Într-o companie este foarte important felul în care sunt gestionate resursele umane, iar acest lucru devine tot mai vizibil mai ales în contextul modernității, când forța de muncă a devenit atât de mobilă. Fie că alegi să lucrezi cu forță de muncă internă sau că optezi pentru forță de muncă din străinătate, este cu atât mai important în prezent să ai o evidență cât mai clară a documentelor de resurse umane, pentru a respecta legea și pentru a putea avea la îndemână toată documentația, atunci când apar eventuale litigii sau potențiale situații care vor necesita acte doveditoare. Așadar, discutăm în acest material despre păstrarea și arhivarea documentelor de resurse umane, dar și despre cadrul legal care reglementează procesul, pentru ca firma ta să fie în deplină legalitate.
Păstrarea și arhivarea documentelor de resurse umane – Cadru legal
Documentele de personal și resurse umane sunt acte care trebuie păstrate pe perioade lungi de timp, de minimum 75 de ani, mai ales în contextul în care acestea sunt necesare pentru calcularea stagiilor de cotizare la pensie. Cadrul legal care reglementează acest termen este Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, la care se adaugă și completări din Codul Muncii.
În cazul în care o firmă optează pentru arhivarea electronică, Legea nr. 135/2007 este cea care reglementează procesul de stocare și gestionare a documentelor în format digital. Aceste legi reglementează modul de arhivare a documentelor de personal pentru orice entitate care are angajați, indiferent dacă vorbim despre SRL-uri, instituții publice sau ONG-uri. Practic fiecare entitate trebuie să asigure un sistem de păstrare și arhivare al documentelor de resurse umane, inclusiv un Nomenclator Arhivistic care să faciliteze găsirea documentelor atunci când este nevoie de acestea.
Ce sunt documentele de resurse umane?
Domeniul resurselor umane este foarte variat, astfel că și documentele se vor încadra în diferite categorii. Astfel, documentele de resurse umane ale unei companii vor include:
- State de plată
- Contractele individuale de muncă
- Contractele civile de prestări servicii
- Documentele societăților cu capital social privat
- Carnetele de muncă
- Documentele financiar-contabile
- Notele de recepție și alte documente similare
- Dosarele de personal
Care sunt termenele de păstrare a documentelor de resurse umane?
Termenele de păstrare pentru documentele de resurse umane sunt de minimum 75 de ani, însă există și documente al căror termen poate varia:
- statele de plată- se păstrează 50 de ani;
- contracte de muncă- 75 de ani;
- carnete de muncă, unde este cazul- 75 de ani;
- fluturași de salariu- minimum 5 ani;
- dosare de personal- 75 de ani.
Aceste termene de păstrare sunt cele legale, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Cu toate acestea, în funcție de instituție sau societate, pot exista Nomenclatoare Arhivistice aprobate de Arhivele Naționale în care termenele de păstrare pot fi diferite, însă ținând cont de termenele legale.
Recomandări de arhivare a documentelor de resurse umane
Deși de cele mai multe ori pare că accentul în ceea ce privește documentele cade pe zona financiar-contabilă sau pe actele de înființare și dezvoltare ale unei companii, în realitate documentele de resurse umane joacă un rol la fel de important. Din acest motiv se recomandă să existe o grijă perpetuă în ceea ce privește arhivarea și depozitarea acestor tipuri de documente, pentru a respecta reglementările legale, dar și pentru o mai bună optimizare a fluxului de lucru.
Una dintre recomandările pe care orice specialist în domeniul arhivării o poate face este aceea de întocmire a unui Nomenclator Arhivistic. Nomenclatorul arhivistic este obligatoriu să fie creat pentru a se stabili termenul de păstrare pentru fiecare document creat. Un aspect important este acela că el trebuie să fie aprobat de conducerea unității și avizat de Arhivele Naționale, astfel că apare și necesitatea de a lucra cu o firmă care oferă servicii de arhivare documente resurse umane. Ulterior, este nevoie de o clasificare a documentelor în funcție de tip și importanță, dar și de termenele de păstrare, pentru a facilita găsirea acestora atunci când este necesar. Nomenclatorul arhivistic trebuie actualizat ori de câte ori se modifică structura organizatorică sau ori de câte ori apar noi tipuri de documente, astfel încât întotdeauna să existe o versiune actuală corectă a documentelor.
O altă recomandare, care funcționează în cazul arhivelor fizice, este aceea de a folosi dosare și de a recurge la servicii de legătorie care să confere astfel siguranță și eficiență procesului de arhivare. Documentele ar trebui astfel să fie grupate în funcție de tip, sortate și legate în coperți de carton, pentru a le putea prezerva pentru cât mai mult timp.
