Domeniul medical este unul dintre cele mai solicitante în ceea ce privește arhivarea documentelor, deoarece păstrarea actelor medicale stă la baza îngrijirii corecte a pacienților. Fără un sistem corespunzător de arhivare medicală, întregul proces ar deveni haotic, iar accesarea istoricului medical al pacienților, a relațiilor cu furnizorii și a altor aspecte legale importante devine imposibilă.
Ce înseamnă arhivarea documentelor în domeniul medical
Arhivarea documentelor este o procedură ce presupune colectarea, organizarea și depozitarea fișelor medicale și analizelor, în corelație cu celelalte tipuri de documente specifice domeniului medical. Este important de reținut că arhivarea documentelor în domeniul medical nu înseamnă doar menținerea lor într-un spațiu, ci și asigurarea accesului corect și eficient la ele, atunci când este necesar.
Tipuri de documente medicale care necesită arhivare
În domeniul medical există o multitudine de documente care necesită nu doar arhivare fizică, ci și arhivare digitală. În plus, managementul documentelor medicale presupune și respectarea cerințelor GDPR sănătate, cu un accent deosebit pe protecția datelor pacienților.
Fișe medicale
Fișele medicale sunt printre cele mai importante documente cu specific medical, deoarece conțin diagnostice, tratamente și investigații medicale, care alcătuiesc întregul istoric al pacientului.
Rețete și prescripții
Vizitele la medic se încheie adesea cu rețete medicale și prescripții, care trebuie să fie păstrate în arhivele medicale. Astfel, aceste documente, ce atestă recomandările medicului, pot fi folosite atât pentru a păstra istoricul medical al pacienților, cât și ca bază de susținere în eventuale litigii medicale.
Teste și analize medicale
Analizele medicale reprezintă baza documentației ce compune dosarul medical al pacientului. Pe baza lor, pacientul este tratat eficient și înregistrat cu anumite afecțiuni, de aceea este absolut necesară păstrarea acestor documente.
Documente administrative
Documentele administrative sunt la fel de importante precum cele care vizează pacienții. Ele pot include acte referitoare la funcționarea instituției, precum și formulare de consimțământ atât ale pacienților, cât și ale personalului.
Reglementări și norme legale în arhivarea documentelor medicale
Arhivarea documentelor din domeniul medical nu este doar o formă de a păstra în siguranță documentele pacienților și ale instituției, ci și o obligație legală strict reglementată prin lege.
Legislația arhivării documentelor medicale
Arhivarea documentelor în domeniul medical este reglementată prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Aceasta stabilește obligația instituțiilor medicale de a păstra documentele în condiții de siguranță, respectând termenele legale și normele de confidențialitate. Documentele trebuie organizate astfel încât să fie ușor accesibile atunci când sunt necesare, dar și protejate împotriva pierderii, deteriorării sau accesului neautorizat. Arhivarea corectă înseamnă, așadar, atât respectarea obligațiilor legale, cât și asigurarea eficienței în gestionarea activității de zi cu zi.
Termene de păstrare a documentelor medicale
Ca în orice alt domeniu, documentele medicale au termene clare de păstrare, care variază în funcție de tipul și importanța fiecărui document. În linii mari, termenele de păstrare recomandate sunt următoarele:
- fișe medicale – cel puțin 5 ani;
- documente de personal – 75 de ani;
- documente de internare – circa 10-20 de ani;
- tratamente și prescripții – 10-20 de ani.
Provocări în arhivarea documentelor medicale
Dacă ne uităm puțin la domeniul medical, observăm că acesta a fost dintotdeauna unul foarte solicitant. Volumul de informații a crescut foarte mult și crește simțitor de la an la an, ceea ce impune adaptarea sistemului de arhivare pentru a asigura protecția documentelor medicale.
Volume mari de documente
De-a lungul timpului, arhiva fizică de documente medicale a crescut considerabil, incluzând acte legate de analize, controale și alte documente ce compun istoricul medical. Astfel, provocarea principală constă în gestionarea eficientă a acestei arhive, astfel încât să fie protejată de factorii care pot deteriora documentele – trecerea anilor, praful, focul sau umiditatea.
Erori umane
Organizarea incorectă a documentelor, clasificarea greșită, pierderea sau distrugerea accidentală sunt exemple de erori umane care pot afecta păstrarea arhivei medicale. Aceste situații pot avea consecințe deosebit de grave, în special pentru pacienți, care sunt cei mai afectați de astfel de greșeli. Atunci când apar erori umane sau organizarea arhivei nu este corectă (fișe lipsă, deteriorate sau pierdute), crește riscul ca pacientul să nu primească tratamentul adecvat, conform nevoilor sale medicale.
Securitatea informațiilor
Legislația GDPR impune o atenție sporită asupra securității datelor cu caracter personal, având ca scop păstrarea confidențialității și asigurarea siguranței acestora. De aceea, este importantă trecerea la soluții moderne de arhivare, care să asigure protecția împotriva accesului neautorizat.
