Bonul fiscal și factura fiscală sunt documente emise zilnic în activitatea economică de către operatorii comerciali, care atestă livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Deși ambele sunt întâlnite frecvent în practica comercială, ele au funcții diferite din punct de vedere juridic, fiscal și contabil, se adresează unor tipuri diferite de tranzacții și implică obligații de arhivare și utilizare diferite, în funcție de natura beneficiarului, de valoarea operațiunii și de regimul de taxare aplicabil.
Ce este un bon fiscal?
Bonul fiscal reprezintă documentul emis prin intermediul aparatului de marcat electronic fiscal, la efectuarea oricărei livrări de bunuri sau prestări de servicii către consumatori, în scopul atestării încasării contravalorii și al înregistrării operațiunii în evidențele fiscale ale operatorului economic. Bonul fiscal conţine elemente precum denumirea operatorului, codul unic de înregistrare, data şi ora tranzacţiei, denumirea produselor sau serviciilor, valoarea unitară, TVA-ul aferent şi totalul plătit.
Ce este o factură fiscală?
Factura fiscală, reglementată prin art. 319 din Codul fiscal şi Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, este actul juridic care atestă livrarea de bunuri ori prestarea de servicii, constituind totodată titlu de creanţă între părţi. Formatul obligatoriu cuprinde elemente identificatoare ale furnizorului şi beneficiarului (denumire, cod de identificare fiscală, sediu), data emiterii, număr unic, descrierea exhaustivă a bunurilor ori serviciilor, baza de impozitare, cotele şi sumele TVA, precum şi totalurile datorate. Factura permite deducerea cheltuielilor și a TVA-ului și reprezintă un document-cheie necesar în registrele contabile ale companiei, în elaborarea dosarelor de prețuri de transfer și în controalele antifraudă.
Diferențele esențiale între bon fiscal și factură fiscală
Comparația între „factura fiscală vs bon fiscal” evidenţiază rolul juridic diferit al celor două documente, chiar dacă ambele probează o tranzacţie. Bonul serveşte în relaţia vânzător-consumator final, fără a indica explicit datele cumpărătorului, în timp ce factura fiscală este un instrument contractual complet, indispensabil în lanţul economic, deoarece asigură dreptul de deducere a TVA-ului, iar introducerea datelor cumpărătorului conferă trasabilitate.
Bon fiscal VS Factură – Ce arhivezi?
Arhivarea documentelor justificative emise în cadrul unei activități economice presupune diferențierea clară între bonul fiscal și factura fiscală, în funcție de regimul juridic și de scopul pentru care fiecare este emis. În contextul unei întreprinderi care desfășoară tranzacții atât cu persoane fizice, cât și cu alți operatori economici, nu se arhivează bonul fiscal în format fizic (cel înmânat clientului), cu excepția cazului în care bonul este utilizat în contabilitatea entității (ex: pentru deconturi sau deductibilitate). În schimb, comerciantul are obligația de a arhiva:
– jurnalul electronic al aparatului de marcat;
– fișierele XML lunare exportate din aparat;
– rapoartele Z zilnice (fișier de închidere fiscală);
– memoria fiscală a aparatului, care trebuie păstrată 10 ani.
În privința facturii fiscale, indiferent dacă este emisă în format tipărit sau electronic, trebuie arhivată integral de către:
– emitent, în scopuri de evidență fiscală și contabilă;
– beneficiar, pentru deducerea cheltuielilor și TVA-ului.
Termene și condiții de arhivare în funcție de document
Documentele financiar-contabile trebuie păstrate, în general, pe o perioadă de 5-10 ani, calculați de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Arhivarea fizică trebuie să respecte condiții tehnice, detaliate inclusiv pe arhivatorul.ro, care evidențiază standardele de temperatură, umiditate, protecție împotriva incendiilor, precum și cerințele privind organizarea spațiului de depozitare.
Pentru documentele electronice, inclusiv facturi, fișierele trebuie păstrate în formatul original, însoțite de semnătură electronică calificată.. Responsabilitatea păstrării revine entității care generează sau primește documentul, chiar dacă sistemul RO e-Factura asigură stocarea centralizată. În ambele cazuri, accesul rapid, integritatea și confidențialitatea documentelor trebuie garantate pe toată durata arhivării.
