Într-o companie, există destul de multe provocări, de la menținerea poziției pe piață la conformitate legală și respectarea normelor etice. Un aspect esențial, deopotrivă, este felul în care sunt arhivate și depozitate documentele, deoarece schimbările moderne nu au ocolit această zonă. Dacă și tu ai o firmă pe care o administrezi și cauți cele mai bune soluții de arhivare a documentelor, atunci iată ce ar trebui să știi despre procedura de arhivare documente și ce avantaje îți aduce aceasta.
Ce înseamnă arhivarea documentelor
Arhivarea documentelor reprezintă un întreg proces care presupune sortarea, ordonarea și inventarierea documentelor, fluidizând, astfel, accesul la acestea. Prin arhivarea fizică a documentelor te bucuri de eficiență în gestionarea documentelor, iar, în plus, ai certitudinea că firma ta respectă reglementările, așa cum sunt acestea definite de către cadrul legal cu privire la arhivare.
Cadrul legal privind arhivarea documentelor
Procedura de arhivare documente se supune unor reglementări impuse de către Legea Arhivelor Naționale, adică Legea nr.16/ 1996. Legea stipulează prin conținutul ei durata de păstrare a documentelor de către toate entitățile, termene care trebuie respectate cu strictețe, dată fiind importanța acestora.
Termene de păstrare a documentelor
Indiferent unde se afla arhiva cu documente, acestea trebuie să respecte cerințele Legii Arhivelor Naționale nr. 16/ 1996 cu privire la termenele de păstrare. Fiecare document din arhivă este important, iar unele dintre documente pot necesita termene de păstrare de minim 75 de ani, după cum urmează:
- Documente juridice (cum ar fi documentele de la înființarea firmei și cele de pe parcursul activității, care vizează modificări administrative sau hotărârile judecătorești) au un termen permanent de păstrare;
- Documentele de resurse umane și personal – pentru că aceste documente sunt folosite pentru calcularea indemnizațiilor și pensiilor, au un termen de păstrare de minim 75 de ani;
- Contracte comerciale – sunt documente care trebuie păstrate pe o durată de minim 10 ani;
- Documente contabile: chitanțe, bonuri, facturi și documente contabile – necesită un termen de păstrare de 5-10 ani.
Etapele procedurii de arhivare a documentelor
Arhivarea documentelor reprezintă un proces etapizat esențial pentru orice companie, iar succesiunea de pași trebuie respectată astfel încât să conducă, în final, la o organizare eficientă a informațiilor importante.
Sortarea/ Organizarea pe categorii a documentelor
Primul pas în procesul de arhivare este sortarea. Documentele sunt sortate pe categorii, astfel încât această categorisire să ajute la o identificare facilă a acestora, atunci când este necesar.
Ordonarea documentelor în funcție de termenele de emitere și păstrare
Odată ce documentele au fost sortate pe categorii, este necesară verificarea documentelor pentru a vedea care sunt termenele de păstrare și ce documente au acest termen depășit. În cazul în care anumite documente au termen de păstrare depășit, poți întocmi lucrarea de selecționare pentru obținerea avizului de distrugere, care va fi transmis la Arhivele Naționale în vederea obținerii acordului de distrugere.
Inventarierea documentelor
Etapa de inventariere a documentelor aduce în discuție un concept nou și anume cel de nomenclator arhivare documente (după caz, vom avea un nomenclator arhivare documente contabile, nomenclatorul arhivistic resurse umane, juridic etc., pentru fiecare dintre acestea existând un model specific de lucru – spre exemplu, model nomenclator arhivistic instituții publice). Nomenclatorul arhivistic este o componentă esențială în procesul de arhivare a documentelor, deoarece acest instrument ajută la clasificarea și organizarea acestora în funcție de tip, importanță și termene de păstrare. Un nomenclator arhivistic permite stabilirea unui sistem clar și eficient de gestionare a documentelor, asigurând respectarea reglementărilor legale privind păstrarea acestora pe termen lung, facilitând eliminarea celor care au depășit termenul de păstrare. Cu ajutorul nomenclatorului arhivistic și a inventarierii documentelor te bucuri de acces rapid și ușor la informațiile arhivate.
Depozitarea documentelor
Depozitarea documentelor este foarte strâns legată de ideea de accesibilitate și de fluidizare a proceselor de organizare. În funcție de tipul arhivării se aleg și mijloacele de depozitare: dosare, cutii securizate pentru arhivare fizică, respectiv foldere și sisteme de tip cloud pentru arhivare electronică. Nu uita că în oricare dintre cazuri, depozitarea documentelor trebuie să respecte cerințele de protecție împotriva incendiilor și umidității, dar și protecția și confidențialitatea datelor, prin reducerea accesului la acestea.
Beneficiile colaborării cu o firmă de arhivare documente
Arhivarea documentelor este unul dintre procesele dintr-o firmă care consumă destul de multe resurse, atât în ceea ce privește oamenii care trebuie să se ocupe de proces, cât și în ceea ce privește logistica aferentă procesului. Conlucrarea cu o firmă de arhivare documente, precum Arhivatorul, aduce o multitudine de beneficii afacerii tale, cum ar fi:
Respectarea prevederilor legale
Unul dintre cele mai importante aspecte pentru care ar trebui să alegi să lucrezi cu o firmă arhivare documente este cel al respectării prevederilor legale. Un specialist va ști care sunt prevederile legale actuale și care sunt cerințele specifice de păstrare a documentelor. În acest fel, firma ta se va bucura de o organizare eficientă a documentelor, în conformitate cu cerințele Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
Reducerea costurilor
O firmă de arhivare documente te ajută să reduci costurile aferente arhivării, deoarece nu mai este necesar să aloci resurse suplimentare pentru gestionarea și monitorizarea internă a arhivei firmei tale.
