Organizarea internă a unei companii presupune o grijă sporită în ceea ce privește administrarea documentelor de resurse umane. Fișele de post, documentele de evaluare performanță, contractele de muncă și dosarele angajaților necesită protecție nu doar pe durata desfășurării efective a activității, ci și ulterior, pe perioade stabilite prin lege.
Află din acest material tot ce trebuie să știi despre arhivare documente HR, despre protejarea datelor sensibile ale angajaților și despre managementul documentelor de resurse umane.
Ce înseamnă arhivarea documentelor în domeniul resurselor umane?
Arhivarea documentelor HR presupune păstrarea organizată, sigură și conformă cu termenele de păstrare și legislația în vigoare a tuturor documentelor legate de angajați, cum ar fi contractele de muncă, documentele financiare, evaluările de performanță și datele personale. Acest proces poate fi realizat prin arhivare fizică, arhivare electronică sau arhivare în cloud, cu respectarea normelor GDPR și a reglementărilor legale HR. O arhivare corectă asigură protejarea datelor sensibile, acces rapid la documente, suport în auditul HR și o gestionare eficientă a proceselor interne, prin soluții de arhivare sigure și sisteme digitale dedicate.
De ce e importantă arhivarea documentelor în domeniul resurselor umane (HR)
Arhivarea fizică a documentelor reprezintă, pe lângă o obligație legală, o componentă deosebit de importantă a managementului documentelor, în special în domeniul resurselor umane. Contractele de muncă, fișele de post și evaluările sunt documente care fac parte din fluxul oricărei companii, iar protejarea lor are un impact semnificativ asupra confidențialității, atât la nivel de companie, cât și de angajați.
Respectarea legislației
Unul dintre cele mai importante aspecte ale arhivării documentelor este conformitatea legală. Este important ca documentele să fie arhivate și păstrate conform termenelor prevăzute de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru a evita eventualele sancțiuni.
Acces rapid la informații
Arhivarea documentelor HR permite accesul rapid și organizat la informații, acestea fiind grupate pe categorii și păstrate într-un singur loc, ceea ce elimină timpii de așteptare. Astfel, documentele sunt ușor accesibile pentru audituri, controale sau în situațiile în care angajații au nevoie de acte doveditoare.
Reducerea riscurilor legale
O companie se poate confrunta, de-a lungul timpului, cu numeroase probleme legale. Prin păstrarea corectă a documentelor HR, indiferent dacă vorbim despre contracte de muncă, documente financiare HR, evaluări sau notificări, compania este pregătită să răspundă în fața oricăror controale, reclamații sau litigii.
Confidențialitate și securitate
Există o multitudine de riscuri la care pot fi supuse documentele din HR, inclusiv pierdere, deteriorare sau furt. O arhivare corectă, realizată cu ajutorul unor sisteme moderne de gestionare și administrare, previne aceste probleme și sprijină compania să respecte cerințele legale în vigoare.
Tipuri de documente care trebuie arhivate în resurse umane (HR)
În activitatea unei companii, arhivarea joacă un rol foarte important, în special pentru gestionarea eficientă a fluxului de date. Arhivatorul poate sprijini companiile printr-o procedură de arhivare documente eficientă, care include:
- Documente administrative: vorbim aici despre contractele de muncă, actele adiționale, fișele de post sau notificările interne, care reprezintă baza relației contractuale cu angajatul și trebuie păstrate conform legislației HR;
- Documente financiare: adeverințele de venit, fluturașii de salariu și declarațiile fiscale sunt esențiale atât pentru angajat, cât și pentru audituri și controale fiscale;
- Evaluări și documente de performanță: rapoartele de evaluare a performanței, planurile de dezvoltare profesională și rezultatele trainingurilor. Ele reflectă parcursul profesional al fiecărui angajat și trebuie arhivate pentru referințe viitoare;
- Documente legale: înregistrări privind accidentele de muncă, sancțiunile disciplinare, concediile medicale și alte mențiuni similare din domeniul HR;
- Documente pentru istoricul angajatului: istoricul de angajare, certificări și traininguri urmate de angajat.
Provocările arhivării documentelor în HR
În domeniul arhivării documentelor HR pot apărea numeroase provocări, în special din cauza volumului mare de acte. De fapt, întregul proces de arhivare este, în sine, o provocare, deoarece implică multe etape, cum ar fi verificarea, organizarea și păstrarea în siguranță a acestora.
Iată câteva dintre principalele provocări cu care se confruntă departamentele de HR în procesul de arhivare a documentelor:
- Volume mari de documente – Departamentele de HR gestionează zilnic un flux uriaș de documente angajați, de la contracte de muncă, acte adiționale și fișe de post, până la evaluări de performanță sau documente financiare HR. În lipsa unui sistem de arhivare bine pus la punct, organizarea acestor documente devine haotică și ineficientă.
- Timpul necesar pentru arhivare – procesul de arhivare documente HR este consumator de timp, mai ales atunci când se face manual. Fără soluții arhivare moderne, precum un software arhivare sau un sistem de arhivare cloud, fiecare actualizare sau căutare de document presupune un efort logistic suplimentar.
- Tehnologia și adaptarea – trecerea de la arhivare fizică la arhivare digitală implică adoptarea unor sisteme digitale HR și instruirea personalului. Este esențial ca întregul proces de arhivare date angajați să fie susținut de o infrastructură IT adecvată, care să permită o arhivare lungă durată și accesibilitate documente, garantând în același timp o securitate ridicată a informațiilor.
