În domeniul asistenței sociale, fiecare detaliu contează, iar modul în care sunt gestionate documentele reflectă nu doar respectul pentru lege, ci și grija față de oameni. Pentru că această activitate generează un volum mare de date despre persoane reale, arhivarea și păstrarea documentelor, în conformitate cu Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, ajută la protejarea informațiilor și la buna desfășurare a serviciilor sociale.
Cadrul legal al arhivării documentelor în asistența socială
Arhivarea documentelor în asistența socială presupune respectarea cadrului legal stabilit prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și prin Legea nr. 135/2007, Legea nr. 201/2024, alături de normele specifice serviciilor sociale prevăzute în Ordinul nr. 29/2019 și HG nr. 867/2017.
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și actualizările recente
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 reglementează obligațiile instituțiilor sociale privind păstrarea și distrugerea documentelor, stabilind termene clare de păstrare în funcție de tipul documentelor.
Astfel, documentele de personal, cum sunt contractele de muncă, fișele de post, statele de plată, dosarele personale, adeverințele de vechime și pontajele, trebuie păstrate cel puțin 75 de ani, fiind necesare pentru calculul pensiilor și alte drepturi legale ale angajaților.
Contractele și documentele financiare, cum ar fi contractele comerciale, facturile și chitanțele, se păstrează între 5 și 10 ani, pentru justificări contabile, controale ANAF sau audituri.
În plus, fișele medicale, rapoartele de activitate și evidențele beneficiarilor trebuie arhivate pe perioade relevante pentru activitatea serviciilor sociale, iar documentele cu valoare istorică sau legală se păstrează permanent.
Legea 135/2007 și Legea 201/2024 – arhivarea documentelor electronice
Legea nr. 135/2007 și Legea nr. 201/2024 reglementează arhivarea digitală, impunând utilizarea semnăturii electronice calificate și a timestamp-ului pentru validarea documentelor. Astfel, se asigură protejarea datelor confidențiale din domeniul asistenței sociale, menținând integritatea și autenticitatea documentelor. Semnătura electronică calificată oferă valabilitate legală, iar timestamp-ul arată că documentele nu au fost modificate după semnare, aspect important pentru conformitate și securitate.
Norme specifice serviciilor sociale (Ordin nr. 29/2019, HG 867/2017)
Instituțiile de asistență socială au obligația de a respecta reglementările ce privesc arhivarea documentelor și gestionarea informațiilor despre beneficiari. Ordinul nr. 29/2019 și HG nr. 867/2017 impun păstrarea fișelor medicale, a evidențelor beneficiarilor, a rapoartelor de activitate și a altor documente relevante pentru serviciile oferite. Prin aceste reguli se asigură transparența și continuitatea monitorizării, respectarea standardelor de calitate pentru centrele rezidențiale și protejarea datelor personale și medicale ale beneficiarilor.
Tipuri de documente arhivate într-un azil de bătrâni
Într-un azil de bătrâni există numeroase documente care atestă activitatea și istoricul medical al pacienților. Fiecare document face parte dintr-o categorie anume, iar termenele legale de păstrare se respectă în funcție de aceasta și de importanța documentului.
Documente administrative și de management
Documentele administrative includ organigrame, regulamente interne, registre, procese verbale și alte rapoarte cu caracter intern.
Documente ale beneficiarilor
Documentele beneficiarilor au o importanță deosebită, deoarece conțin informații personale protejate prin regulamentele GDPR. Printre acestea se numără dosarele personale, planurile de îngrijire, fișele medicale și evaluările psihosociale. Durata păstrării acestor documente, în special a evaluărilor psihosociale, poate ajunge până la 50 de ani.
Documente contabile și financiare
Pe lângă documentele de personal și cele referitoare la pacienți, o categorie importantă o reprezintă documentele contabile și financiare, care includ contractele, facturile, registrele de casă și statele de plată. Conform Codului Fiscal, aceste documente trebuie păstrate peste 10 ani, așa că trebuie protejate și arhivate în mod corect.
Procedura de arhivare în centrele rezidențiale
Arhivarea documentelor din aziluri de bătrâni și centre rezidențiale necesită respectarea unei proceduri specifice, care include mai multe etape importante:
Clasificarea și codificarea documentelor
Primul pas în arhivarea documentelor este crearea nomenclatorului arhivistic. Acest proces constă în sortarea și etichetarea documentelor, atribuindu-le un cod unic sau un identificator specific pentru fiecare serie de documente.