Beneficiile arhivării documentelor în domeniul medical
Arhivarea documentelor în domeniul medical nu reprezintă doar o obligație legală, ci contribuie semnificativ la creșterea eficienței prin îmbunătățirea actului medical. Gestionarea corectă a arhivei elimină grijile legate de păstrarea și accesul la documente, mai ales atunci când acest proces este preluat de către o firmă arhivare, precum Arhivatorul.
Acces rapid și eficient la informații
Arhivate în mod corect, documentele medicale pot fi accesate rapid și eficient, scurtând timpul de lucru și oferind un adevărat suport unui domeniu în care timpul este extrem de prețios.
Reducerea erorilor medicale
Printr-o arhivare eficientă, riscul apariției erorilor umane se reduce semnificativ, deoarece documentele sunt organizate eficient și dispun de acces controlat. Atât pacienții, cât și cadrele medicale au de câștigat de pe urma implementării unui proces de arhivare bine structurat, întrucât informațiile sunt mai bine gestionate și oferă continuitate în istoricul medical, aspect important pentru luarea deciziilor corecte în actul medical.
Colaborare eficientă între profesioniști
În sistemul medical, nu vorbim despre o structură statică, ci despre un organism viu și dinamic, în care specialitățile și medicii conlucrează constant. Arhivarea face această colaborare mai eficientă, deoarece documentele medicale pot fi accesate mai ușor de cadrele medicale care se ocupă de cazul unui pacient, indiferent de ramura medicală care îl tratează.
Cum să implementezi arhivarea în domeniul medical
Implementarea unui sistem eficient de arhivare medicală începe cu o evaluare atentă a nevoilor interne ale instituției – volumul documentelor, tipurile fișierelor și modalitatea actuală de circulație a acestora.
Următorul pas constă în stabilirea formatului de arhivare: ce documente vor rămâne în format fizic și care pot fi convertite în format digital.
Un element important este crearea unui sistem logic și coerent de organizare, care utilizează etichete clare, categorii intuitive și baze de date bine structurate. Documentele sunt apoi scanate și retrodigitizate pentru a permite accesul rapid și sigur oricând este necesar.
Totodată, arhiva fizică trebuie depozitată conform legislației, în spații sigure, protejate împotriva umezelii și incendiilor.
Cum te ajută Arhivatorul în arhivarea în domeniul medical
Arhivatorul îți oferă servicii complete de arhivare fizică și digitală, adaptate domeniului medical și reglementărilor stricte din acest sector. Etapele de lucru din cadrul procesului includ:
- Preluarea și transportul documentelor din locația ta, în condiții de siguranță.
- Scanarea documentelor prin retrodigitizare, cu identificare unică și stocare în cloud securizat.
- Depozitare fizică în spații conforme, accesibile la cerere.
- Termene rapide de eliberare a documentelor: 2 ore pentru format digital, 24 ore pentru fizic.
- Suport în întocmirea lucrărilor de selecționare pentru documentele ce pot fi eliminate legal.
- Consultanță privind termenele de păstrare și cerințele din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
Întrebări frecvente privind arhivarea documentelor din domeniul medical
Domeniul medical este în sine foarte provocator, așa că dacă mai ai întrebări cu privire la arhivarea documentelor medicale, poți consulta următoarea secțiune de răspunsuri la cele mai frecvente întrebări.
Cum se gestionează documentele medicale atunci când un pacient își schimbă medicul sau clinica?
Schimbarea medicului sau a clinicii implică și transferul datelor medicale către noua unitate medicală aleasă de pacient. De regulă, pacientul trebuie să depună o cerere, pentru ca documentele sale să-i fie puse la dispoziție noului medic. Documentele arhivate trebuie să poată fi accesate rapid, punând astfel mai presus de orice interesele pacientului.
Ce riscuri există dacă documentele medicale nu sunt arhivate corect sau la timp?
Dacă documentele medicale nu sunt arhivate la timp, există riscul pierderii și deteriorării acestora, dar și riscul ca acestea să fie introduse în sistem mai târziu, ceea ce poate avea consecințe negative asupra stării de sănătate a pacienților.
Cum pot să migrez documentele fizice într-un sistem de arhivare digitală?
Migrarea documentelor fizice într-un sistem digital se realizează printr-un proces numit retrodigitizare. Documentele sunt colectate, scanate cu echipamente performante, le este mai apoi atribuit un cod unic de identificare și ulterior sunt încărcate într-un sistem digital securizat.
Cine este responsabil pentru arhivarea documentelor medicale într-o instituție medicală?
Responsabilitatea pentru arhivarea documentelor medicale revine administrației medicale, prin manageri și persoanele desemnate. Aceștia au opțiunea de a externaliza serviciul către firme specializate, precum Arhivatorul.
Arhivarea documentelor medicale influențează procesul de tratament al pacientului?
O arhivă bine organizată poate influența în mod benefic procesul de tratament al pacientului, pentru că tot istoricul său medical este disponibil în același loc și în timp util. În schimb, erorile de arhivare pot avea consecințe grave, cum ar fi prescrierea unor tratamente incorecte, din cauza informațiilor incomplete.
