Documentele contabile ale unei firme joacă un rol foarte important în context justificativ, fiind nevoie ca acestea să fie păstrate conform Legii Contabilității și Legii Arhivelor Naționale. Fiecare firmă are obligativitatea de a respecta aceste cerințe, iar cunoașterea lor te protejează de sancțiuni și amenzi. Află care sunt reglementările legale cu privire la documentele contabile, termenele de arhivare și cadrul legal care le definește, alături de alte detalii importante care s-ar putea să îți fie de ajutor.
Ce înseamnă documente financiar-contabile
Pentru cea mai mare parte a persoanelor, documentele contabile înseamnă facturi și bonuri, însă, pentru administratorii de firme și pentru experți în arhivare, lucrurile nu stau chiar așa. Documentele contabile înseamnă de asemenea și Registrul-Jurnal, Registrul-Inventar, Cartea Mare – adică registrele mari, dar și bilanțul contabil, declarațiile fiscale sau contractele comerciale. Aceste documente servesc îndeosebi pentru menținerea evidenței financiar-contabile, dar și pentru justificarea anumitor situații, cum ar fi în cazul litigiilor, sau pentru verificări interne sau externe, cum ar fi în cazul auditurilor.
Cine este obligat să arhiveze documentele contabile
Toate firmele și entitățile juridice sunt obligate să arhiveze documentele contabile în condițiile specificate de lege. Astfel, conform Legii Contabilității, nr.82/ 1991 și Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 obligativitatea de a arhiva documentele contabile vizează societățile care desfășoară activități economice (SRL, SA), organizațiile non-profit (organizații sau fundații) care trebuie să păstreze documentele justificative pentru activitățile lor financiare, instituțiile statului (școli, spitale, primării etc.), dar și formele legale de organizare precum Persoanele Fizice Autorizate și Întreprinderile individuale.
Cadrul legal al arhivării documentelor financiar-contabile
Cadrul legal pentru arhivarea documentelor se bazează pe Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, conform căreia deținătorii de documente au obligația de a le păstra în conformitate cu termenele legale menționate și specificate în nomenclatorul arhivistic al societății. Termenele variază în funcție de tipul documentelor, unele documente financiar contabile având termene de păstrare de 5 ani, în vreme ce pentru alte documente justificative, cu valoare juridică mai mare, cerința este de păstrare pentru o perioadă mai lungă de timp. De asemenea, arhivarea documentelor contabile se bazează și pe Legea Contabilității și pe Codul Fiscal.
Care este termenul de arhivare al documentelor financiar-contabile
Termenul general de arhivare al documentelor financiar-contabile este de 5-10 ani, conform specificațiilor Legii Arhivelor Naționale. Termenul de păstrare al documentelor începe de la finele anului în care s-a emis un anumit document, iar de acolo decurge și perioada de păstrare. Documentele pot fi arhivate în format fizic sau electronic, însă nu trebuie uitat faptul că arhivarea electronică trebuie să respecte cerințele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică.
Cum se face corect arhivarea documentelor financiar-contabile
Documentele financiar-contabile sunt importante pentru activitatea unei companii, fiind un mijloc de probare al unor situații, mai ales în cazul litigiilor. Este important ca arhivarea acestor documente să se facă în mod corect, pentru a crește eficiența la nivel de organizare, dar și pentru a permite firmei să respecte reglementările legale. Arhivarea corectă presupune câteva aspecte prioritare, după cum urmează:
Evidențierea termenelor de păstrare în registrul de arhivă
Pentru a găsi eficient documentele necesare în registrul arhivă este necesară evidențierea termenelor de păstrare a acestora. Documentele contabile nu au un termen de păstrare similar, pentru că unele documente necesită păstrare pentru 5 ani, spre exemplu, în vreme ce altele necesită o perioadă mai mare, astfel încât accesul să fie asigurat.
Organizarea pe ani fiscali
Gruparea documentelor se face pe ani fiscali, acest lucru contribuind la o organizare mai bună a actelor. Atunci când documentele sunt stocate în acest fel, este mult mai ușor să găsești ceea ce îți este necesar, iar, în plus, acest sistem de organizare permite și o identificare mai rapidă a documentelor cu termene depășite sau care urmează să fie depășite.
Arhivare fizică vs. arhivare electronică
Atât arhivarea fizică, cât și cea electronică reprezintă soluții eficiente de arhivare a documentelor. Totuși, arhivarea fizică ridică dezavantajul necesității spațiului de stocare însemnat, mai ales dacă vorbim despre companii cu un flux mare de documente. Acest lucru înseamnă costuri mai mari și nevoie de o gestionare mult mai atentă a documentelor, plus măsuri de securitate sporite. Arhivarea electronică permite gestionarea mai facilă a documentelor, mai ales în cazul companiilor mari, costurile reducându-se semnificativ. Accesul la arhiva electronică se face cu o mai mare ușurință, iar siguranța este asigurată cu ajutorul soluțiilor de backup. De asemenea, este de reținut faptul că documentele păstrate exclusiv în format digital trebuie să fie semnate electronic și marcate temporal pentru a avea valoare juridică.
Reguli privind accesul, securitatea și distrugerea după termen
Accesul la documentele arhivare trebuie să fie redus, restricționat la nivelul unor persoane desemnate care să poată solicita vizualizarea sau primirea documentelor. Pentru că este necesar un management strict al accesului, doar personalul autorizat poate accesa documentele din arhivă.