Pregătirea fizică și digitală a dosarelor
Următorul pas este pregătirea pentru scanarea fizică și digitală a dosarelor, care presupune scanarea, etichetarea, numerotarea și împachetarea corectă a acestora în dosare rezistente. Este important, de asemenea, să fie folosite formatele standard, precum PDF/A, pentru scanarea digitală.
Evidența și depozitarea documentelor
Conform Legii Arhivelor Naționale, fiecare instituție trebuie să aibă un registru de evidență a arhivei, în care se notează documentele predate și termenele de păstrare. Dosarele se depozitează într-un depozit arhivă documente care respectă condiții tehnice stricte, precum o temperatură între 18–22°C și o umiditate sub 60%. Acest control riguros previne deteriorarea documentelor și asigură conformitatea cu legea arhivelor termene de păstrare a documentelor.
Accesul controlat și confidențialitatea datelor
Accesul la arhivă documente trebuie limitat prin politici interne stricte. Fiecare angajat primește drepturi de acces în funcție de rolul său, iar responsabilul cu arhiva are obligația de a asigura respectarea GDPR și a normelor privind confidențialitatea informațiilor. Această etapă este esențială în instituțiile publice și în centrele sociale, unde protecția datelor beneficiarilor este o prioritate legală și morală.
Distrugerea documentelor la expirarea termenului legal
Documentele al căror termen de păstrare a expirat trebuie distruse conform unei proceduri stricte. Este obligatoriu să se întocmească un proces-verbal de distrugere și să se obțină aprobarea Arhivelor Naționale. Ulterior, dacă lucrezi cu o firmă de arhivare precum Arhivatorul, aceasta poate asigura distrugerea confidențială a documentelor, conform cerințelor legale.
Arhivarea documentelor din domeniul asistenței sociale în format electronic
Dacă în trecut se folosea doar sistemul de arhivare fizică, în prezent digitalizarea câștigă tot mai mult teren. Arhivarea documentelor în format electronic implică implementarea unui sistem de management electronic al documentelor, care să asigure backup, securitate și mentenanță.
Implementarea unui sistem de management electronic al documentelor (DMS)
Un sistem de management electronic al documentelor (DMS) oferă o soluție eficientă pentru centralizarea, căutarea și accesarea fișierelor digitale. Acesta asigură rapiditate, securitate, acces controlat și permite urmărirea versiunilor fiecărui document.
Cerințe legale privind documentele digitale
Conform Legii nr. 135/2007 și reglementărilor europene privind arhivarea digitală, documentele electronice trebuie să fie autentice, integrale și accesibile pe termen lung. Acest lucru este posibil doar prin aplicarea unei semnături electronice calificate și a unui timestamp care confirmă data creării sau modificării fișierului. Numai în aceste condiții, documentele pot fi arhivate exclusiv digital, fără obligația păstrării versiunilor fizice, conform standardelor UE și legislației române privind arhivarea documentelor electronice.
Backup, securitate și migrare periodică a datelor
Sistemele de backup și securitate sunt esențiale pentru arhivarea documentelor în instituțiile publice. Pentru menținerea integrității arhivei electronice, instituțiile din domeniul asistenței sociale trebuie să implementeze soluții de stocare redundantă (cloud și local) și proceduri clare de recuperare în caz de dezastru (Disaster Recovery Plan – DRP). Migrarea periodică a datelor către formate actuale și verificarea backup-urilor garantează că arhiva rămâne funcțională, sigură și conformă cu Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, chiar și în contextul modernizării continue a infrastructurilor digitale.
Bune practici și recomandări pentru arhivarea documentelor în domeniul asistenței sociale
Deoarece arhivarea este un proces complex, se impune respectarea unui set de bune practici care să asigure rezultate eficiente.
Cum se formează o politică internă de arhivare
Pentru a putea arhiva documentele în mod eficient, este nevoie de stabilirea unei proceduri interne, care trebuie să fie aprobată de către conducere. Aceasta stabilește responsabilitățile, termenele și nivelurile de acces, garantând astfel securitatea datelor.