Eliberarea spațiului
Apelând la o firmă specializată de arhivare poți muta sarcina depozitării de pe umerii firmei tale, conducând, astfel, la o eliberare a spațiului. O firmă de arhivare va stoca documentele în spații proprii, asigurate și securizate conform cerințelor legale.
Acces rapid la documente
Dacă apelezi la o firmă de arhivare documente, în funcție de tipul arhivei, te poți bucura de acces rapid la documente. Spre exemplu, la Arhivatorul, după solicitarea de primire a documentelor, acestea îți vor fi livrate pe mail în circa 2 ore în format electronic (scanat) și în 24 de ore în format fizic, expediate la sediul companiei tale.
Securitate ridicată
O firmă de arhivare documente are grijă de documentele firmei tale, protejându-le de probleme precum incendiile sau umiditatea, dar și de accesul persoanelor neautorizate la conținutul documentelor.
Greșeli frecvente în procesul de arhivare a documentelor
Deși există un cadru legislativ care reglementează destul de clar cerințele în ceea ce privește arhivarea, există destul de multe firme care nu sunt încă familiarizate cu aceste detalii. Din acest motiv, apar și destul de multe greșeli în procesul de arhivare, cum ar fi:
Lipsa unui sistem clar
În absența unui plan sau a unui sistem eficient de arhivare, documentele riscă să fie pierdute sau deteriorate. În plus, unele documente pot fi ignorate, pot avea termen depășit sau pot fi aruncate pur și simplu, lucru care aduce sancțiuni destul de mari asupra firmei.
Păstrarea documentelor expirate
Atunci când sunt păstrate documentele expirate, acestea încetinesc procesul de găsire a documentelor importante, ocupă spațiu inutil și sunt, practic, o greutate suplimentară pentru gestionarea arhivei. Este important să elimini în mod constant documentele al căror termen este expirat, însă pentru a face acest lucru este nevoie de implementarea unui sistem eficient de urmărire a actelor, astfel încât să știi când este cazul să scoți documentele din arhivă. Inventarul arhivistic este o soluție în acest sens, care îți permite o navigare mai facilă prin documente, astfel încât tu să ai în permanență evidența documentelor care urmează să expire.
Lipsa securizării sau a backup-ului
În lipsa unui sistem securizat sau a unui backup recurent, documentele se pot pierde cu ușurință, iar acest lucru înseamnă că poate fi destul de dificil, dacă nu imposibil, să obții duplicate pentru controale, audituri sau soluționarea unor litigii. În plus, lipsa securizării poate conduce la probleme de confidențialitate a datelor, un aspect prioritar, mai ales în prezent, în ceea ce privește arhivarea.
Întrebări frecvente privind procedura de arhivare documente
Documentele unei firme necesită o atenție specială, deoarece aceste pot fi folosite ca mijloc probator sau ca justificare în cazul controalelor sau auditurilor. De aceea documentele necesită o procedură de arhivare corectă, conform reglementărilor legii. Dacă mai ai și alte întrebări cu privire la procesul de arhivare, iată ce ar trebui să mai știi.
Pot arhiva documentele doar în format electronic?
Arhivatorul te ajută să arhivezi atât documentele în format electronic, cât și documentele în format fizic. Dacă optezi pentru arhivarea electronică a documentelor, nu uita că procesul este reglementat prin Legea nr. 135/2007 privind arhivarea electronică.
Ce se întâmplă dacă nu respect procedura de arhivare?
Respectarea procedurii de arhivare nu aduce doar beneficii în ceea ce privește organizarea, ci te protejează și de sancțiuni și amenzi pe care le poți primi pentru nerespectarea condițiilor specificate de către lege. Amenzile pentru firmele care nu respectă procedurile de arhivare pot fi cuprinse între 12.000 și 14.000 de lei pentru societățile mari și mijlocii, respectiv între 2.000 și 3.500 de lei pentru societățile mici și persoanele fizice.
Este necesară o persoană responsabilă cu arhivarea?
Pentru ca procesul de arhivare să se desfășoare fluid și în condițiile de confidențialitate cerute de lege, este necesară desemnarea unei persoane responsabile de arhivare. Această persoană trebuie să cunoască legislația și să monitorizeze continuu fluxul de documente din arhivă, plus documentele noi introduse în nomenclator.
Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?
Pentru că documentele contabile stau la baza justificărilor financiare, este nevoie de păstrarea acestor tipuri de documente pe o perioadă de circa 5-10 ani.
Dacă ți-a plăcut acest articol și vrei să afli mai multe despre cum îți poți organiza documentele eficient, te invităm să explorezi serviciile oferite de Arhivatorul. De asemenea, urmărește-ne pe paginile noastre de Facebook, Instagram și LinkedIn pentru cele mai recente noutăți, sfaturi și soluții personalizate. Lasă-ți arhiva în mâinile experților și bucură-te de o organizare fără cusur!