- Confidențialitatea datelor – date precum salariile, istoricul profesional, datele medicale sau performanța angajaților trebuie păstrate într-un sistem de arhivare sigur, ce asigură confidențialitate date și previne accesul neautorizat.
Cele mai bune practici pentru arhivarea documentelor în resurse umane
Arhivarea corectă a documentelor HR este o etapă importantă pentru conformitatea legală, securitatea informațiilor și eficiența operațională. Următoarele practici sunt esențiale pentru orice departament care dorește să gestioneze responsabil dosarele angajaților și alte documente sensibile.
Implementarea unui sistem de management electronic al documentelor
Trecerea spre un sistem electronic de management al documentelor asigură un acces mult mai rapid la acestea, în circa 2 ore, și facilitează gestionarea conform tendințelor moderne. Adoptarea unui sistem digital de arhivare permite conversia documentelor fizice în fișiere accesibile rapid, prin scanare și stocare securizată în cloud. Această metodă respectă cerințele Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și GDPR, oferind trasabilitate și control asupra accesului la date. Sistemele moderne permit aplicarea unei semnături digitale calificate, indispensabilă pentru o arhivare electronică legală, reducând astfel necesitatea păstrării documentelor fizice.
Clasificarea și organizarea documentelor
În vederea arhivării, documentele trebuie să fie grupate pe categorii (contracte de muncă, adeverințe, state de plată), asigurând astfel accesul facil, dar și siguranța necesară pentru aceste tipuri de documente.
Crearea unor politici interne clare
Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, fiecare firmă are obligația de a stabili politici interne clare privind managementul documentelor de resurse umane. Aceste politici, alături de cerințele legale, asigură păstrarea corectă și conformă a documentelor, un aspect legal deosebit de important.
Automatizarea proceselor
Automatizarea reduce foarte mult din timpul alocat proceselor și reduce în același timp riscul apariției erorilor umane. În același timp este asigurată siguranța datelor, dar și confidențialitatea acestora.
Formare continuă a echipei HR
Pentru ca procesul de arhivare să funcționeze optim, echipa HR trebuie să fie constant instruită în privința legislației în vigoare, a politicilor interne și a utilizării sistemelor digitale. Trainingurile regulate contribuie la creșterea conștientizării privind importanța protejării datelor și respectarea termenelor de păstrare, prevenind astfel riscurile generate de neconformitate.
Arhivarea documentelor de HR în era digitală
Deși arhivarea digitală poate părea un trend, în realitate reprezintă o necesitate, având în vedere că majoritatea domeniilor se îndreaptă către această soluție. Dincolo de tendințe, arhivarea digitală presupune mult mai mult decât simpla scanare a documentelor: este un proces complex care include indexare, semnătură digitală calificată și stocare securizată în cloud. În cazul arhivării electronice legale, păstrarea documentelor fizice este opțională, cu condiția respectării tuturor cerințelor impuse de legislație.
Avantajele arhivării digitale
Pentru departamentele de resurse umane, arhivarea digitală înseamnă mai mult decât economie de spațiu, mai exact este un pas esențial spre eficiență și conformitate. Accesul rapid la documente, protecția sporită a datelor și integrarea cu platformele HR sunt doar câteva dintre beneficiile directe. Fișierele stocate în sisteme securizate digitale pot fi accesate rapid, iar semnătura digitală calificată garantează autenticitatea și integritatea fiecărui document. Arhivarea digitală ajută și la respectarea legislației în vigoare, inclusiv Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și reglementările GDPR. În plus, atunci când se face arhivare electronică legală, păstrarea fizică a documentelor nu mai este necesară, ceea ce reduce considerabil costurile de depozitare.
Întrebări frecvente privind arhivarea documentelor în domeniul resurselor umane
Cât timp trebuie păstrate documentele angajaților după încetarea relației de muncă?
Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, documentele de personal trebuie păstrate timp de minimum 75 de ani, indiferent de momentul în care încetează relația de muncă. Această perioadă este necesară pentru a asigura dovada vechimii în muncă și pentru a permite calculul pensiei sau al altor drepturi legale.
Cum pot asigura confidențialitatea documentelor angajaților în procesul de arhivare?
Confidențialitatea datelor se asigură prin limitarea accesului la arhivă, indiferent dacă vorbim despre arhivarea fizică a documentelor HR sau despre arhivare digitală. Spațiile de arhivare trebuie să fie securizate și protejate, limitând accesul persoanelor neautorizate.
Cum se poate implementa un sistem de arhivare digitală în departamentele de resurse umane?
Primul pas este analiza și sortarea documentelor, pentru ca acestea să poată fi ulterior convertite în format digital, urmând ca pentru certificarea legală să se aplice semnătura electronică calificată.
Cum se poate gestiona arhivarea documentelor într-o companie multinațională cu mai multe filiale?
Stabilirea unor politici interne clare și externalizarea serviciului de arhivare către firme specializate, cum ar fi Arhivatorul, reprezintă cele mai bune practici pentru gestionarea eficientă a arhivelor în astfel de companii.
Cât de des trebuie să se facă o revizuire a arhivei HR?
Se recomandă ca revizuirea documentelor să se facă cel puțin o dată pe an, pentru că schimbările în acest domeniu sunt destul de rapide și numeroase.
