor la strictul necesar

Soluția e simplă!

Aici la Arhivatorul am conceput o soluție de afaceri unică în țară prin care adresăm toate cele trei aspecte relatate mai sus pentru a te ajuta la eficientizarea timpului tău. Prin această soluție:

Poți dispune de mai mult timp valoros pe care să-l investești în creșterea afacerii tale în orice mod consideri potrivit.

Poți fii liniștit că aceste activități sunt derulate de profesioniști cu competențe dovedite în domeniu.

Datele și documentele tale sunt în siguranță în depozitul nostru, atât electronic, cât și fizic.

Contribui la protejarea mediului înconjurător prin reducerea consumului de hârtie.

Reciclezi cantitatea de hârtie care este necesară a fi arhivată / distrusă prin lege.

Parteneriat cu
Elo Digital

Am cooptat în proiectul nostru o companie cu prezență mondială și cu expertiză în implementarea și dezvoltarea unor soluții de gestionare a documentelor, Elo Digital! 

Iată cum putem optimiza timpul tău împreună:

Registratură

Preluăm documentele sosite la sediul tău, sau poți cere chiar din primul moment al colaborării noastre ca acestea să fie trimise direct la noi. Deschidem plicurile și cutiile aduse de curieri, sortăm conținutul lor (facturi, avize, devize, documente de personal), cu accent special pe prioritizarea documentelor cu regim special: urgențele și documentele confidențiale. Le alocăm un număr de înregistrare în format electronic, mai apoi scanăm cu aparat profesional, le etichetăm cu metadate și ți le punem la dispoziție. Softul de registratură poate fi conectat cu ușurință la sistemele tale de ERP sau CRM pentru prelucrarea facilă a documentelor.

Flux de aprobare și revizuire

Dezvoltăm fluxuri de aprobare sau revizuire a documentelor în funcție de nevoile și specificul activității tale. Ai multiple posibilități pentru aprobări paralele sau succesive, informări sau revizuiri, setarea unor drepturi de acces pe utilizatorți pe tip de date/documente, delegări și înlocuiri, protejarea datelor cu caracter personal. Poți vedea versiunile și modificările făcute de alții, poți genera cash-flow estimat din contractele tale.

Arhivarea fizică și electronică

Confom organigramei companiei tale se va stabili un Nomenclator Arhivistic care trebuie aprobat de subsidiara județeană a Arhivelor Naționale. Pe baza acestui Nomenclator ai obligația să păstrezi fizic și electronic datele și documentele tale. Avem un depozit de siguranță, construit strategic într-o zonă ferită de calamități naturale, autorizat de Arhivele Naționale și certificat pentru sisteme de management în ceea ce privește activitatea noastră. Arhivarea electronică se realizează în diverse forme, adaptat nevoilor tale: ai acces la datele tale doar în sistemul tău, sau doar în sistemul nostru, sau cu accesare de pe mobil.

Controale și inspecții

Ai nevoie de documentele tale rapid? Ți le livrăm în maxim 2 ore, în format scanat și în maxim 24 de ore în original. Sala noastră de studiu asigură condiții perfecte pentru derularea unui control de fond: cu supervizarea unui angajat al companiei tale documentele vor fi puse la dispoziția autorităților, pot fi scanate, copiate conform solicitărilor, iar tu poți să te focusezi pe afacerea ta.

Distrugere securizată

Noi suntem experții, așa că noi selecționăm documentele ale căror termene de păstrare au trecut, iar pe baza aprobării tale le distrugem. Nu mai ai costuri cu păstrarea lor, iar certificatul de distrugere confidențială te asigură de distrugerea lor definitivă cu un tocător profesional IDEAL.

De ce este util Zero Hârtii pentru retail?

Știm că primești cutii de facturi la sediul tău și la unele puncte de lucru, în timp ce avizele sunt trimise însă doar la punctele de recepționare marfă. Comenzile sunt emise din sistemul de ERP iar după aceea faci demersuri de a aduna tot setul de documente necesare la o comandă. Vezi ce avantaje ți-am pregătit!

Ai o echipă profesionistă care preia facturile, avizele, devizele, comenzile și le înregistrează.

Suntem prezenți ori de câte ori ai tu nevoie, nu luăm concediu, nu plecăm mai devreme.

Recepția ta devine un spațiu curat și elegant pentru primirea vizitatorilor tăi: parteneri, noi angajați, prieteni.

Ai siguranța că facturile și avizele tale nu se pierd și nu se rătăcesc printre cutiile de corespondență ale angajaților.

Prin legarea, în sistemul electronic, a documentelor ce țin de o comandă ai totul la un loc, nu trebuie să cauți separat avizele sau devizele.

Sistemul de înregistrare a documentelor se poate conecta de sistemul de ERP, în acest fel facturile înregistrate electronic ajung în fluxul tău intern de aprobare și plată.

Documentele care și-au terminat ciclul de viață ajung în arhiva electronică, iar tu ai siguranța că ai toate datele într-un singur loc.

Păstrezi o pistă de audit completă asupra documentelor și informației din sistem.

De ce este util Zero Hârtii pentru juridic?

Domeniul juridic are un regim special atât în ceea ce privește gestionarea documentelor, cât și păstrarea acestora. Prin Zero Hârtii avem avantaje speciale.

Ai o evidență electronică centralizată a tuturor documentelor.

Ai posibilitatea să lucrezi în echipă, să administrezi versiunile documentelor și, foarte important, primești notificări de fiecare dată când intervin modificări privind statusul sau conținutul documentelor / dosarelor / solicitărilor în lucru.

Poți împiedica accesarea anumitor date cu caracter personal sau secțiuni din documente cu ajutorul funcției “Blackening documents”.

Ai acces cu ușurință la toate informațiile de care ai nevoie, chiar și atunci când nu ești la birou, de pe telefonul mobil.

Economisești timp și reduci riscul erorii umane, prin intermediul șabloanelor în vederea generării automate a celor mai uzuale documente.

Semnezi electronic documentele oficiale.

Ai la îndemână o soluție personalizată, izolată de restul depozitului pentru arhivarea documentelor.

Reduci riscurile aferente depozitării documentelor în spații supraaglomerate, neadecvate din punct de vedere termic sau de securitate la incendiu și calamități naturale.

Te conformezi cu Directiva Europeană cu privire la gestionarea datelor cu caracter personal, prin funcționalitățile asigurate: raportări de logging, drepturi de acces la informații.