Arhivarea bonurilor fiscale
Bonurile fiscale nu sunt arhivate în mod obligatoriu în format fizic de către operatorul economic, întrucât exemplarul tipărit se eliberează clientului, iar datele sunt stocate electronic în jurnalul fiscal. Totuși, în situațiile în care bonul este utilizat în evidența contabilă, documentul tipărit trebuie păstrat ca justificativ. Arhivarea bonurilor fiscale se realizează indirect, prin stocarea și conservarea datelor digitale generate de aparatul fiscal (rola-jurnal), conform reglementărilor Legii nr. 36/2023.
Arhivarea facturilor
Pentru facturile tipărite, arhivarea se face fizic, în dosare ordonate cronologic sau alfabetic, etichetate corespunzător și depozitate în spații conforme din punct de vedere termic, igienic și structural. Spațiile folosite pentru arhivarea facturilor trebuie să fie dotate cu echipamente de protecție împotriva incendiilor și accesului neautorizat, să aibă o temperatură controlată (15-24°C) și umiditate relativă stabilă (40-60%).
În cazul facturilor electronice, inclusiv cele transmise prin sistemul RO e-Factura, obligația de arhivare revine în continuare contribuabilului, chiar dacă autoritatea fiscală păstrează o copie. Factura electronică trebuie salvată în forma originală însoțită de semnătura electronică calificată, iar arhiva electronică trebuie să respecte cerințele standardului ISO 14641-1 privind autenticitatea, integritatea, accesibilitatea și lizibilitatea pe termen lung.
Recomandări privind arhivarea bonurilor și a facturilor
Pentru o arhivare corectă a bonurilor și facturilor, se recomandă stabilirea unei proceduri interne clare, care să includă: clasificarea documentelor, organizarea cronologică sau tematică, stabilirea termenelor de păstrare, desemnarea responsabililor și utilizarea unor soluții digitale de gestiune. Documentele justificative trebuie păstrate în formatul legal recunoscut (fizic sau electronic), în funcție de natura documentului, modul de emitere, cerințele fiscale aplicabile și regimul juridic al tranzacției. Ghidul complet cu recomandări pentru arhivarea bonurilor și a facturilor poate fi consultat aici.
Organizarea documentelor
Organizarea corectă a documentelor justificative este o condiție fundamentală pentru funcționarea eficientă a sistemului de evidență contabilă și pentru respectarea obligațiilor fiscale. În cazul arhivării fizice, dosarele trebuie ordonate cronologic sau tematic, etichetate clar și păstrate în containere sau pe rafturi. În cazul în care documentele sunt gestionate electronic, organizarea se face printr-un sistem de metadate care să permită căutarea rapidă și posibilitatea auditului complet.
Folosirea software-urilor de gestiune documente
Implementarea unui sistem digital de gestionare a documentelor (DMS – Document Management System) este recomandată de specialiști pentru arhivarea facturilor și a bonurilor, în special în contextul trecerii către e-Factura și a digitalizării proceselor fiscale. Un astfel de sistem trebuie să permită înregistrarea documentelor în format PDF/A, asocierea semnăturilor electronice calificate, clasificarea automată prin OCR (recunoaștere optică a caracterelor), stabilirea termenelor de păstrare și restricționarea accesului pe baza unor roluri definite.
Ce trebuie să conțină o arhivă bine gestionată
Indiferent dacă este fizică sau digitală, arhiva trebuie să îndeplinească simultan cerințele de conformitate legală, securitate, accesibilitate și integritate documentară. Elementele structurale care trebuie să se regăsească într-o arhivă organizată corect includ:
– un nomenclator arhivistic, care să indice tipul documentului, perioada de referință, numărul de dosar, data-limită de păstrare și locația de depozitare;
– sistem de clasificare coerent (alfabetic, cronologic, pe departamente sau pe tipuri de operațiuni);
– dosare etichetate uniform, numerotate secvențial și păstrate pe rafturi metalice, într-un spațiu protejat fizic și ambiental;
– documente scanate la rezoluție ridicată, în format PDF/A, semnate digital și însoțite de metadate conforme standardelor ISO;
– sistem de back-up automat și replicare în cazul arhivelor electronice, cu verificarea periodică a integrității datelor (checksum);
– calendar de distrugere controlată, conform legislației în vigoare, aplicabil documentelor care și-au epuizat termenul de păstrare.
Consecințele lipsei documentelor arhivate
Lipsa documentelor arhivate, fie ele facturi sau bonuri fiscale utilizate în contabilitate, generează riscuri multiple, atât de ordin fiscal, cât și juridic și operațional. În cazul unui control ANAF, imposibilitatea prezentării documentelor justificative conduce la refuzul dreptului de deducere a cheltuielilor și al TVA-ului, cu recalcularea impozitului pe profit și emiterea de decizii de impunere suplimentare. În plus, autoritățile pot aplica sancțiuni contravenționale pentru nerespectarea obligațiilor de arhivare.