O altă recomandare vizează aspectul arhivării digitale, caz în care este necesar ca firmele să aibă în vedere siguranța procesului. Unele documente pot fi scanate și apoi introduse într-o arhivă, pentru a economisi timp și implicit bani. De asemenea, la fel de important este să ai în vedere arhivarea electronică, prin includerea în arhivă a documentelor care circulă doar în format electronic, acestea trebuind să fie sortate și organizate după criteriile de tip, importanță și termene de păstrare.
Sancțiuni pentru nerespectarea termenelor de păstrare
Ca orice alt tip de document al unei companii, documentele de resurse umane trebuie să fie păstrate în conformitate cu cerințele enunțate de către lege. Este obligatoriu ca acestea să fie păstrate cu respectarea termenelor, deoarece în caz contrar acest lucru constituie contravenție, iar măsurile iau forma amenzilor. Același lucru se întâmplă și în cazul neglijenței și pierderii acestor tipuri de documente, din acest motiv fiind absolut necesar să apelezi la servicii de arhivare documente de resurse umane, precum cele pe care ți le oferă Arhivatorul.
Amenzile diferă ca sumă în funcție de gravitatea faptei, astfel că acestea pot varia între 12.000 și 14.000 de lei pentru societățile mari și mijlocii, și între 2.000 și 3.500 de lei pentru societățile mici.
Pentru a putea evita sancțiunile este important să ai în vedere implementarea unui sistem de arhivare care să respecte cerințele, păstrând documentele în conformitate cu specificațiile legale. De asemenea, dacă optezi pentru arhivare fizică, orientează-te după spații care sunt dotate corespunzător și care pot asigura protecția documentelor împotriva accesului neautorizat și împotriva deteriorării. În cazul arhivării electronice fii atent la normele cu privire la securitatea documentelor, incluzând aici riscuri precum accesul neautorizat sau lipsa unor copii de siguranță.
Întrebări frecvente privind termenele de păstrare a documentelor de resurse umane
Arhivarea documentelor este un subiect complex, iar în unele situații poate fi dificil să gestionezi cantitatea de informație livrată de către lege. Pentru răspunsuri la alte întrebări pe care le-ai putea avea cu privire la păstrarea documentelor de resurse umane poți consulta următoarea secțiune.
Cât timp trebuie păstrate contractele individuale de muncă după încetarea raportului de muncă?
Contractele individuale de muncă sunt foarte importante și servesc pentru calcularea pensiilor, luând în calcul stagiul de cotizare. Din acest motiv, dată fiind importanța lor, aceste documente trebuie să fie păstrate pentru o perioadă de minimum 75 ani, cu respectarea condițiilor în ceea ce privește depozitarea și stocarea. Aceste documente pot fi solicitate și folosite pentru probarea anumitor situații sau pentru calculul pensiei, atunci când angajatul ajunge la pragul de acordare.
Ce documente de resurse umane trebuie păstrate timp de 75 de ani?
Dosarele de personal și registrul de evidență a persoanelor sunt documente ce trebuie păstrate timp de 75 de ani, alături de contractele de muncă și celelalte tipuri de documente care dovedesc calitatea de angajat sau fost angajat a unei persoane.
Termenele de păstrare diferă în funcție de dimensiunea companiei?
Indiferent de mărimea companiei, de venituri, profituri sau numărul angajaților, termenele legale de păstrare a documentelor de personal și resurse umane rămân aceleași și nu se modifică. Aceste termene sunt clar definite de către lege și nu este permisă modificarea acestora, deoarece acest lucru constituie contravenție și se sancționează în consecință.
Este necesar acordul angajatului pentru păstrarea documentelor după încetarea contractului?
Deși nu este necesar acordul explicit al angajatului pentru păstrarea documentelor după încetarea contractului de muncă, se recomandă ca acestora să li se explice că este necesară păstrarea documentelor, ca cerință legală și nu ca procedură stabilită intern de către companie. Astfel, chiar dacă nu se cere un acord expres, este bine să informezi angajații, mai ales în contextul actual, când protecția datelor cu caracter personal, inclusiv a informațiilor din contracte și documente de resurse umane, este o preocupare importantă.
Există reglementări diferite pentru instituții publice sau ONG-uri?
Obligativitatea păstrării documentelor de resurse umane și personal se aplică tuturor entităților care au angajați. Specialiștii recomandă ca, în cazul unor volume mari de documente, să se apeleze la servicii profesionale de arhivare a documentelor de resurse umane, pentru a asigura siguranța arhivei și accesul facil la documente atunci când este necesar.