Audit periodic al arhivei
O modalitate eficientă de gestionare a arhivei o reprezintă realizarea auditurilor periodice pentru a verifica conformitatea cu legislația și standardele ISO. Aceste audituri permit identificarea timpurie a eventualelor neconformități sau probleme, facilitând astfel luarea măsurilor corective înainte ca acestea să genereze consecințe legale.
Instruirea personalului
De asemenea, este important ca personalul să fie instruit periodic pentru manipularea documentelor și pentru protecția datelor personale.
Riscuri în lipsa unei arhivări corecte în domeniul asistenței sociale
Lipsa unei arhivări corecte poate genera numeroase probleme, de la pierderea sau deteriorarea documentelor, până la sancțiuni legale pentru încălcarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. De asemenea, arhivarea incorectă poate conduce la breșe de securitate și încălcarea confidențialității datelor, precum și la întârzieri în furnizarea informațiilor în timpul controalelor DGASPC.
Întrebări frecvente privind arhivarea documentelor în domeniul asistenței sociale
Care este termenul legal de păstrare a documentelor într-un azil de bătrâni?
În azilele de bătrâni, fișele medicale și evidențele beneficiarilor se păstrează 75 de ani, documentele administrative și rapoartele între 10 și 50 de ani, contractele și actele juridice permanent, iar documentele contabile și financiare 5–10 ani, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
Ce documente trebuie arhivate conform Legii 16/1996?
Conform Legii 16/1996, trebuie arhivate atât documentele cu valoare legală, cât și cele cu importanță administrativă sau istorică. Astfel, documentele contabile, documentele de personal, cele administrative și cele care țin de persoanele care beneficiază de servicii de asistență socială trebuie păstrate și gestionate conform reglementărilor în vigoare.
Ce presupune nomenclatorul arhivistic într-un centru rezidențial?
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de organizare a arhivei ce presupune atribuirea unor coduri unice pe serii de documente, pentru ca acestea să poată fi identificate mai ușor.
Cum se arhivează fișele medicale ale beneficiarilor?
Fișele medicale trebuie păstrate separat, în condiții de confidențialitate și protecție a datelor. Ele pot fi arhivate fizic în dosare securizate sau digital, folosind sisteme care asigură semnătura electronică și timestamp, astfel încât să fie garantată integritatea informațiilor.
Ce reguli există pentru arhivarea documentelor electronice?
Arhivarea electronică necesită semnătură electronică calificată, timestamp și stocare în medii securizate, cu acces limitat la documente. O arhivă electronică oferită de Arhivatorul este soluția potrivită în acest caz, deoarece platforma îți oferă siguranța de care ai nevoie pentru arhivarea documentelor.
Cum se distrug documentele la expirarea termenului de păstrare?
Distrugerea documentelor se face doar după ce termenul de păstrare a fost depășit, cu solicitare prealabilă către Arhivele Naționale și întocmirea unui proces-verbal de distrugere.
Ce avantaje are arhivarea digitală față de cea fizică?
Arhivarea digitală reduce spațiul de stocare necesar, asigură siguranță în accesarea datelor și facilitează accesul rapid la informații.
Cum se protejează datele personale în arhivele centrelor sociale?
Accesul la documente este limitat strict la personalul autorizat, iar sistemele de arhivare respectă legislația GDPR și standardele interne de securitate, pentru a proteja datele sensibile ale beneficiarilor.
Ce riscuri implică neconformitatea cu Legea Arhivelor Naționale?
Neconformitatea poate genera sancțiuni legale, dificultăți în verificările efectuate de autoritățile de control din domeniul social (precum DGASPC), pierderi de documente importante și afectarea drepturilor beneficiarilor. Lipsa unei arhive organizate și conforme îngreunează trasabilitatea activităților, monitorizarea serviciilor oferite și protecția datelor personale.
Ce responsabilități are persoana desemnată pentru arhiva instituției?
Persoana desemnată pentru arhivă răspunde de organizarea și păstrarea arhivei conform legislației în vigoare, mai exact Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și normelor specifice serviciilor sociale. Responsabilitățile sale includ clasificarea documentelor, controlul accesului, arhivarea digitală sau fizică, verificarea termenelor legale de păstrare și asigurarea securității și confidențialității datelor beneficiarilor.