Depozitarea documentelor trebuie să fie făcută în condiții de protecție și siguranță, în spații protejate împotriva umidității și incendiilor sau în sisteme de stocare protejate din punct de vedere al confidențialității.
Distrugerea documentelor nu este un proces atât de simplu pe cât ar părea, deoarece acesta necesită parcurgerea unor etape. În primă fază, este nevoie de identificarea documentelor expirate, pentru ca mai apoi, pe baza unui opis, să se întocmească lucrarea de selecționare care va fi transmisă la Arhivele Naționale, pentru obținerea avizului de distrugere. Odată cu primirea avizului, se poate face distrugerea securizată a documentelor. Este important să știi că nu toate documentele pot fi distruse, aceste documente fiind documentele de înființare a firmei și documentele juridice sau cu valoare istorică.
Detaliile despre acces, siguranță și distrugere după termen sunt reglementate de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, de Codul Fiscal și de Codul de Procedură fiscală.
Sfaturi pentru respectarea termenelor de arhivare
Arhivarea poate fi uneori dificilă la nivel de înțelegere a detaliilor legale, însă, pentru a respecta termenele de arhivare, este recomandat să ai în vedere câteva sfaturi esențiale, ce te-ar putea ajuta în proces.
Etichetarea clară și ordonată
O organizare corectă a documentelor are la bază un proces minuțios de etichetare. Practic, documentele trebuie verificate și triate, astfel încât să fie încadrate într-o anumită categorie: facturi, contracte etc. Prin etichetarea corectă, este redus riscul pierderii sau deteriorării acestor documente și, de asemenea, te bucuri de o ordine perfectă care te ajută să găsești cu ușurință documentele necesare.
Automatizarea arhivării
Atunci când procesele de arhivare sunt automatizate, se simplifică destul de mult modul de gestionare al arhivei. Practic, cu ajutorul soluțiilor digitale, fluxul de documente poate fi mai ușor de gestionat, iar termenele de păstrare pot fi mai ușor de urmărit. Pentru a realiza o arhivă de acest tip, se poate implementa scanarea documentelor și păstrarea digitală a acestora în foldere securizate, protejate cu ajutorul unor măsuri speciale de control și securitate.
Revizuirea periodică a arhivei
Stocarea documentelor în arhivă nu presupune și uitarea lor acolo, așa că se recomandă să păstrezi o evidență foarte bună a documentelor chiar și după arhivare. Revizuiește la anumite intervale de timp arhiva pentru a te asigura că nu există documente al căror termen de păstrare este depășit. Dacă termenul de păstrare a unor documente este depășit, se recomandă ca acestea să fie distruse, pentru a eficientiza spațiul și pentru a menține ordinea în arhivă.
Colaborarea cu un serviciu de arhivare extern, dacă e nevoie
Chiar dacă ai suficient de mult spațiu de stocare sau chiar dacă nu, este recomandat să externalizezi arhivarea și să lucrezi cu un serviciu extern de arhivare. Un serviciu de arhivare extern presupune o grijă sporită la gestionarea arhivei și un control mai eficient, în conformitate cu legislația. În plus, nu mai este necesar să plătești suplimentar pentru resurse umane care să gestioneze arhiva sau pentru spații generoase care să păstreze actele importante, deoarece un serviciu extern îți poate oferi aceste beneficii în baza unui contract.
Întrebări frecvente privind termenele de arhivare pentru documentele financiar-contabile
Arhivarea documentelor contabile este obligatorie și trebuie să respecte termenele reglementate legal. Deși lucrurile sunt menționate în lege, mai pot apărea și alte întrebări la care răspundem în secțiunea următoare.
Este suficient să păstrez documentele în format electronic?
Arhivarea în format electronic te ajută să economisești spațiu și bani, însă nu întotdeauna este suficient să păstrezi documentele în format electronic. În cazul unor documente importante și, mai ales, în cazul documentelor semnate olograf, există obligativitatea ca aceste acte să fie păstrate și în format fizic.
Cine stabilește termenele de păstrare?
Termenele de păstrare ale documentelor contabile sunt reglementate de către Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
Pot păstra toate documentele mai mult decât termenul legal?
Desigur, documentele pot fi păstrate peste termenul legal. Practic, păstrarea încearcă să prevină anumite situații în care este nevoie de o dovadă, cum ar fi, spre exemplu, în cazul litigiilor. Poți păstra documentele și peste termenul legal, însă nu uita că depășirea cu mult a termenelor înseamnă un spațiu utilizat excesiv, costuri mai mari pentru gestionarea arhivei și lipsa organizării corecte.
Ce documente financiar-contabile trebuie arhivate obligatoriu?
Printre documentele care trebuie arhivate se numără registrele contabile, facturile, balanțele de verificare, declarațiile fiscale, statele de plată și alte acte justificative. Termenele de păstrare variază între 5 și 10 de ani, în funcție de tipul documentului și de importanța acestuia.
Ce se întâmplă dacă distrug un document înainte de termenul de arhivare?
Este recomandat să nu ajungi în situația pierderii sau distrugerii accidentale a unui document, deoarece, în acest caz, firma poate fi sancționată, iar amenzile sunt destul de mari. Pentru a evita situațiile de acest tip, este recomandat să apelezi la o firmă de arhivare care să te ajute atât cu crearea și gestionarea arhivei, cât și cu solicitarea avizelor de distrugere, atunci când acest pas este necesar.