Pe plan juridic, în lipsa facturii sau a bonului în format acceptat, o entitate nu poate dovedi existența unei creanțe sau a unei datorii comerciale, ceea ce poate conduce la pierderea drepturilor în fața instanței. În plus, o arhivă incompletă afectează auditul financiar anual și duce la formularea unei opinii modificate sau rezervate de către auditor. Pe plan operațional, riscurile includ pierderea trasabilității în lanțul de aprovizionare, imposibilitatea de a reconstrui istoricul tranzacțiilor și afectarea fluxului de numerar, ca urmare a nevalorificării TVA-ului deductibil.
Întrebări frecvente privind arhivarea bonurilor și facturilor
Este bonul fiscal suficient pentru deducerea cheltuielilor în contabilitate?
Bonul fiscal a cărui valoare nu depășește echivalentul a 100 euro, inclusiv TVA, și în care se menționează codul de identificare fiscală al cumpărătorului, poate fi tratat drept factură simplificată și, prin urmare, poate fi utilizat pentru deducerea cheltuielii și a TVA-ului aferent. Însă, dacă bonul fiscal nu include CUI-ul beneficiarului sau dacă valoarea depășește pragul de 100 euro, documentul nu îndeplinește condițiile prevăzute pentru facturile simplificate și, în absența unei facturi emise de furnizor, nu poate sta la baza înregistrării cheltuielii în contabilitate.
Trebuie păstrat bonul fiscal în original sau este suficientă o copie scanată?
Bonul fiscal trebuie păstrat în original, conform Ordinulului nr. 2634/2015, care stabilește normele privind documentele financiar-contabile utilizate în evidențele contabile. Originalul reprezintă singura formă care are valoare probatorie deplină în cazul unui control fiscal sau al unui audit financiar. O copie scanată poate fi utilizată ca element suplimentar de arhivare digitală, dar nu substituie obligația de a păstra documentul tipărit.
Când este obligatoriu să solicit o factură pe lângă bonul fiscal?
Conform legislației fiscale, emiterea facturii este obligatorie în următoarele situații:
– când se livrează bunuri sau se prestează servicii, indiferent de valoare ori de frecvența tranzacției;
– pentru vânzări la distanță, inclusiv în regim transfrontalier, conform regimului special aplicabil comerțului electronic;
– în cazul livrărilor intracomunitare de bunuri scutite de TVA către firme din alte state membre UE;
– pentru orice avans încasat înaintea livrării bunurilor sau efectuării serviciilor;
– atunci când clientul este o persoană juridică sau o persoană fizică autorizată;
– când tranzacția se desfășoară în baza unui contract încheiat cu un profesionist sau o firmă.
Se poate deduce TVA-ul doar pe baza bonului fiscal?
Deducerea taxei pe valoarea adăugată aferente unui bon fiscal, în absența unei facturi, este permisă atunci când bonul are o valoare totală, sub echivalentul a 100 euro și include codul de înregistrare al societății cumpărătoare. În această situație, bonul fiscal îndeplinește condițiile legale pentru a fi tratat drept factură simplificată, conform prevederilor art. 319 din Codul fiscal, iar taxa înscrisă pe document poate fi dedusă în mod legal.
Pot emite factură fără bon fiscal?
Emiterea facturii fără bon fiscal este permisă în tranzacțiile între entități care desfășoară activități economice, în special când încasarea se face prin transfer bancar. În cazul în care operatorul economic încasează numerar pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii către persoane fizice, dintr-un punct de lucru deservit de personal, obligația de emitere a bonului fiscal devine aplicabilă. Factura se emite în completare la bon, dacă beneficiarul o solicită, până cel târziu la sfârșitul zilei.
Bonul fiscal emis cu CUI-ul clientului este echivalent cu o factură?
Bonul fiscal emis cu CUI-ul clientului este echivalent cu o factură doar dacă sunt îndeplinite condițiile legale pentru factura simplificată. Conform art. 319 din Codul fiscal, un bon fiscal poate fi tratat ca o factură simplificată doar dacă:
– conține codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului (CUI);
– valoarea totală, inclusiv TVA, nu depășește echivalentul a 100 euro;
– furnizorul respectă cerințele tehnice de emitere prin aparatul de marcat electronic fiscal.
